Všetko, čo potrebujete vedieť na používanie oddelených miestností v Microsoft Teams
Oddeľovacie miestnosti prešli kus cesty v rámci virtuálneho zážitku zo stretnutí, z rarity sa stali základnou funkciou. Či už ste vzdialený tím, ktorý hľadá nápady v skupinách, alebo učiteľ, ktorý chce, aby študenti počas vyučovania pracovali na skupinových úlohách, oddelené miestnosti sú tu pre vás.
Microsoft Teams tiež pridal do svojho arzenálu oficiálnu funkciu oddelených miestností. Už sa nemusíte uspokojiť s provizórnymi oddelenými miestnosťami. Kanály maskujúce sa ako oddelené miestnosti boli šikovným hackom, ale teraz je čas prijať skutočnú vec. Funkcia oddelených miestností v aplikácii Microsoft Teams umožňuje prekvapivo jednoducho viesť a spravovať relácie oddelených miestností na schôdzi.
Vytváranie oddelených miestností
Iba hostitelia/organizátori schôdze môžu vytvárať a moderovať oddelené miestnosti v Microsoft Teams.
Poznámka: V súčasnosti je funkcia Breakout Room dostupná iba v počítačovej aplikácii pre systémy Windows a Mac.
Začnite schôdzu a prejdite na panel s nástrojmi schôdze v hornej časti obrazovky. Potom kliknite na možnosť „Oddeľovacie miestnosti“.
Zobrazí sa malé okno na vytváranie oddelených miestností. Najprv si z rozbaľovacej ponuky vyberte počet izieb, ktoré chcete mať. V tímoch môžete mať maximálne 50 oddelených miestností.
Potom vyberte, či chcete účastníkov priradiť do oddelených miestností automaticky alebo manuálne. Ak vyberiete možnosť automaticky, tímy rovnomerne náhodne rozdelia účastníkov do oddelených miestností. Pre ilustráciu, ak máte okrem vás 6 iných účastníkov a 3 oddelené miestnosti, do každej miestnosti sa pridelia 2 ľudia.
Ak vyberiete manuálne, budete musieť individuálne priradiť každého účastníka do oddelenej miestnosti.
Poznámka: Toto je jediný čas, kedy si môžete zvoliť automatické priraďovanie ľudí do oddelených miestností. Keď si vyberiete manuálne, jediný spôsob, ako to urobiť, je vytvoriť miestnosti od začiatku. Ak sa však rozhodnete priraďovať ľudí automaticky, stále ich môžete manuálne priraďovať z jednej miestnosti do druhej.
Nakoniec kliknite na „Vytvoriť miestnosti“.
Manuálne priraďovanie osôb
Keď sa rozhodnete prideľovať ľudí automaticky, nezostáva vám nič iné, len začať používať miestnosti. Ak sa však rozhodnete inak, t. j. manuálne, úloha priraďovania osôb do miestností zostáva pred použitím miestnosti.
Panel oddelenej miestnosti sa zobrazí na pravej strane obrazovky. Kliknite na možnosť „Priradiť účastníkov“.
Pod možnosťou sa zobrazí zoznam účastníkov, ktorých je možné priradiť. Vyberte všetkých účastníkov, ktorých chcete priradiť do rovnakej miestnosti, a kliknite na tlačidlo „Priradiť“.
Poznámka: Ľudia, ktorí sa pripájajú k schôdzi pomocou zariadení PTSN alebo Teams, nemôžu byť momentálne priradení k oddeleným miestnostiam. Môžete pre nich použiť hlavné stretnutie ako oddychovú miestnosť.
Zobrazí sa zoznam miestností. Vyberte miestnosť pre ľudí, ktorých ste vybrali, a budú priradení k danej miestnosti. Opakujte vyššie uvedené kroky, kým nebudú všetci účastníci priradení k ich príslušným miestnostiam.
Používanie oddelených miestností
Kedykoľvek budete pripravení presunúť účastníkov do miestností, kliknite na možnosť „Štartovacie miestnosti“. To automaticky presunie všetkých účastníkov do ich pridelených miestností.
Izby môžete začať aj jednotlivo. Choďte do tej miestnosti a umiestnite sa na ňu. Zobrazí sa ikona „Ďalšie možnosti“ (ponuka s tromi bodkami); kliknite naň. Potom z ponuky vyberte „Otvoriť miestnosť“.
Oddelené miestnosti môžete počas stretnutia otvárať a zatvárať toľkokrát, koľkokrát chcete.
Pripojenie k oddelenej miestnosti
Hostiteľ schôdze nie je súčasťou žiadnej oddelenej miestnosti, ale môže sa kedykoľvek pripojiť ku ktorejkoľvek miestnosti. Ak sa chcete pripojiť k miestnosti a komunikovať s účastníkmi, kliknite na ikonu „Ďalšie možnosti“ vedľa danej miestnosti a z ponuky vyberte možnosť „Pripojiť sa k miestnosti“.
Ak sa chcete vrátiť na stretnutie, kliknite na tlačidlo „Odísť“. Automaticky vás vráti na stretnutie.
Zakaždým, keď sa vrátite do hlavnej schôdze z oddelenej miestnosti, schôdza je pozastavená. Platí to pre organizátora aj pre účastníkov. Kliknutím na tlačidlo „Obnoviť“ budete pokračovať v schôdzi od konca. Podobne môžete preskakovať medzi všetkými oddelenými miestnosťami.
