Čo je Google Workspace a ako ho používať

Cheat sheet, ktorý potrebujete, aby ste mohli začať používať Google Workspace

Google je v tejto chvíli súčasťou života takmer každého, tak či onak. A aj keď sa Google teší najväčšej obľube vo všednom živote, jeho prítomnosť v podnikateľskom ekosystéme je rovnako nepopierateľná.

Nedávne udalosti však zmenili spôsob fungovania podnikov. A táto transformácia si našla cestu aj do sady služieb produktivity od Googlu. Google Workspace je konečným výsledkom tejto metamorfózy, ktorá sa začala minulý rok, keď celý svet zaznamenal bezprecedentnú zmenu v spôsobe, akým pracujeme. Poďme sa pozrieť na to, čo presne táto služba je a čo ponúka.

Čo je Google Workspace?

Ak nepoznáte Google Workspace, možno poznáte G Suite – bývalý názov pre Google Workspace. Hlbší ponor do minulosti by vám tiež pripomenul službu Google Apps pre doménu, ktorá je východiskovým bodom tejto cesty. Ale všetky tieto zmeny mien tiež spôsobili zmätok.

Jednoducho povedané, Google Workspace je pokročilejšia forma G Suite, ktorá sama o sebe bola evolúciou služby Google Apps pre doménu. Berte to ako vývojový proces pre Pokémona!

V rovnakom duchu ponúka Google Workspace bohatšie prostredie s viacerými funkciami ako jeho predchádzajúce iterácie. Aplikácie majú teraz hlbšiu vzájomnú integráciu namiesto toho, aby boli samostatným zážitkom.

Predtým bolo potrebné pristupovať ku všetkým službám Google oddelene, pretože tak boli navrhnuté. So službou Google Workspace máte všetko, čo potrebujete, na jednom mieste – Gmail, Chat, Kalendár, Disk, Meet, Dokumenty, Tabuľky, Úlohy atď. – pochopíte to. Táto hlbšia integrácia umožňuje firmám efektívnejšie spolupracovať namiesto neustáleho preskakovania medzi aplikáciami.

Je Google Workspace bezplatný?

Hoci jednotlivé služby, ktoré Google ponúka, ako Gmail, Meet, Chat, Disk atď., sú bezplatne dostupné pre používateľov s osobným účtom Google, Google Workspace je ako celok platená služba. To zahŕňa kompletné obchodné riešenie, ktorým Google Workspace je.

Google Workspace pre každého je možné používať zadarmo, ale o chvíľu sa k tomu dostaneme. Google Workspace je vo svojej skutočnej podstate bezplatne dostupný iba pre platených predplatiteľov alebo vzdelávacích inštitútov a neziskových organizácií.

Existujú funkcie, ku ktorým majú používatelia prístup iba ako súčasť Google Workspace, ako je napríklad hlbšia integrácia služby Meet, ktorá umožňuje obraz v obraze stretnutia v čete, Dokumentoch, Prezentáciách a Tabuľkách. Táto funkcia umožňuje efektívnejšie spolupracovať a prezentovať.

Čo je Google Workspace pre každého?

Google nedávno oznámil, že sprístupnil Google Workspace pre každého. A to znamená aj ľudí s bezplatným účtom Google. Ale čo to v skutočnosti znamená? Bezplatná verzia Google Workspace momentálne nezahŕňa až také veľké zmeny.

V zásade ide o úplnú zmenu značky a hlbšiu integráciu aplikácií Google, ako je napríklad Google Workspace pre firmy. Google tieto zmeny pomaly zavádza od minulého októbra a je pravdepodobné, že ich už používate. Jediný rozdiel je v tom, že je teraz oficiálne dostupný pre každého, a nie v early access.

Ak chcete povoliť toto prostredie Google Workspace pre svoj účet Google, musíte si aktivovať Google Chat. Po aktivácii služby Google Chat nahradí služba Google Hangouts a chat a miestnosti budú integrované do Gmailu.

Miestnosti vám poskytujú priestor na spoluprácu, kde môžete komunikovať, zdieľať nápady a sledovať dôležité informácie.

Neskôr v tomto roku Google premení miestnosti na priestory s efektívnejším používateľským rozhraním. Priestory budú dostupné pre všetkých, platené aj bezplatné účty Google Workspace. Spaces tiež ponúkne funkcie, ako je in-line vlákno témy, indikátory prítomnosti, vlastný stav, výrazné reakcie spolu s novým rozhraním.

