Ak chcete tlačiť adresné štítky zo zoznamu adries, ktorý máte v tabuľke Excel, môžete použiť funkciu Hromadná korešpondencia programu Microsoft Word
Microsoft Excel je ideálnym miestom na ukladanie kontaktných a adresných informácií zákazníkov. V Exceli môžete jednoducho organizovať zoznam adries/adresárov. Ale tlač poštových štítkov, obálok, pohľadníc alebo čohokoľvek iného môže byť náročná práca.
Povedzme, že chcete odoslať hromadnú korešpondenciu do zoznamu adresátov, ktorý udržiavate v tabuľke programu Excel. Najlepší spôsob, ako to urobiť, je použiť funkciu hromadnej korešpondencie v programe Microsoft Word. Vytvorením dokumentu hromadnej korešpondencie v programe Microsoft Word a jeho prepojením s pracovným hárkom programu Excel môžete stiahnuť údaje zo zoznamu programu Excel do menoviek, ktoré je možné vytlačiť na odoslanie.
Ako vytvoriť poštové štítky v programe Word z hárka programu Excel
Pomocou funkcie Hromadná korešpondencia programu Microsoft Word môžete vytvoriť hárok poštových štítkov z hárka programu Excel, ktorý môžete vytlačiť. Ak neviete, ako hromadne tlačiť štítky z Excelu, prečítajte si túto podrobnú príručku.
Pripravte si zoznam adries v Exceli
Ak chcete vytvoriť a vytlačiť poštové štítky, musíte najskôr správne nastaviť pracovný hárok. Zadajte hlavičku stĺpca do prvej bunky každého stĺpca a vyplňte príslušné informácie pod hlavičkami týchto stĺpcov. Keďže chceme vytvárať adresné štítky, vytvorte stĺpec pre každý prvok, ktorý chcete pridať do štítkov (napríklad meno, priezvisko, adresa atď.).
Napríklad, ak sa chystáte vytvoriť poštové štítky z hárku programu Excel, pravdepodobne bude obsahovať tieto základné kontaktné informácie (ako nadpisy stĺpcov):
- Krstné meno
- Priezvisko
- Ulica
- Mesto
- Štát
- PSČ
Pozrite si snímku obrazovky nižšie:
Pri zadávaní údajov v Exceli rozdeľte informácie do jednotlivých stĺpcov. Napríklad namiesto vytvárania jedného stĺpca s názvom rozdeľte názov do samostatných stĺpcov, ako je názov, meno, druhé meno, priezvisko, čo by uľahčilo zlúčenie údajov s dokumentom programu Word.
Pri zadávaní údajov sa uistite, že váš pracovný hárok neobsahuje žiadne prázdne riadky alebo stĺpce. Po dokončení zadávania údajov pracovný hárok uložte.
Pomenujte zoznam adries
Po vytvorení množiny údajov pomenujte údaje uvedené v pracovnom hárku. Urobiť to,
Vyberte zoznam adries v excelovom hárku vrátane hlavičiek. Ďalej prejdite na kartu „Vzorce“ a kliknite na „Definovať názov“ zo skupiny Definované názvy.
Otvorí sa nové dialógové okno, do poľa „Názov“ zadajte názov a kliknite na „OK“. Ak názov obsahuje viac slov, pridajte medzi ne podčiarknutie (_) (bez medzery alebo spojovníka).
Potvrďte formát súboru
Ak chcete vytlačiť štítky, budete musieť pripojiť dokument programu Word k pracovnému hárku programu Excel, ktorý obsahuje zoznam adries. Ak pripájate Word k Excelu prvýkrát, budete musieť povoliť formát konverzie, ktorý vám umožní konvertovať súbory medzi dvoma programami Microsoft.
Ak to chcete urobiť, najprv otvorte program Microsoft Word. Kliknite na kartu „Súbor“ a vyberte „Možnosti“ v dolnej časti ľavého panela.
Otvorí sa nové okno „Možnosti programu Word“. V ľavom paneli kliknite na „Rozšírené“ a prejdite nadol do časti „Všeobecné“. Začiarknite možnosť „Potvrdiť konverziu formátu súboru pri otvorení“ a kliknite na „OK“. To vám umožní jednoducho importovať údaje z Excelu.
Nastavte dokument hromadnej korešpondencie v programe Word
Ďalej musíte nastaviť hlavný dokument štítkov v MS Word pre poštové štítky, ktoré chcete pridať.
Otvorte prázdny dokument programu Word. Prejdite do časti „Pošty“ a kliknite na ikonu „Spustiť hromadnú korešpondenciu“. Potom z rozbaľovacej ponuky vyberte možnosť „Štítky“.
Môžete si tiež vybrať možnosť „Sprievodca hromadnou korešpondenciou krok za krokom“, ktorá vás prevedie celým procesom.
Zobrazí sa dialógové okno „Možnosti štítkov“, v ktorom si môžete vybrať dodávateľa štítkov a číslo produktu. Vyberáme si výrobcu štítkov 3M ako nášho predajcu, pretože to je značka, ktorú používame. Ale ak používate konkrétneho predajcu, napr. Avery, potom si ich môžete vybrať.
Potom kliknite na tlačidlo „Podrobnosti“ v ľavom dolnom rohu okna Možnosti menovky a otvorí sa nové dialógové okno. Tu môžete zmeniť okraje, výšku, šírku, rozstup a veľkosť štítku. Po vykonaní zmien kliknite na „OK“.
Teraz bude stránka programu Word vyzerať takto:
Pripojte pracovný hárok k menovkám programu Word
Teraz ste v programe Microsoft Word nastavili prázdne štítky na prijímanie informácií z Excelu. Ďalej by ste mali pripojiť dokument programu Word k pracovnému hárku, ktorý obsahuje váš zoznam adries a preniesť údaje na štítky.
