Všetky spôsoby, ako môžete vytvoriť zoznam v Microsoft Teams na sledovanie dôležitých informácií
Microsoft Lists je nová aplikácia Microsoft 365, vďaka ktorej je neuveriteľne jednoduché spravovať a sledovať akékoľvek informácie pomocou zoznamov spolupráce. A vďaka integrácii s Microsoft Teams je ešte výkonnejší. Môžete ju pridať ako kartu do ľubovoľného kanála tímu a spolupracovať s členmi tímu na efektívnej práci.
Používatelia môžu vytvoriť nový zoznam priamo z Microsoft Teams po jeho pridaní ako karty do kanála. Môžete vytvoriť nové zoznamy od začiatku, použiť jednu zo šablón alebo importovať údaje z excelovej tabuľky alebo existujúceho zoznamu z Microsoft Teams a použiť pravidlá a štruktúru zoznamu.
Nemôžete však importovať osobné zoznamy z domovskej stránky zoznamov Microsoft. Do Microsoft Teams tiež nemôžete pridávať zoznamy ako osobnú aplikáciu a vytvárať osobné zoznamy. Ak chcete použiť zoznamy Microsoft na vytvorenie osobného zoznamu a mať o všetkom prehľad, musíte použiť samostatnú aplikáciu.
Vytvorenie nového zoznamu
Po pridaní aplikácie Zoznamy ako karty do kanála môžete vytvoriť nový zoznam. Kliknite na kartu „Zoznamy“. Karta bude mať dve možnosti: „Vytvoriť zoznam“ alebo „Pridať existujúci zoznam“. Kliknite na prvý.
Vytvorenie zoznamu od začiatku
Ak chcete vytvoriť zoznam od začiatku, vyberte možnosť „Prázdny zoznam“. Keď vyberiete prázdny zoznam, musíte všetko v zozname vytvoriť sami, dokonca aj počet a názvy stĺpcov.
Zadajte názov zoznamu, prípadne popis, vyberte farbu a ikonu a kliknite na tlačidlo „Vytvoriť“. Na karte sa začne zobrazovať prázdny zoznam, do ktorého môžete pridať stĺpce a položky zoznamu.
Môžete vstúpiť do režimu „Rýchla úprava“ a zadať informácie do zoznamu ako tabuľku, alebo môžete do zoznamu pridať jednotlivé položky kliknutím na tlačidlo „Nová položka“.
Môžete tiež definovať pravidlá pre stĺpce vo svojich zoznamoch priamo z Microsoft Teams. Definovanie pravidiel vám umožňuje podmienečne formátovať zoznam tak, aby sa celé stĺpce alebo riadky v zozname objavili alebo zmizli len vtedy, keď spĺňajú určité podmienky.
Ak chcete definovať pravidlo pre stĺpec, kliknite na šípku vedľa názvu stĺpca a v ponuke prejdite na položku Nastavenia stĺpca. Potom z podponuky vyberte „Formátovať tento stĺpec“.
Potom kliknite na „Spravovať pravidlá“ pod podmieneným formátovaním a definujte pravidlá pre stĺpec.
Vytvorenie zoznamu pomocou šablón
Na vytvorenie zoznamu v aplikácii Teams môžete použiť šablónu. K dispozícii je 8 všeobecných a 3 špecifické šablóny. Existujú všeobecné šablóny pre sledovanie problémov, registráciu zamestnancov, itinerár udalosti, správu aktív, sledovanie náboru, požiadavky na cesty, sledovanie postupu práce a plánovač obsahu. Potom 3 šablóny špecifické pre dané odvetvie zahŕňajú šablóny pre pacientov, incidenty a pôžičky.
Po kliknutí na tlačidlo „Vytvoriť zoznam“ vyberte šablónu, ktorú chcete použiť. Otvorí sa náhľad všetkých prvkov, ktoré obsahuje. Ak si myslíte, že je to pre vás správna voľba, kliknite na tlačidlo „Použiť šablónu“.
Použitie šablóny znižuje čas, ktorý musíte stráviť na zozname, pretože základná štruktúra, ktorú by ste mohli potrebovať, už existuje. Môžete premenovať alebo odstrániť všetky stĺpce, ktoré nie. Alebo môžete jednoducho začať zadávať položky v zozname do príslušných typov stĺpcov.
Pridanie existujúceho zoznamu
Okrem vytvárania nových zoznamov a ich pridávania ako kariet v tímových kanáloch môžete do Microsoft Teams pridávať aj existujúce zoznamy. V aplikácii Microsoft Teams však môžete pridávať iba zoznamy z iných tímov alebo kanálov a nie svoje osobné zoznamy z domovskej stránky aplikácie Microsoft Lists.
Po pridaní zoznamov ako karty kliknite na možnosť „Pridať existujúci zoznam“.
Všetky vaše existujúce zoznamy sa zobrazia na obrazovke, z ktorých si môžete vybrať. Kliknite na zoznam, ktorý chcete použiť, aby ste ho pridali do kanála. Môžete tiež pridať existujúci zoznam z lokality SharePoint vložením odkazu na lokalitu do textového poľa.
Po výbere zoznamu sa jeho obsah zobrazí na karte. A môžete ho upraviť, ako chcete.
Microsoft Listy sú výkonným novým nástrojom vo vašom arzenáli Microsoft Teams. A vďaka funkciám ako podmienené formátovanie, šablóny atď. budú určite veľkým hitom u každého.