Použite nastavenia stavu v Microsoft Teams, aby váš tím vedel, či ste k dispozícii
Microsoft Teams sa stal jednou z najpopulárnejších aplikácií Workstream Collaboration. A pre organizácie, ktoré ho používajú, je to teraz primárny spôsob komunikácie medzi členmi tímu, ktorí predbiehajú e-maily. A je to tak správne. Microsoft Teams má množstvo nástrojov, vďaka ktorým je komunikácia a spolupráca efektívnejšia a produktívnejšia ako tradičné prostriedky.
Aj keď pracujete z domu a nie ste prítomní v rovnakom fyzickom priestore, existuje množstvo nástrojov, ktoré vám pomôžu vyhnúť sa chybám v komunikácii a zachovať produktivitu. Jedným z takýchto nástrojov, ktorý ste možno prehliadali, ale mali by ste mu začať venovať pozornosť, sú rôzne nastavenia stavu dostupné v Microsoft Teams a všetky spôsoby, ako ich môžete použiť.
Aké nastavenia stavu sú k dispozícii v Microsoft Teams
V aplikácii Teams máte k dispozícii dva typy nastavení stavu – Stav prítomnosti používateľa a Vlastný stav.
Čo je stav prítomnosti používateľa
Stav prítomnosti používateľa je súčasťou vášho profilu v Microsoft Teams (a tiež v rámci Microsoft 365), ktorá ostatným používateľom umožňuje poznať váš stav dostupnosti. Zobrazuje sa ako malá bodka v zelenej/červenej/žltej/šedej farbe vedľa vášho profilového obrázku.
Jediným pohľadom na stav a ostatných členov vášho tímu zistíte, či ste online, na schôdzi, či vás nerušia atď. Pochopíte podstatu. Presne povedané, je to určené na informovanie ostatných o všeobecnom stave vašej dostupnosti.
Čo je to vlastný stav
Okrem stavu prítomnosti používateľa je v Microsoft Teams k dispozícii aj vlastný stav, ktorý môžete použiť na informovanie ostatných o presnej situácii vašej dostupnosti. Ak stav prítomnosti používateľa môže niekomu povedať iba to, že ste preč, vlastný stav môže prezradiť presné dôvody tohto stavu, napríklad povedať niekomu, že ste preč na obede a vrátite sa o hodinu.
Je to malá vlastná správa, ktorú môžete zobraziť na krátky čas. Ostatní používatelia to uvidia, keď umiestnia kurzor myši na váš profilový obrázok. A tiež sa objaví, keď vám niekto pošle správu prostredníctvom osobného rozhovoru alebo sa o vás @zmieni, ak si to želáte.
Používanie nastavení stavu v aplikácii Microsoft Teams
Nastavenie svojho stavu v Microsoft Teams na označenie vašej dostupnosti pre ostatných používateľov je pomerne jednoduché.
Nastavenie stavu prítomnosti
Možno ste si všimli, že aj keď ste nikdy predtým nezmenili nastavenia stavu, automaticky sa zmení váš stav prítomnosti. Je to preto, že Microsoft Teams automaticky zobrazuje váš stav v závislosti od rôznych okolností.
Zistíte tiež, že niektoré možnosti stavu nemáte k dispozícii na nastavenie ako svoj stav, no môžete ich vidieť ako stav prítomnosti iných používateľov. Napríklad „Na schôdzi“, „Prezentácia“, „Zameranie“ atď. Tieto možnosti nie sú len „nie sú k dispozícii“ pre vás, ale nemôže si ich ani nastaviť ktokoľvek. Tieto stavy sú konfigurované aplikáciou, t. j. Microsoft Teams tieto stavy mení. Môže ich zmeniť na „Na schôdzi“, keď ste na schôdzi, alebo na „Prezentuje“, keď na schôdzi zdieľate obrazovku atď.
Ale možnosti pre vás sú obmedzené. Ak chcete nastaviť stav prítomnosti nakonfigurovaný používateľom, kliknite na tlačidlo profilu na paneli s názvom aplikácie Teams.
Zobrazí sa kontextové menu. Prejdite na možnosť Stav (aktuálny stav) v ponuke.
Zobrazí sa podponuka s nasledujúcimi možnosťami stavu: Dostupné, Zaneprázdnený, Nerušiť, Hneď späť a Zjaviť sa preč. Kliknite na stav, ktorý chcete zobraziť. K dispozícii je tiež možnosť „Obnoviť stav“, ak chcete vrátiť prítomnosť do stavu nakonfigurovaného aplikáciou.
