Jednoducho zvýraznite (dokonca odstráňte) duplicitné údaje v tabuľke Google pomocou podmieneného formátovania.
Tabuľky Google sú pravdepodobne jedny z najlepších, pokiaľ ide o organizáciu údajov v tabuľke. Okrem množstva funkcií, ktoré ponúka, môžete k Tabuľkám Google pristupovať aj z ľubovoľného počítača na celom svete pomocou vašich prihlasovacích údajov.
Jedným z hlavných prelomov, pokiaľ ide o prístup k informáciám z hárkov, sú „Duplicitné údaje“. Vytvára prekážku v porozumení a plnohodnotnom využívaní informácií dostupných na hárku. Ak by ste manuálne vymazali každý duplicitný záznam, v prípade veľkých tabuliek by to trvalo večnosť.
Tabuľka Google ponúka možnosť zvýrazniť „Duplicitné údaje“, aby sa predišlo nejasnostiam, čím sa napomáha procesu odstraňovania duplicitných záznamov. Môžete zvýrazniť duplicitné položky v konkrétnej bunke stĺpca alebo v celom riadku.
Zvýraznenie duplicitných buniek v stĺpci
Ide o pomerne jednoduchú metódu a možno ju dosiahnuť podmieneným formátovaním stĺpca.
Vyberte položky v stĺpci, do ktorého chcete pridať podmienené formátovanie, a potom vyberte možnosť „Formátovať“ v hornej časti.
V rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť „Podmienené formátovanie“.
Ak už máte na hárok aplikované podmienené formátovanie, kliknite na „Pridať ďalšie pravidlo“ v dolnej časti.
Skontrolujte, či „Použiť na rozsah“ uvádza správnu množinu buniek, ktoré ste vybrali. Potom kliknite na políčko pod položkou „Formátovať bunky, ak“ a vyberte možnosť.
Prejdite na koniec zoznamu a vyberte možnosť „Vlastný vzorec je“, čo je posledná možnosť.
Ak chcete zvýrazniť duplicitné bunky, budeme používať countif funkciu. To skontroluje, či sa niektorý záznam neopakuje viac ako raz, a potom ich všetky zvýrazní.
=countif(Rozsah,Kritériá)>1Používateľ musí vykonať potrebné úpravy vzorca podľa dostupných údajov v hárku. V príklade, o ktorom diskutujeme, budeme postupovať podľa nasledujúceho vzorca.
=countif($A$2:$A$9,A2)>1Prilepte tento vzorec do textového poľa pod „Vlastný vzorec je“, vyberte farbu zvýraznenej bunky pomocou možnosti „Farba výplne“ a potom kliknite na „Hotovo“.
Duplicitné položky boli zvýraznené farbou vybranou pri vykonávaní „Podmieneného formátovania“.
Zvýraznenie Kompletný riadok
Keď pracujete na veľkých tabuľkách s viacerými riadkami a stĺpcami a navzájom súvisiacimi údajmi, zvýraznenie jednotlivých buniek nebude fungovať. V tomto prípade budete musieť zvýrazniť celé riadky, pretože duplicitná bunka nemusí byť na obrazovke viditeľná. Vzorec na to je veľmi podobný tomu, ktorý sa používa vyššie, s malými úpravami.
Táto metóda vyhľadá iba duplikáty buniek v jednom stĺpci, ale namiesto jednotlivých buniek zvýrazní celý riadok.
Vyberte všetky bunky (riadky a stĺpce), v ktorých chcete použiť podmienené formátovanie.
Ďalej otvorte „Podmienené formátovanie“ z ponuky „Formátovať“, ako ste to urobili predtým. Odstráňte formátovanie, ktoré sme urobili predtým, a kliknite na „Pridať ďalšie pravidlo“ v dolnej časti. Teraz začiarknite políčko „Použiť na rozsah“, ak zobrazuje všetky bunky, ktoré ste zvýraznili. Ďalej vyberte „Vlastný vzorec je“ a potom zadajte nasledujúci vzorec do poľa pod ním.
=countif($A$2:$A$9,$A2)>1Jedinou úpravou vo vzorci z predchádzajúceho prípadu je pridanie „$“ do „A2“, pretože požadujeme absolútnu hodnotu stĺpca.
Po dokončení kliknite na „Hotovo“ v dolnej časti, aby ste použili formátovanie.
Keďže sme hľadali duplicitné položky v stĺpci A, ostatné sa nebrali do úvahy. Táto metóda je len rozšírením tej, o ktorej sme hovorili vyššie, kde namiesto bunky; celý riadok je zvýraznený.
Podobne môžete skontrolovať duplicitné položky aj v iných stĺpcoch zodpovedajúcim úpravou vzorca.
Odstránenie duplicitných údajov v tabuľke Google
Táto metóda je užitočná, keď musíte z hárka odstrániť duplicitné položky. Manuálne odstránenie každého z nich zaberie oveľa viac času a úsilia, ktoré možno ľahko ušetriť. Tabuľky Google majú vstavanú funkciu na identifikáciu a odstránenie duplicitných údajov v tabuľke.
Pomocou funkcie „Odstrániť duplikáty“ môžete jednoducho odstrániť celé identické riadky alebo jednotlivé bunky výberom príslušných možností.
Vyberte bunky, ktoré chcete preskúmať a odstrániť duplicitné záznamy, a potom kliknite na ponuku „Údaje“ v hornej časti.
Potom z rozbaľovacej ponuky vyberte možnosť „Odstrániť duplikáty“.
Začiarknite/zrušte začiarknutie políčok pred každou z možností podľa vašich preferencií a požiadaviek a potom ich odstráňte kliknutím na „Odstrániť duplikáty“ v dolnej časti. Ak chcete skontrolovať duplicitné riadky, začiarknite políčko „Vybrať všetko“. V prípade, že chcete identifikovať duplicitné položky v jednotlivých bunkách, začiarknite políčko pre daný stĺpec.
Tabuľky Google vás budú informovať o počte záznamov, ktoré boli odstránené, a o počte, ktorý zostáva. Nakoniec kliknutím na „OK“ zatvorte okno.
Zvýrazňovanie a odstraňovanie duplicitných buniek a riadkov by teraz nebolo príliš náročné. Okrem toho zaistí, že sa budete môcť sústrediť na časť, ktorá si vyžaduje pozornosť, namiesto toho, aby ste sa zaoberali duplicitnými záznamami. Duplicitné údaje vedú nielen k zmätku a chybám, ale môžu mať vážne následky pri práci s dôležitými údajmi.
Mali by ste mať dostatočné znalosti o rôznych funkciách, vzorcoch a ich modifikáciách, aby ste zvýraznili duplicitné položky. Akonáhle budete poznať veci, môžete upraviť vzorec aj pre iné stĺpce, čím ušetríte značný čas.