Podmienené formátovanie vám umožňuje zvýrazniť dôležité údaje a použiť špecifické formátovanie na bunky, ktoré spĺňajú určité kritériá.
Podmienené formátovanie Excelu je výkonná funkcia, ktorá vám umožňuje zmeniť formát buniek na základe podmienky (alebo kritérií). Podmienené formátovanie pomáha zvýrazniť, zdôrazniť alebo odlíšiť údaje uložené v tabuľke programu Excel.
Všetky pravidlá podmieneného formátovania sú založené na jednoduchej logike: Ak sú podmienky pravdivé, použije sa špecifické formátovanie; ak sú podmienky nepravdivé, formátovanie sa nepoužije.
Podmienené formátovanie vám pomáha zvýrazniť dôležité údaje v množine údajov, zdôrazniť anomálie a vizualizovať údaje pomocou pruhov údajov, farieb a sád ikon. V tomto návode preskúmame, ako použiť podmienené formátovanie na zvýraznenie buniek alebo rozsahov buniek na základe podmienky.
Ako použiť podmienené formátovanie v Exceli
Napríklad máte na starosti správu veľkého zoznamu zásob s niekoľkými položkami a ich príslušným množstvom na sklade. A ak je množstvo na sklade konkrétnej položky nižšie, povedzme 50, je dôležité, aby ste to poznali, aby ste ju mohli doplniť.
Ak tento inventárny zoznam obsahuje množinu údajov so stovkami riadkov, nie je veľmi efektívne hľadať riadok po riadku, aby ste zistili, či sú v tomto stĺpci nejaké čísla, ktoré sú nižšie ako „50“. Tu sa hodí funkcia podmieneného formátovania. Niekoľkými kliknutiami myšou môžete zvýrazniť všetky hodnoty v stĺpci, ktorý je menší ako „50“.
Podmienené formátovanie s pravidlami zvýraznenia
V našom príklade máme pracovný hárok obsahujúci záznamy o predaji niektorých produktov. chceme zdôrazniť sumu, ktorá je nižšia ako 500 v predaji.
Ak to chcete urobiť, najskôr vyberte rozsah buniek, na ktorý chcete použiť pravidlo (podmienku). V našom príklade chceme v stĺpci „Suma“ zvýrazniť sumu, ktorá je menšia ako 500, preto vyberte stĺpec D. Môžete zvýrazniť hodnoty v rozsahu buniek alebo viacerých rozsahoch buniek alebo dokonca v celom hárku.
Potom prejdite na kartu „Domov“ a kliknite na „Podmienené formátovanie“. Z rozbaľovacej ponuky vyberte možnosť „Pravidlá zvýraznenia buniek“ a keďže chceme nájsť menej ako 500 hodnôt, kliknite na možnosť „Menej ako“. Excel ponúka sedem prednastavených pravidiel zvýraznenia. Na zvýraznenie údajov môžete použiť ktorýkoľvek z nich.
Ďalej sa zobrazí dialógové okno „Menej ako“. V tomto prípade zadajte „500“ do poľa „Formátovať bunky, ktoré sú MENŠIE AKO“ a v rozbaľovacej ponuke vedľa vyberte formátovanie pre zvýraznenie.
Teraz budú bunky, ktoré obsahujú menej ako 500 hodnôt, zvýraznené vo zvolenom formátovaní.
Pozrime sa, ako zvýrazniť hodnoty, ktoré obsahujú konkrétny textový reťazec. V nasledujúcom príklade chceme zdôrazniť všetkých zamestnancov z Nového Južného Walesu (NSW).
Ak to chcete urobiť, prejdite na kartu Domov –> Podmienené formátovanie –> Pravidlá zvýraznenia buniek –> Text, ktorý obsahuje.
Môžete použiť ďalšie možnosti vo vodorovnej rozbaľovacej ponuke „Pravidlá zvýraznenia buniek“ na zvýraznenie hodnôt Duplicitné hodnoty, Dátumy, Väčšie ako, Rovná sa alebo Medzi.
V dialógovom okne Text That Contains zadajte do poľa „NSW“, vyberte formátovanie a kliknite na „OK“.
Výsledok:
Podmienené formátovanie s pravidlami hore/dole
Horné/dolné pravidlá sú ďalšie užitočné vstavané prednastavené pravidlá podmieneného formátovania dostupné v Exceli. Tieto pravidlá vám umožňujú upozorniť na najvyšší (n) počet položiek, najvyšší (n) počet percent, spodný (n) počet položiek, spodný (n) počet percent alebo hodnoty buniek, ktoré sú vyššie priemerné alebo podpriemerné.
Povedzme, že máte v tabuľke známku študenta a chcete z tohto zoznamu zistiť 10 najlepších interpretov (10 najlepších hodnotení). Pomocou podmieneného formátovania môžete zvýrazniť 10 najlepších alebo 15 najlepších alebo ľubovoľný (n) počet najlepších položiek. Ak chcete zvýrazniť 10 najlepších položiek v rozsahu buniek, najskôr vyberte rozsah (celkom) v tabuľke.