Keď stav nastavíte sami, vo väčšine prípadov prepíše stav nakonfigurovaný aplikáciou, pretože jeho priorita je vysoká. Ak napríklad nastavíte stav ako „Nerušiť“, tímy ho nezmenia na „Na stretnutí“ alebo „Na hovore“, ako by to bolo normálne.
Nie všetky používateľom nakonfigurované sochy sú však dôkazom prepísania. Aj keď nastavíte svoj stav na „Dostupné“, Teams ho prepíše na „Preč“ po tom, ako väčšinu času zistí nečinnosť dlhšie ako päť minút.
Tiež, keď si sami nastavíte stav v Microsoft Teams, všetky stavy majú predvolenú dobu platnosti. Takže aj keď zabudnete zmeniť svoj stav späť, nezostanete v režime Nerušiť alebo Zaneprázdnený navždy.
| Stav nakonfigurovaný používateľom | Predvolená doba platnosti |
|---|---|
| Zaneprázdnený | 1 deň |
| Nevyrušujte | 1 deň |
| Iní | 7 dní |
Nastavenie vlastného stavu
Ak chcete nastaviť vlastnú správu o stave, kliknite na tlačidlo profilu a potom v ponuke prejdite na položku „Nastaviť správu o stave“.
Otvorí sa pole na napísanie správy o stave. Vytvorte stav, ktorý chcete zobraziť ostatným; maximálna dĺžka pre vlastný stav je 280 znakov. Vo svojom statuse tiež môžete niekoho @zmieniť.
Po napísaní stavu začiarknite možnosť „Zobraziť, keď mi ľudia napíšu správu“, ak chcete. Keď je táto možnosť povolená, vždy, keď vám niekto pošle súkromnú správu alebo sa o vás @zmieni v kanáli, Teams zobrazí váš stav nad poľom na písanie správ. Takže v pekle nebude žiadna šanca, že premeškajú váš status a budú vás obviňovať z toho, že ste neodpovedali.
Môžete tiež nastaviť dátum vypršania platnosti pre stav, po dokončení ktorého Teams automaticky vymaže váš stav. V predvolenom nastavení sa ako vybratá možnosť zobrazí „Dnes“. Kliknutím naň rozbaľte rozbaľovaciu ponuku. Potom vyberte jednu z možností „Nikdy“, „1 hodina“, „4 hodiny“, „Dnes“, „Tento týždeň“. Môžete tiež vybrať možnosť „Vlastné“ a určiť dátum a čas.
Teraz klepnutím na „Hotovo“ uložte stav.
Váš vlastný stav bude nastavený a viditeľný pre ostatných spolu so stavom vašej prítomnosti.
Tip: K dispozícii je tiež stav Mimo kancelárie, ktorý môžete nastaviť v Microsoft Teams, ktorý, vtipný príbeh, v skutočnosti nemožno nastaviť z Microsoft Teams. Prečítajte si, ako nastaviť funkciu Mimo kancelárie v Microsoft Teams v našom podrobnom blogovom príspevku tu.
Sledujte stav ostatných používateľov v Microsoft Teams
Okrem nastavenia vlastného stavu na informovanie ostatných môžete tiež sledovať stav ostatných používateľov vo vašej organizácii. Keď sledujete stav osoby, dostanete upozornenie vždy, keď sa objaví k dispozícii alebo offline. Musíte uznať, že dostávať upozornenia je lepšie, ako obsedantne sledovať a čakať, kým sa objavia online, keď máte nejakú dôležitú prácu.
Kliknite na tlačidlo profilu v Microsoft Teams a v ponuke prejdite na možnosť „Nastavenia“.
Prejdite na položku „Upozornenia“ z navigačnej ponuky vľavo.
Nájdite možnosť „Ľudia“ a kliknite na tlačidlo „Upraviť“ vedľa nej.
Teraz pridajte osoby, ktorých stav chcete sledovať a dostávajte upozornenia.
Tieto upozornenia môžete kedykoľvek zastaviť kliknutím na tlačidlo „Vypnúť“ vedľa mena osoby.
Nastavenia stavu v aplikácii Microsoft Teams sú neoceniteľným nástrojom, ktorý máte k dispozícii, aby ste sa uistili, že neexistuje priestor na nedorozumenie. Môžete tiež použiť rôzne nastavenia, ako napríklad Nerušiť alebo Zaostrené atď., aby ste sa uistili, že sa môžete sústrediť na danú úlohu a nikto vás nemôže rušiť. Stále dostávate správy od ľudí, nie upozornenia, takže môžete zostať vo svojej zóne.