Ste ohromení obrovským množstvom funkcií dostupných v službe Google Chat Spaces? Potrebujete rýchly a jednoduchý návod? No, práve ste boli obsluhovaní!
Od vypuknutia tejto pandémie bola efektívna komunikácia veľkou výzvou pre takmer každú organizáciu. Aj keď to neradi priznávame, všetci sme istým spôsobom vinní za slabú komunikáciu. Buď príliš veľa komunikácie bráni vykonaniu akejkoľvek práce, alebo príliš málo komunikácie prináša nesprávnu prácu.
Spaces je odpoveďou spoločnosti Google na tento komunikačný problém. Priestory boli vždy obľúbeným miestom, keď tímy potrebovali centrálny priestor, kde môžu ľudia zdieľať súbory, prideľovať úlohy a zostať v kontakte pre dlhodobé projekty.
S Gmailom, ktorý má dosah na 1,8 miliardy ľudí, sa žiadna iná platforma na spoluprácu nepribližuje konkurencii. To sa hodí, keď chcete spolupracovať s externým zdrojom na spolupráci na projekte a nikto nemusí sťahovať inú aplikáciu, najmä aby mal prehľad o tomto jednom projekte.
Tento obrovský počet platforiem by mohol byť aj dôvodom, prečo sa Google rozhodol ponechať limit členov v „priestore“ na neuveriteľných 8 000 ľudí.
Buď sa práve pripájate k tejto neustále rastúcej platforme, alebo chcete rýchly opakovací kurz o jej funkciách, táto príručka slúži všetkým.
Vytvorte priestor v službe Google Chat Spaces
Najprv prejdite na chat.google.com a prihláste sa do svojho účtu. Ak chcete vytvoriť priestor, klepnite na ikonu „+“ na karte „Priestory“. Potom kliknite na možnosť „Vytvoriť priestor“.
Teraz zadajte vhodný názov priestoru. Ak chcete, môžete si tiež vybrať ikonu/emoji. Ďalej zadajte mená alebo e-mailové adresy ľudí, ktorých chcete pridať do tohto konkrétneho priestoru.
Po dokončení pridávania ľudí klepnutím na tlačidlo „Vytvoriť“ vytvorte priestor.
Pripojenie k priestoru v službe Google Chat Spaces
Je pravdepodobné, že viac ako vytvorenie priestoru sa k nemu pripojíte. Preto je dôležité vedieť, kde hľadať pozvánku.
Ak sa chcete pripojiť k priestoru, prejdite na ikonu „+“ na karte Priestory na bočnom paneli. Potom v zozname kliknite na možnosť „Prehľadávať priestory“.
Teraz uvidíte všetky skupiny, do ktorých ste sa pripojili. Pripojte sa kliknutím na ikonu „+“ na konkrétnej karte Priestor. Môžete tiež vyhľadať konkrétnu pozvánku zadaním názvu priestoru do poľa „Názov priestoru“.
Ukážka priestoru pred pripojením
Môžu existovať pozvánky do priestoru, ktoré nepoznáte alebo si ich len chcete pozrieť na účastníkov a správy predtým, ako sa rozhodnete.
Ak chcete zobraziť ukážku priestoru pred pripojením, prejdite na možnosť „Prehliadať priestor“ výberom ikony „+“ na bočnom paneli.
Teraz, keď umiestnite kurzor myši na názov priestoru, uvidíte možnosť „Ukážka“. Kliknutím na možnosť „Ukážka“ získate rýchly pohľad na priestor.
Priestor budete môcť „Pripojiť“ alebo „Zablokovať“ z možností dostupných v pravom dolnom rohu okna ukážky.
Ak chcete zobraziť úplný zoznam členov prítomných v priestore. Kliknite na ikonu prevrátených karátov, ktorá sa nachádza hneď vedľa názvu skupiny. Potom z rozbaľovacieho zoznamu vyberte možnosť „Zobraziť členov“.
Budete môcť vidieť zoznam prítomných členov, ako aj členov, ktorí sú požiadaní o pripojenie.
Kontrola spamových pozvánok
Rovnako ako pošta, niektoré z legitímnych pozvánok do priestoru môžu skončiť na zozname spamu. Nezabudnite to skontrolovať, keď nemôžete nájsť pozvánku, ktorú očakávate.
