Na pracovisku je veľmi dôležité vopred si naplánovať a naplánovať stretnutia. Poskytuje vašim zamestnancom prehľad a umožňuje im vykonať všetky potrebné prípravy na stretnutie. V dnešnej dobe je čoraz ťažšie nájsť si čas na telefonovanie alebo plánovanie osobných stretnutí. Je oveľa jednoduchšie naplánovať si stretnutie vo videokonferenčných službách, ako je Google Meet.
Ak to chcete urobiť, musíte najskôr nastaviť udalosť v Kalendári Google. Plánovanie v Kalendári Google vám umožňuje posielať pozvánky priamo vašim kontaktom. A aby to bolo ešte jednoduchšie, teraz môžete plánovať stretnutia v Kalendári aj priamo z konverzácií Google Chat.
Plánovanie schôdze v Kalendári Google zo služby Google Chat na pracovnej ploche
Najprv prejdite na chat.google.com a prihláste sa pomocou svojho účtu Google. Potom, ak chcete naplánovať stretnutie v Kalendári Google, jednoducho umiestnite kurzor myši na meno osoby/skupiny (na ľavej strane obrazovky), s ktorou chcete uskutočniť stretnutie, a kliknite na ikonu „Kalendár“ v pop-over box.
Ak je vlákno rozhovoru otvorené, môžete tiež kliknúť na ikonu Kalendár na pravej strane poľa, do ktorého napíšete správu.
Po kliknutí na ikonu sa na pravej strane vašej obrazovky otvorí panel Kalendár. Vpravo dole nájdete možnosť upraviť časovanie udalosti v kalendári. Kliknite na možnosť „Upraviť v kalendári“.
Táto akcia vás presmeruje do Kalendára Google. V hornej časti obrazovky môžete zmeniť názov schôdze na čokoľvek s ohľadom na účel stretnutia.
Hneď pod tým môžete nastaviť dátum stretnutia. Dátum môžete zadať ručne alebo si vybrať z kalendára, ktorý vám bude poskytnutý.
Ďalej môžete nastaviť, kedy sa vaše stretnutie začne a kedy sa skončí. Rovnako ako dátum, aj čas môžete zadať manuálne alebo si vybrať z ponúkaných možností.
Ak schôdza, ktorú plánujete, bude denná, týždenná, mesačná alebo ročná, nemusíte ju nastavovať znova a znova. Stačí vybrať možnosť „Neopakuje sa“ pod časom a rozhodnúť, ako často bude schôdza prebiehať.
V časti „Podrobnosti udalosti“ si môžete vybrať, kedy chcete byť upozornení na stretnutie. Odporúčame, aby ste si vybrali čas, ktorý je bližšie k stretnutiu (5-10 minút).
Ďalej nižšie nájdete pole „Popis“. Túto oblasť môžete využiť na to, aby ste členom oznámili, o čom sa bude na stretnutí diskutovať. To poskytne členom predstavu o tom, čo môžu očakávať a čo sa od nich očakáva.
Na pravej strane obrazovky v časti „Hostia“. Do svojho stretnutia môžete pridať ďalších členov.
Ak sa pomýlite a pridáte niekoho, kto sa nemal zúčastniť schôdze, môžete ho jednoducho odstrániť kliknutím na ikonu krížika (x) vedľa jeho mena.
Teraz môžete schôdzu uložiť do svojho kalendára kliknutím na „Uložiť“ v hornej časti obrazovky.
Kalendár Google sa vás potom opýta, či chcete poslať e-mail členom stretnutia a upozorniť ich. Kliknite na „Odoslať“.
to je všetko. Ak otvoríte Kalendár Google, uvidíte, že vaše stretnutie bolo uložené.
Kliknite naň a zobrazí sa ďalšie možnosti.
K schôdzi sa môžete pripojiť priamo z Kalendára Google.
Plánovanie stretnutia v Kalendári Google z aplikácie Google Chat na mobile
Ak na stretnutie používate telefón, stačí spustiť aplikáciu Google Chat a otvoriť čet osoby (alebo miestnosti), s ktorou chcete stretnutie uskutočniť. Potom klepnite na ikonu Kalendár Google pod oblasťou na písanie, čím vytvoríte a naplánujete stretnutie v Kalendári.
Po kliknutí na ikonu Kalendár v spodnej časti obrazovky sa dostanete do aplikácie Kalendár Google s malým panelom v spodnej časti obrazovky s niekoľkými podrobnosťami. Panel musíte potiahnuť a potiahnuť nahor, aby ste ho úplne otvorili a odhalili ďalšie podrobnosti.
Po potiahnutí nahor nastavte dátum a čas stretnutia. Ak chcete vybrať frekvenciu stretnutia, musíte kliknúť na „Ďalšie možnosti“.
Ako frekvenciu stretnutia vyberte možnosť „Neopakuje sa“, ak ide o jednorazovú udalosť.
Potom prejdite nadol a vyberte, kedy chcete dostávať upozornenia z Kalendára. Kliknutím na predvolený čas vybratý aplikáciou otvoríte ďalšie možnosti.
Vyberte, kedy chcete byť upozornení. Vedľa vybranej možnosti sa zobrazí modrá značka.
Po výbere preferovaného času sa vráťte na hlavný panel a kliknite na „Uložiť a zdieľať“.
Aplikácia sa vás pred uložením opýta, či chcete upozorniť členov na udalosť e-mailom. Potvrďte kliknutím na „Uložiť a zdieľať“.
Naplánované stretnutia sa zobrazia vo vašom Kalendári Google, ako aj v Google Meet, kde sa stretnutie skutočne uskutoční.