Potom prejdite na „Podmienené formátovanie“, rozbaľte „Pravidlá hore/dole“ a vyberte možnosť „Najlepších 10 položiek...“.
V dialógovom okne „Najlepších 10 položiek“ zmeňte počet hodnotení pomocou malých šípok v ľavom poli. Ak chcete zvýrazniť 20 najlepších hodnotení (celková známka) vo vašom zozname známok, nastavte číslo na 20. Predvolená hodnota je už 10, takže ju ponecháme. V pravom poli vyberte formátovanie bunky a kliknite na „OK“
Prvých 10 značiek zo stĺpca „Celkom“ je zvýraznených, ako je znázornené nižšie.
Povedzme, že chcete nájsť podpriemerné známky v stĺpci „Skúška 1“ na tom istom hárku so známkami. Ak to chcete urobiť, prejdite na kartu Domov –> Podmienené formátovanie –> Pravidlá hore/dole –> Podpriemerné.
Namiesto výberu jednej z preddefinovaných podmienok si môžete nastaviť vlastné podmienené formátovanie. Ak chcete vytvoriť vlastné formátovanie, vyberte možnosť „Vlastný formát“ v okne „Podpriemerné“.
Otvorí sa nové okno Formát buniek, tu si môžete prispôsobiť svoje formátovanie buniek. Na zvýraznenie podpriemerných značiek vyberáme oranžovú farbu. Po dokončení kliknite dvakrát na tlačidlo „OK“, aby ste videli výsledok.
Výsledok:
Použiť dátové pruhy
Dátové pruhy sú jednoducho vodorovné pruhy vo vašich bunkách. Veľkosť pruhu je relatívna k hodnote bunky, respektíve k hodnote ostatných buniek vo vybratom rozsahu. To znamená, že hodnota krátkeho pruhu je nízka v porovnaní s inými hodnotami buniek a dlhý pruh znamená, že hodnota je vysoká v porovnaní s inými hodnotami buniek.
Najprv vyberte rozsah buniek, ktoré chcete vizualizovať pomocou údajových pruhov.
Ďalej prejdite na „Podmienené formátovanie“ na karte „Domov“, potom v rozbaľovacej ponuke rozbaľte „Údajové pruhy“ a vyberte si svoj výber údajového pruhu.
Rozdiel medzi formátom Data Bar a inými formátmi je v tom, že sa zobrazuje vo všetkých bunkách namiesto toho, aby spĺňal konkrétnu podmienku.
Použiť farebné stupnice
Farebné škály sú veľmi podobné dátovým pruhom, pretože obe korelujú hodnotu jednotlivej bunky s hodnotou ostatných buniek vo vybranom rozsahu. Dátové pruhy však zobrazujú hodnotu bunky podľa dĺžky pruhu, zatiaľ čo farebné škály to robia pomocou farebných prechodov.
Každá možnosť farebnej škály používa dvoj- alebo trojfarebné prechodové vzory. Jedna farba je pridelená najvyšším hodnotám, iná farba je priradená najnižším hodnotám a všetky ostatné hodnoty medzi tým získajú zmes týchto dvoch farieb.
Na tento účel použijeme rovnaký príklad, aký sme použili pre dátové pruhy. Vyberte rozsah buniek a prejdite na Domov –> Podmienené formátovanie –> Farebné škály. Potom vyberte rozsah farieb z horizontálnej rozbaľovacej ponuky Farebné škály.
Keď sme vybrali prvý farebný rozsah, červená farba je pridelená najnižšej hodnote, zelená farba je priradená najvyššej hodnote a všetky hodnoty medzi nimi sú pridelené farby, ktoré sú zmesou červenej a zelenej farby (ako je znázornené nižšie). Keďže žltá vzniká kombináciou červenej a zelenej s rovnakou intenzitou, priraďujú sa k nej bunky s priemernými hodnotami.
Použiť sady ikon
Sady ikon sú ďalšou metódou na vizualizáciu údajov vo vnútri každej bunky a vzájomné prepojenie buniek.
Vyberte bunky a kliknite na Domov –>Podmienené formátovanie –> Sady ikon. Môžete si vybrať ktorúkoľvek z týchto sád ikon, ktoré sú vhodnejšie pre vašu potrebu. V našom príklade vyberieme prvú možnosť v časti Smerové.
Červené, žlté a zelené šípky, ktoré označujú položky s nízkou, strednou alebo vysokou cenou.
Odstráňte podmienené formátovanie
Ak chcete odstrániť podmienené formátovanie, vráťte sa na možnosť „Podmienené formátovanie“ na karte „Domov“ a kliknite na „Vymazať pravidlá“. Potom vyberte, ktoré pravidlá chcete vymazať.
Vyberieme „Vymazať pravidlá z celého hárka“, aby sme z hárka odstránili všetko podmienené formátovanie.
Teraz ste sa naučili, ako používať podmienené formátovanie na formátovanie buniek s prednastavenou podmienkou programu Excel.