Rovnako ako v predchádzajúcich krokoch vyberte možnosť „Prehliadať priestory“ zo zoznamu na bočnom paneli.
Teraz kliknite na ponuku kebab (tri zvislé bodky). Potom kliknite na možnosť „Pozvánky na spam“, aby ste videli všetky pozvánky, ktoré skončili ako spam.
Zmienka o niekom v priestore rozhovoru Google
Takmer vždy bude mať váš priestor na rozhovor Google veľa ľudí a nemôžete len tak poslať správu bez toho, aby ste spomenuli dotknutú osobu. Ak chcete ovládať pandemónium, môžete svoju správu nasmerovať na konkrétnu osobu.
Ak chcete spomenúť konkrétnu osobu, napíšte „@“ a potom jej meno. Dotknutú osobu si budete môcť vybrať aj z rozbaľovacieho zoznamu stlačením Zadajte alebo kliknutím na možnosť.
Zdieľanie súborov v službe Google Chat Spaces
Zdieľanie súborov vo vesmíre je veľmi užitočná a dôležitá funkcia, pretože sa hodí v mnohých situáciách.
Nahrajte lokálny súbor
Najprv prejdite do „priestoru“, do ktorého chcete súbor nahrať. Potom kliknite na ikonu „šípky nahor“ v spodnej časti obrazovky.
Teraz vyhľadajte súbor z disku, ktorý chcete zdieľať. Dvakrát kliknite na súbor a vyberte ho.
Po výbere môžete pridať nejaké textové informácie, ktoré poskytnú kontext súboru, alebo stlačiť tlačidlo Odoslať a zdieľať súbor so všetkými.
Pridať súbor z Disku
Najprv prejdite do „priestoru“, do ktorého chcete súbor nahrať. Potom kliknite na ikonu „Drive“ v pravom dolnom rohu obrazovky.
Teraz vyhľadajte súbor z disku, ktorý chcete zdieľať. Dvakrát kliknite na súbor a vyberte ho.
Po výbere môžete pridať nejaké textové informácie, ktoré poskytnú kontext súboru, alebo stlačiť tlačidlo Odoslať a zdieľať súbor so všetkými. Google Chat Spaces automaticky aktualizuje predvoľby súboru, aby si ho mohol pozrieť každý.
Vytvoriť nový dokument
Nový dokument môžete vytvoriť priamo z okna rozhovoru priestoru. Uloží sa na váš Disk a okamžite sa bude zdieľať s aktuálnymi členmi daného priestoru.
Na vytvorenie nového dokumentu pre Priestor. Kliknite na ikonu „Vytvoriť nový dokument“ v pravej dolnej časti okna rozhovoru.
Budete si môcť vybrať typ dokumentu, ktorý chcete vytvoriť. Možnosti zahŕňajú Tabuľky Google, Dokumenty a Prezentácie. Kliknite na preferovanú možnosť.
Potom zadajte názov zdieľaného dokumentu a kliknutím na tlačidlo „Zdieľať“ zdieľajte dokument.
Potom sa dokument otvorí v zobrazení vedľa seba s chatom, aby ponúkol maximálny zážitok z spolupráce.
Vyhľadanie súboru v chate
Často chcete rýchlo nájsť súbor a potrebujete vidieť správy, ktoré sú s ním zdieľané. Google vám nedovolí prechádzať stovkami správ.
V okne rozhovoru konkrétneho priestoru prejdite na kartu „Súbory“, ktorá sa nachádza v hornej časti obrazovky.
Budete môcť vidieť zoznam všetkých súborov zdieľaných v priestore. Teraz kliknite na možnosť „Zobraziť v rozhovore“, ktorá sa nachádza na pravej strane konkrétneho súboru.
Pridajte a priraďte úlohy v službe Google Chat Spaces
Pridávanie a priraďovanie úloh je skvelá funkcia Google Chat Spaces. Preskúmajte to podrobne.
Ak chcete vytvoriť úlohu, prejdite na kartu „Úlohy“ v hornej časti obrazovky.
Teraz kliknite na možnosť „Pridať úlohu priestoru“ a pridajte úlohu. Prípadne môžete stlačiť Zadajte vytvoriť aj úlohu.