Prejdite na kartu „Pošty“ v dokumente programu Word a vyberte možnosť „Vybrať príjemcov“. V rozbaľovacej ponuke kliknite na možnosť „Použiť existujúci zoznam“.
Prejdite do excelovej tabuľky so zoznamom adresátov v okne Vybrať zdroj údajov, vyberte súbor a kliknite na „Otvoriť“.
Ak sa zobrazí dialógové okno Potvrdenie zdroja údajov, vyberte „Databázové súbory OLE DB“ a kliknite na tlačidlo „OK“.
Zobrazí sa ďalšie vyskakovacie okno s názvom Vybrať tabuľku. Ak ste pomenovali svoj zoznam adries (Customer_Mailing_List), vyberte ho a kliknite na „OK“. Ak nie, vyberte pracovný hárok obsahujúci váš zoznam a kliknite na „OK“.
Ako vidíte, textový dokument je teraz vyplnený štítkami s adresou, ktoré hovoria „Ďalší záznam“.
Upraviť zoznam príjemcov pre hromadnú korešpondenciu
Kliknite na možnosť „Upraviť zoznam príjemcov“ na karte „Pošty“.
Zobrazí sa okno „Príjemcovia hromadnej korešpondencie“ so zoznamom všetkých príjemcov z vášho zoznamu adries. Predvolene budú vybraté všetky. Tu môžete triediť, filtrovať, pridávať alebo odstraňovať príjemcov zo zoznamu.
Zrušte začiarknutie políčka vedľa mien príjemcov, ktorých nechcete mať na štítkoch.
Pridať polia hromadnej korešpondencie
Teraz musíte pred dokončením zlúčenia do dokumentu pridať polia hromadnej korešpondencie. Keď do štítkov pridáte polia hromadnej korešpondencie, tieto polia sa stanú zástupnými symbolmi pre hlavičky stĺpcov vo vašom hárku. Po dokončení zlúčenia budú zástupné symboly nahradené údajmi z vášho zoznamu adries Excel.
Ak chcete pridať polia hromadnej korešpondencie, kliknite na „Blok adresy“ v skupine Napísať a vložiť polia na karte Pošta.
Tu môžete určiť vhodný formát mena príjemcu, ktorý sa zobrazí na štítku. Ukážku vybratého vzoru adresy uvidíte v časti „Ukážka“. Kliknutím na „OK“ pridajte polia.
Ak časti bloku adresy chýbajú alebo sa nezhodujú so zvoleným formátom adresy, znamená to, že hlavičky stĺpcov v zozname adries v programe Excel sa líšia od predvolených polí hromadnej korešpondencie programu Word. Kliknite na tlačidlo „Priradiť polia“, aby ste priradili správne polia k poliam požadovaným pre blok adresy.
V okne „Zhoda polí“ skontrolujte, či sa požadované polia pre blok adresy zhodujú so stĺpcom v zošite. Ak nie, kliknite na rozbaľovacie tlačidlo vedľa požadovaného poľa a priraďte ho k nadpisu stĺpca v súbore Excel. Po dokončení kliknite na tlačidlo „OK“.
Teraz sa na prvom štítku vášho dokumentu zobrazí „Blok adresy“.
Ďalej musíte skopírovať formát štítku a rozloženie prvého štítka (<>) do zvyšku štítkov v dokumente Word. Ak to chcete urobiť, kliknite na položku „Aktualizovať štítky“ na table Písať a vkladať na karte Korešpondencia.
Vykonajte hromadnú korešpondenciu
Skôr než zlúčime dokument programu Word a súbor Excel, pozrime sa, ako budú vyzerať hotové štítky.
Ak chcete skontrolovať svoje výsledky, vyberte možnosť „Ukážka výsledkov“ z horného panela.
Teraz môžete vykonať skutočnú hromadnú korešpondenciu.
Aktuálne zobrazený štítok môžete naformátovať na karte Domov. Môžete dokonca zmeniť typ písma štítkov, veľkosť písma, farbu písma atď. podľa vašich predstáv. Po dokončení formátovania aktuálne zobrazeného štítku kliknite na „Aktualizovať štítky“ na karte Korešpondencia, čím sa formátovanie použije na všetky štítky.
Ak chcete vykonať zlúčenie, prejdite na kartu „Pošty“, kliknite na možnosť „Dokončiť a zlúčiť“ v skupine Dokončiť. V rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť „Upraviť jednotlivé dokumenty“.
Zobrazí sa malé kontextové okno s názvom „Zlúčiť do nového dokumentu“. V tom vyberte „Všetko“ v časti Zlúčiť záznamy a dokončite kliknutím na „OK“.
Teraz sa informácie z vášho zoznamu adries prenesú do vašich štítkov a objaví sa nový dokument s poštovými štítkami z vášho zoznamu adries Excel. Teraz môžete upravovať, formátovať, tlačiť a ukladať tento dokument štítkov rovnako ako akýkoľvek iný dokument programu Word.
Bonusový tip: Pridať okraje k štítkom
Je ťažké orezať štítky bez okrajov. Ak chcete pridať okraje, kliknite na ikonu plus (+) v ľavej hornej časti textu.
Teraz sú vybraté všetky štítky v dokumente, kliknite na ikonu „Hranice“ v plávajúcom menu a z možností kliknite na „Všetky okraje“.
Okamžite uvidíte hranice medzi rôznymi štítkami.
Teraz už zostáva len vytlačiť štítky, rozstrihať ich, nalepiť na e-maily a odoslať e-maily.