Po príchode Spaces sa zmení aj rozhranie pre Gmail. Ľavá navigačná ponuka sa bude podobať na spodné panely s nástrojmi z aplikácií pre Android a iOS. Bočný panel by bol kompaktnejší a bude skladateľný.

Pomocou služby Google Workspace budú môcť používatelia uchovávať dôležité informácie na jednom mieste, plánovať ďalší rodinný výlet, mať svoje fotky a videá na jednom mieste a sledovať rodinný rozpočet pomocou Tabuliek Google.

To je však všetko, čo služba Google Workspace zatiaľ ponúka pre bezplatné účty Google Workspace. No, to a nová farebná schéma, ktorá je súčasťou rebrandingu. Zdá sa však, že Google tiež plánuje v priebehu roka priniesť do Workspace ďalšie zmeny a vylepšenia vo forme Smart Canvas.

Smart Canvas: Smeruje sa k pracovnému priestoru budúcnosti

Google to myslí vážne s tým, aby sa Workspace stalo miestom, kde sa darí spolupráci. Neskôr v tomto roku Google predstaví veľa zmien v službe Google Workspace vo forme Smart Canvas, ktoré rozvinú spoluprácu medzi aplikáciami Google.

Smart Canvas vylepší aplikácie, ako sú Dokumenty, Tabuľky a Prezentácie Google. Keď v Dokumentoch Google použijete @-zmienky, už je k dispozícii inteligentný čip, ktorý zobrazuje ďalšie informácie, ako sú odporúčaní ľudia, súbory a stretnutia, ktoré môžete vložiť do dokumentu.

Ostatní spolupracovníci v dokumente potom môžu rýchlo prehliadať stretnutia a ľudí alebo zobraziť ukážku dokumentov bez toho, aby museli meniť karty. Inteligentné čipy v najbližších mesiacoch prídu aj do Tabuliek.

Vložte čip súboru a ukážte.gif

V najbližších mesiacoch budú tieto inteligentné čipy súčasťou interaktívnych stavebných blokov. Nové interaktívne stavebné bloky budú obsahovať inteligentné čipy, šablóny a kontrolné zoznamy.

Úlohy kontrolného zoznamu budete môcť priradiť aj iným ľuďom z Dokumentov Google. Tieto položky akcií sa automaticky zobrazia aj v službe Úlohy Google, čo uľahčí správu vašich zoznamov úloh.

Ďalšou zmenou, ktorá prichádza ako súčasť Smart Canvas, sú šablóny tabuliek v Dokumentoch. Niekoľko typov šablón bude zahŕňať tabuľky „hlasovania tém“ na získanie tímovej spätnej väzby a tabuľky „sledovania projektov“ na zachytenie míľnikov a stavov.

Table_Checklist_Chips.gif

Tabuľky tiež dostanú niekoľko významných vylepšení. Spolu s inteligentnými čipmi Google zavádza aj nové zobrazenia v Tabuľkách. Zobrazenie časovej osi, jedno zo zobrazení, ktoré sú súčasťou tejto inovácie, zmení usporiadanie hárkov v zobrazení, ktoré uľahčí sledovanie úloh.

Zobrazenie časovej osi Tabuliek.gif

Na uľahčenie spolupráce sa do Dokumentov, Tabuliek a Prezentácií pridáva aj tlačidlo „Google Meet“. Toto tlačidlo, ktoré je už k dispozícii, môžete použiť na prezentáciu dokumentu, na ktorom už pracujete, priamo v službe Google Meet bez toho, aby ste museli ísť do služby Google Meet a začať stretnutie. Všetky stretnutia vo vašom kalendári sa zobrazia automaticky.

Stretnite sa na Docs_GIF.gif

Dá sa s istotou povedať, že v priebehu roka sa zo služby Google Workspace stane oveľa lepšia skúsenosť so spoluprácou v jej centre. A bude k dispozícii pre všetkých používateľov služby Google Workspace, bezplatne aj platený.

Typy plánov (verzie) pre Google Workspace

Google Workspace je služba pre vlastníkov firiem a má rôzne vydania (mesačné plány) pre rôzne typy firiem. Keď však služba Google Workspace prvýkrát debutovala, mala zmysel iba pre veľké a malé firmy, ktoré majú aspoň málo zamestnancov, rovnako ako G Suite, pretože to boli plány, ktoré ponúkal.

Teraz je však Google Workspace ideálny aj pre majiteľov malých firiem, ktorí v podstate tvoria tím jednej osoby. V snahe urobiť zo služby Google Workspace miesto pre každého teraz Google spustil aj „Google Workspace Individuals“.