Poznámka: Časť Úlohy podporuje klávesové skratky pre väčšinu akcií. Ak chcete zobraziť zoznam podporovaných skratiek, stlačte Ctrl+/.
Potom dajte úlohe vhodný názov a pridajte o nej nejaké podrobnosti, ak nejaké existujú. Môžete stlačiť Zadajte vložiť nový riadok do sekcie podrobností.
Teraz stlačte Tab alebo kliknite na možnosť „Pridať dátum/čas“ a nastavte termín svojej úlohy.
Potom vyberte dátum a čas dňa, kedy sa má úloha dokončiť, a potom kliknite na tlačidlo „OK“ na potvrdenie.
Poznámka: Ak chcete vrátiť späť akúkoľvek akciu, stlačte Ctrl+Z
Teraz stlačte Tab alebo kliknite na „Priradiť“ a priraďte k úlohe príjemcu.
Teraz zadajte meno alebo e-mailovú adresu osoby, ktorej chcete priradiť úlohu.
Potom stlačte Tab potom Zadajte. V opačnom prípade kliknite na tlačidlo „Pridať“ a pridajte úlohu.
Odstrániť úlohu
Ak chcete odstrániť úlohu, stlačte ikonu „Kôš“ na pravej strane položky úlohy zo zoznamu.
Teraz kliknite na odstrániť, čím potvrdíte vymazanie vybranej úlohy.
Triedenie úloh
Úlohy možno tiež triediť, aby mali lepšiu viditeľnosť a poskytovali relatívne lepšiu sledovateľnosť.
Ak chcete zoradiť úlohy, prejdite na kartu „Úlohy“ a kliknite na ponuku kebab (tri zvislé bodky). Ďalej vyberte dátum, príjemca alebo poradie priestoru, aby ste zobrazili úlohy v tomto konkrétnom poradí.
Pridanie udalosti kalendára do služby Google Chat Spaces
Udalosti v kalendári môžu slúžiť na mnohé účely. Nech je to na valné zhromaždenie tímu alebo blížiaci sa termín alebo deň založenia organizácie. Funkcia udalosti v kalendári vás nikdy nesklame.
Ak chcete pridať udalosť do kalendára. Kliknite na ikonu „Kalendár“ v spodnej časti okna chatu Spaces.
Teraz klepnutím na ikonu karát otvoríte všetky konfigurovateľné udalosti v kalendári.
Ak chcete nastaviť dátum a čas udalosti v kalendári, kliknite na dátum alebo čas a nastavte jednotlivé komponenty samostatne.
Ak je udalosť, ktorú pridávate, opakovaná, kliknite na možnosť „Neopakuje sa“ a nastavte opakovanie udalosti z rozbaľovacej ponuky.
Ak chcete pridať ďalšie priestory alebo ľudí na udalosť, kliknite na možnosť „Pridať hostí“ a zadajte názov priestoru alebo e-mailovú adresu osoby, ktorú chcete pridať.
Ak chcete nastaviť úroveň povolení pre svojich hostí, klepnite na možnosť „Povolenia pre hostí“, aby ste videli udelené povolenia. Ak chcete hosťom poskytnúť alebo zakázať prístup, začiarknite alebo zrušte začiarknutie príslušných položiek v zozname.
Teraz, ak ide o vonkajšie stretnutie na konkrétnom mieste. Miesto si môžete vybrať aj z možnosti „pridať polohu“.
Ak chcete zahrnúť odkaz na Google Meet, pretože väčšina častí sveta je buď uzamknutá, alebo nie je bezpečné ísť von. Kliknite na možnosť „Pridať videokonferenciu Google Meet“ a odkaz na stretnutie bude súčasťou pozvánky odoslanej všetkým hosťom.
Potom, ak chcete pridať nejaké informácie týkajúce sa stretnutia, napríklad požiadať všetkých, aby si priniesli svoje notebooky na vonkajšie stretnutie, alebo len zhrnutie tém stretnutia. Môžete to urobiť kliknutím a zadaním podrobností do možnosti „Pridať popis“.
