Jednoducho pozývajte účastníkov na svoje plánované schôdze Microsoft Teams a sledujte ich odpovede.
Virtuálne stretnutia môžu byť vyčerpávajúce. Každý to vie. Takže ako hostiteľ stretnutia je vašou zodpovednosťou tento proces čo najviac vyhladiť. Veľká časť z toho pochádza z toho, že neustále neorganizujeme improvizované stretnutia.
Každý má v kalendári veľa vecí. A dostať sa dopredu je nielen ohľaduplné, ale aj profesionálne. Našťastie je veľmi jednoduché pozývať ľudí na stretnutia Microsoft Teams. Keď naplánujete schôdzu v Microsoft Teams, môžete na schôdzu pozvať ľudí hneď.
Poznámka: Pre kontá Microsoft Teams Free a Personal nie je možnosť pridať účastníkov pri plánovaní schôdze. Odkaz na stretnutie musíte odoslať ručne. Možnosť odosielania pozvánok na schôdzu je k dispozícii len pre kontá Microsoft 365.
Prejdite na kartu „Kalendár“ z navigačného panela vľavo.
Kliknite na tlačidlo „Nová schôdza“ v pravom hornom rohu obrazovky. Otvorí sa okno plánovania.
Dajte schôdzi názov a vyberte čas a dátum udalosti. Potom prejdite na „Pridať požadovaných účastníkov“ a pridajte ľudí, ktorých chcete pozvať na schôdzu. Môžete pozývať používateľov z vašej organizácie aj mimo nej.
Ak chcete pozvať používateľov z vašej organizácie, zadajte ich mená. Tímy budú poskytovať návrhy od členov v rámci vašej organizácie. Kliknutím na ich meno ich pridáte.
Ak chcete pozvať používateľov mimo vašej organizácie, budete musieť zadať úplnú e-mailovú adresu danej osoby. Po zadaní ich e-mailovej adresy stlačte kláves Enter alebo kliknite na návrh „Pozvať“ a pridajte ich ako účastníkov schôdze.
Pre používateľov, ktorých prítomnosť sa nevyžaduje, kliknite na tlačidlo „Voliteľné“ na konci textového poľa.
Rozšíri sa nové pole. Zadajte sem nepovinných účastníkov podobne ako v prípade povinných účastníkov. Pre členov organizácie zadajte ich meno a potom ho vyberte z návrhov aplikácie Teams. Pre členov mimo vašej organizácie zadajte úplnú e-mailovú adresu.
Teams má tiež asistenta plánovania, ktorý vám umožní porovnať váš kalendár s kalendármi ostatných účastníkov (pre ktorých je však dostupný), aby ste našli čas, ktorý vyhovuje všetkým. Prejdite na kartu „Asistent plánovania“ a získajte pomoc od Teams, aby ste našli vhodný čas.
Po zadaní všetkých podrobností v okne plánovača schôdzí kliknite na tlačidlo „Odoslať“.
Pozvánka bude odoslaná všetkým účastníkom schôdze (povinné aj voliteľné) buď do ich poštovej schránky programu Outlook (pre ľudí v rámci organizácie), alebo na ich e-mailovú adresu (pre cudzincov). Používatelia môžu potvrdiť schôdzu a pridať si ju do svojho kalendára pomocou pozvánky, ktorú ste im poslali.
Ich potvrdenia účasti si môžete pozrieť v detailoch stretnutia. Ak chcete zobraziť podrobnosti o stretnutí, dvakrát kliknite na stretnutie v kalendári. Panel pre „Sledovanie“ je na pravej strane, ktorý zobrazuje stav RSVP každého.
Po prvotnom naplánovaní schôdze môžete na schôdzu pozvať aj viac ľudí. Otvorte podrobnosti o schôdzi z kalendára tak, že naň dvakrát kliknete, alebo vyberiete možnosť „Upraviť“ z ponuky prekrytia.
Potom pridajte mená alebo e-mailové adresy účastníkov do sekcie „Povinné“ alebo „Voliteľné“ a kliknite na tlačidlo „Odoslať aktualizáciu“. Používatelia, ktorí už boli pridaní, tiež dostanú pozvánku znova.
Schôdzu môžete tiež zrušiť a každý dostane e-mail s aktualizáciou, že schôdza bola zrušená.
Otvorte podrobnosti o schôdzi a kliknite na tlačidlo „Zrušiť schôdzu“ v ľavom hornom rohu panela s nástrojmi podrobností schôdze.
Zobrazí sa dialógové okno. Ak máte správu, ktorú chcete odovzdať účastníkom, môžete pridať poznámku o zrušení. V opačnom prípade jednoducho kliknite na tlačidlo „Zrušiť stretnutie“.
A je to tu. Odoslanie pozvánok na schôdzu Microsoft Teams je hračka. Všetko, čo musíte urobiť, je pridať používateľov, ktorých chcete pozvať, do plánovača schôdzí. Microsoft tiež veľmi uľahčuje sledovanie stavu vašich pozvánok alebo úplné zrušenie schôdze.