Premenovanie miestnosti
V Microsoft Rooms pre oddelené miestnosti je niekoľko predvolených nastavení, ktoré môžete zmeniť. Jedným z nich sú názvy izieb. V predvolenom nastavení sú miestnosti pomenované Izba 1, Izba 2 atď. Ak chcete premenovať miestnosť, prejdite na „Ďalšie možnosti“ a z ponuky vyberte „Premenovať miestnosť“.
Potom zadajte nový názov a kliknutím na „Premenovať miestnosť“ uložte zmeny. Premenovanie miestností na niečo lepšie rozpoznateľné uľahčuje ich moderovanie.
Odoslanie oznámenia do miestností
Ako moderátor môžete do oddelených miestností posielať oznámenia, ako napríklad poskytovať aktualizácie času, zdieľať výzvy na diskusiu, nápady, užitočné zdroje atď.
Prejdite na „Ďalšie možnosti“ v hornej časti „Oddeľovacie miestnosti“ a z ponuky vyberte „Urobiť oznámenie“.
Potom napíšte svoju správu a kliknite na tlačidlo „Odoslať“.
Účastníci v oddelených miestnostiach si budú môcť prečítať oznámenie z chatu. Rozhovor s oddelenými miestnosťami je k dispozícii aj po schôdzi vo vašom hlavnom zozname rozhovorov v aplikácii Teams.
Zatváranie izieb
Môžete zatvoriť všetky miestnosti naraz alebo zatvoriť jednotlivé miestnosti.
Kliknutím na „Zavrieť miestnosti“ súčasne zatvoríte všetky oddelené miestnosti.
Ak chcete zatvoriť jednu izbu, prejdite do miestnosti a kliknite na „Ďalšie možnosti“. Potom z ponuky vyberte možnosť „Zatvoriť miestnosť“.
Po návrate na hlavnú schôdzu musia všetci obnoviť schôdzu z pozastavenia.
Poznámka: Ak chcete ukončiť hlavné stretnutie, je dôležité najskôr zatvoriť oddelené miestnosti. Ak tak neurobíte, stretnutia oddelených miestností budú pokračovať.
Ďalšie nastavenia
Vypnutie automatického vstupu do miestností: V predvolenom nastavení sú oddelené miestnosti v Microsoft Teams nakonfigurované tak, že akonáhle spustíte miestnosť, účastníci sa automaticky presunú do miestnosti. Ak však nechcete automatické zadávanie, môžete toto nastavenie vypnúť. Keď je toto nastavenie vypnuté, účastníci namiesto toho dostanú správu so žiadosťou, aby sa pripojili k oddelenej miestnosti, keď ju otvoríte. Potom sa rozhodnú, kedy sa pripojiť k miestnosti kliknutím na tlačidlo „Pripojiť sa“.
Ak chcete toto nastavenie vypnúť, prejdite na panel Oddeľovacie miestnosti a kliknite na „Ďalšie možnosti“. Potom z ponuky vyberte „Nastavenia miestností“. K nastaveniam miestnosti sa dostanete iba vtedy, keď sú miestnosti zatvorené.
Potom vypnite prepínač „Automaticky presúvať ľudí do miestností“.
Umožniť účastníkom vrátiť sa na hlavné stretnutie: Predvolená konfigurácia v Microsoft Teams bráni účastníkom vrátiť sa na hlavnú schôdzu z vlastnej vôle. K väčšiemu stretnutiu sa môžu pripojiť iba vtedy, keď vy, t. j. hostiteľ stretnutia, zatvoríte oddelenú miestnosť. Ak chcete, aby mali možnosť opustiť oddelenú miestnosť, zapnite toto nastavenie.
Prejdite na ikonu „Ďalšie možnosti“ a vyberte „Nastavenia miestností“. Potom zapnite prepínač „Účastníci sa môžu vrátiť na hlavné stretnutie“. Ak tak urobíte, pridá sa do oddelenej miestnosti pre účastníkov tlačidlo „Opustiť“, rovnako ako hostiteľ.
Presúvať ľudí: Ak chcete niekoho presunúť z jednej oddelenej miestnosti do druhej, prejdite do miestnosti, v ktorej sa osoba práve nachádza, a kliknite na ňu. Zobrazí sa zoznam všetkých účastníkov v miestnosti.
Vyberte mená ľudí, ktorých chcete presunúť, a kliknite na tlačidlo „Priradiť“. Potom vyberte inú miestnosť, do ktorej ich presuniete, alebo vyberte možnosť „Nepriradené“, aby ste ich úplne presunuli z oddelených miestností.
Pridať a odstrániť miestnosti: Môžete tiež pridať ďalšie miestnosti alebo odstrániť aktuálne miestnosti v určitom bode počas stretnutia.
Ak chcete pridať miestnosť, prejdite na panel oddelených miestností a kliknite na možnosť „Pridať miestnosť“. Okamžite sa vytvorí nová miestnosť.
Ak chcete odstrániť miestnosť, prejdite do miestnosti a kliknite na „Ďalšie možnosti“. Potom z ponuky vyberte „Odstrániť miestnosť“.
Obnovte miestnosti: Kedykoľvek, ak chcete úplne zrušiť existujúce oddelené miestnosti a začať od nuly, je to tiež možné. Prejdite na „Ďalšie možnosti“ v hornej časti panela oddelených miestností a potom z ponuky vyberte „Znovu vytvoriť miestnosti“. Existujúce miestnosti sa vymažú a znova sa zobrazí okno na vytvorenie miestností.
Môže byť ťažké viesť otvorené alebo zmysluplné diskusie na veľkých stretnutiach, najmä ak je potrebná kreativita. Oddeľovacie miestnosti pomáhajú ľuďom efektívne brainstormovať v menších skupinách.