Ďalej, ak nechcete, aby ostatní ľudia videli toto stretnutie vo vašom kalendári, alebo ak chcete skryť účastníkov kvôli dôvernému charakteru stretnutia. Môžete to urobiť kliknutím na možnosť „Viditeľnosť“ a jej zmenou na „Súkromné“, aby ste skryli stretnutie a účastníkov.
Nakoniec môžete tiež nastaviť čas na odoslanie pripomienky stretnutia všetkým hosťom. Z rozbaľovacieho zoznamu vyberte preferovanú možnosť.
Teraz kliknite na „Uložiť a zdieľať“ v pravom dolnom rohu tably.
Ak chcete účastníkom odoslať e-mail s pozvánkou, kliknite na možnosť „Odoslať“. Ak nechcete posielať pozvánky, kliknite na možnosť „Neodosielať“ alebo ak chcete niečo zmeniť, kliknite na možnosť „Späť na úpravy“.
Vytvárajte stretnutia Google Meet alebo sa k nim pripojte zo služby Google Chat Spaces
Meet od Google je veľmi spoľahlivý a najmä v časoch, ako sú tieto, jedna z najlepších alternatív, ako viesť diskusiu tvárou v tvár bez kolegov. Od aktualizácie služby Google Chat je služba Meet krásne integrovaná so službou Spaces, aby sa zvýšila produktivita a znížilo sa prepínanie aplikácií.
Existujú dva spôsoby, ako môžete Google Meet začleniť do svojho priestoru. Pozrime sa na nich oboch.
Zoznámte sa z četu jedným kliknutím
Sú situácie, keď nemôžete čakať do večera alebo nasledujúceho dňa, aby ste prediskutovali najnovší vývoj projektu. Či už ide o spätnú väzbu od klienta na konkrétny modul, alebo ste práve zistili závažnú chybu. Vyvolanie Meet je také jednoduché, ako len môže byť.
Ak chcete uskutočniť improvizované stretnutie, prejdite do okna rozhovoru konkrétneho priestoru. Potom pridajte nejaký textový kontext, aby sa ľudia mohli psychicky pripraviť na celú noc.
Teraz kliknite na ikonu videokamery v pravom dolnom rohu okna. Potom kliknutím na Odoslať odošlite odkaz na pripojenie k Meet.
Pridajte Meet k existujúcej udalosti
Vieme, čo chcete povedať, práve sme vám ukázali spôsob, ako začleniť Google Meet pri vytváraní novej udalosti v kalendári. Ale čo ak ste už vytvorili udalosť a teraz chcete vložiť odkaz na Meet? Nuž, čítajte ďalej.
Ak chcete pridať odkaz Google Meet na existujúcu udalosť. Kliknite na ikonu „Kalendár“, ktorá sa nachádza v úplnej pravej časti obrazovky hneď pod ikonou vášho účtu.
Teraz kliknite na existujúcu udalosť, ku ktorej chcete pridať odkaz na Google Meet.
Potom kliknutím na ikonu „Upraviť udalosť“ otvorte konfigurácie udalosti.
Potom kliknite na možnosť „Pridať konferenciu Google Meet“ a pridajte odkaz na Meet.
Teraz kliknite na „Uložiť“ a potvrďte svoje zmeny.
Potom sa môžete rozhodnúť poslať pozvánku všetkým hosťom s aktualizovanými informáciami. Ak to chcete urobiť, kliknite na možnosť „Odoslať“. Môžete tiež pridať kontext na pridanie odkazu na Meet, aby účastníci opäť vedeli, prečo dostali pozvánku.
Rýchle tipy služby Google Chat Spaces
Tu je niekoľko rýchlych tipov pre Google Chat Spaces. Tieto tipy vám pomôžu využívať priestory efektívnejšie než kedykoľvek predtým, pretože budete poznať každý ich kútik.
Zmeňte názov priestoru a emotikony
Najprv klepnite na názov priestorov v hornej časti obrazovky. Potom kliknite na možnosť „Upraviť názov a emotikony“.
Správa upozornení na priestor
Mnohokrát je priestor obzvlášť hlučný alebo sa naň hrnú stovky správ, ktoré brzdia vašu produktivitu.
Menej upozorniť
Ak chcete dostávať upozornenia iba vtedy, keď vás niekto spomenie. Kliknite na ponuku kebab (tri zvislé bodky), ktorá sa nachádza vedľa názvu priestoru na bočnom paneli. Potom v zozname kliknite na možnosť „Upozornenia“.
Teraz kliknite na možnosť „Upozorniť menej“, aby ste dostávali upozornenia iba vtedy, keď vás niekto spomenie. Potom kliknutím na tlačidlo Uložiť potvrďte zmeny.
Vypnite upozornenia
Môžete tiež úplne vypnúť upozornenia pre konkrétny priestor. Google vám však pošle e-mail na všetky neprečítané zmienky.
Najprv kliknite na ponuku kebab (tri zvislé bodky), ktorá sa nachádza vedľa názvu priestoru na bočnom paneli. Potom kliknite v zozname na možnosť „Upozornenia“.
Potom kliknite na možnosť „Vypnúť upozornenia“ a potvrďte zmeny kliknutím na tlačidlo Uložiť.
Pozrite si aktuálnych online členov
Ak niekedy vznikne potreba zistiť, ktorí z členov Vesmíru sú práve online. Google na to pridal ustanovenie.
V okne Space chat kliknite na názov priestoru. Potom kliknite na možnosť zobrazenia členov v zozname.
Teraz, ak chcete identifikovať aktuálne online členov, dávajte pozor na zelenú bodku vedľa ich mena v zozname.
Otvorte zdieľaný súbor v zobrazení vedľa seba v chate
Môžu nastať situácie, keď budete chcieť vidieť zdieľaný súbor v priestore rozhovoru Google a mať otvorené okno rozhovoru, aby ste sa mohli rýchlo rozhodnúť v rovnakom duchu.
Ak chcete otvoriť súbor v zobrazení vedľa seba, nájdite súbor v chate a kliknutím na ikonu „Otvoriť v chate“ otvorte dokument a tiež nechajte okno rozhovoru pripnuté na boku.
Minimalizujte okno Google Chat Space
Okno četu Google Space sa predvolene otvára maximalizované. Môže to spôsobiť trochu nepohodlia, keď sa snažíte viesť viac ako jeden rozhovor. Môžete však minimalizovať a meniť veľkosť podľa svojich potrieb.
Ak chcete minimalizovať okno rozhovoru konkrétneho priestoru, kliknite na ikonu šípky dovnútra.
Space chat bude teraz minimalizovaný a bude umiestnený v spodnej časti vašej obrazovky.
Zmena veľkosti okna rozhovoru
Zmena veľkosti okna môže prísť vhod, keď sú správy prichádzajúce do priestoru trochu zdĺhavé, a preto sa čítanie v menšom okne stáva trochu ťažkopádnym.
Zmeniť veľkosť vertikálne
Na minimalizovanej karte konkrétneho priestoru umiestnite kurzor myši na horný okraj okna. Keď uvidíte ikonu šípky nahor, kliknite a podržte tlačidlo myši a ťahaním nahor zmeňte veľkosť okna.
Zmeniť veľkosť horizontálne
Na minimalizovanej karte konkrétneho priestoru umiestnite kurzor myši na ktorýkoľvek bočný okraj okna. Keď uvidíte ikonu šípky nabok, kliknite a podržte tlačidlo myši a ťahaním do strany zmeňte veľkosť okna.
Zmeniť veľkosť diagonálne
Na minimalizovanej karte konkrétneho priestoru umiestnite kurzor myši na rohový okraj okna. Keď uvidíte ikonu diagonálnej šípky, kliknite a podržte tlačidlo myši a ťahaním diagonálne zmeňte veľkosť okna.
Pripnúť medzerník
Priestor môžete vždy pripnúť navrch v sekcii Priestor, aby sa vždy zobrazoval bez ohľadu na neprečítané správy z vašej skupiny priestorov.
Ak chcete medzerník pripnúť, kliknite na ponuku kebabu (tri zvislé bodky) umiestnenú hneď vedľa názvu priestoru a v zozname kliknite na možnosť „Pripnúť“.
To je všetko, čo by ste mali vedieť o Google Chat Spaces. Staňte sa efektívnym komunikátorom a rovnako efektívnym spolupracovníkom.