Google Workspace Individual je pre individuálnych majiteľov firiem, ktorí premieňajú svoje vášne na podnikateľské nápady. Ale keď ste malý podnik, vaše potreby v súvislosti s nástrojom na produktivitu a spoluprácu sú iné ako potreby vlastníkov veľkých podnikov. Google Workspace Individual to má na pamäti a je navrhnutý špeciálne pre tieto potreby.

Google Workspace Individual ponúka prémiové funkcie, ktoré firma potrebuje, pričom sa vyhne zložitosti, ktorú si operácia jednou osobou nevyžaduje. Ponúka neobmedzené množstvo stretnutí, nahrávanie hovorov, potlačenie hluku, hlasovanie a otázky a odpovede v Google Meet, profesionálnom kalendári, ktorý zjednodušuje stretnutia, prispôsobené prostredie Gmailu s e-mailovými zoznamami, logami značiek a oveľa viac.

Poznámka: Google workspace Individual je momentálne k dispozícii iba v Spojených štátoch, Kanade, Mexiku, Brazílii, Japonsku a čoskoro aj v Austrálii.

Tu je súhrn všetkých plánov alebo verzií, ktoré Google Workspace ponúka.

  • Business Starter – 6 USD/používateľ/mesiac
  • Obchodný štandard – 12 USD/používateľ/mesiac
  • Business Plus – 18 USD/používateľ/mesiac
  • Enterprise – Vlastné ceny, ktoré môžete získať kontaktovaním obchodného tímu pre Google. Je to najdrahšia edícia, no zároveň ponúka najviac funkcií.
  • Google Workspace Individual – 9,99 $ mesačne (7,99 $ mesačne do januára 2022 ako súčasť propagácie)
  • Google Workspace for Education - Zadarmo pre základné funkcie. Prémiové funkcie je možné zakúpiť v rámci platených programov, ktoré zahŕňajú predplatné Education Standard, Teaching and Learning Upgrade a Education Plus.
  • Google Workspace pre neziskové organizácie – Google ponúka funkcie plánu Business Starter neziskovým organizáciám zadarmo a Business Standard 3 USD/používateľa/mesiac a plánu Business Plus za 5,04 USD/používateľa/mesiac. Enterprise editin je tiež ponúkaný so 70% zľavou oproti štandardnej cene.

Prečo Google Workspace?

Najdôležitejšou otázkou je, čo Google Workspace ponúka. Prečo je pre vás to pravé? Jedným z najdôležitejších aspektov služby Google Workspace je, že účty Workspace vytvára správca organizácie, na rozdiel od základných účtov Google, ktoré vytvárajú jednotlivci.

To v podstate znamená väčšiu kontrolu. Správca má väčšiu kontrolu nad predvolenými nastaveniami účtu Workspace, ako aj nad nastaveniami prístupu a zabezpečenia aplikácií. A to všetko sa deje v cloude. IT tím nemusí konfigurovať zariadenia individuálne alebo fyzicky pre vašich zamestnancov alebo študentov. Môžete mať aj samostatné zásady pre ľudí alebo skupiny ľudí.

To vám umožňuje kontrolovať, aké aplikácie a nastavenia chcete povoliť svojim zamestnancom alebo študentom, ktoré jednoducho nemôžete mať s osobnými účtami.

Google Workspace má tiež množstvo ďalších funkcií, ku ktorým nemáte prístup s bezplatným základným účtom. Majte na pamäti, že rozsah funkcií, ktoré Workspace ponúka, sa líši v závislosti od vydania alebo typu plánu.

Základné aplikácie v službe Google Workspace

Väčšina verzií Google Workspace ponúka tieto aplikácie ako súčasť základného prostredia s vylepšenými funkciami.

  • Gmail: Vlastný firemný e-mail pre vašu firmu s ochranou proti spamu a phishingu a e-mailom bez reklám
  • Zoznámte sa: Až 250 účastníkov stretnutia v závislosti od vášho vydania. Získate tiež ďalšie funkcie, ako je digitálna tabuľa, záznamy schôdzí, potlačenie hluku, hlasovanie a otázky a odpovede, oddelené miestnosti, sledovanie účasti, ovládanie moderovania, zdvíhanie rúk, živé vysielanie v rámci domény (podlieha edícii Workspace).
  • Chat a miestnosti (čoskoro sa stanú priestormi): Okrem základných funkcií četu a miestností Google, kde môžete bezproblémovo spolupracovať, ponúka Google Workspace ďalšie vylepšené funkcie. Patria sem pokročilé chatovacie miestnosti s vláknami a prístupom pre hostí. Hosťovský prístup vám umožňuje spojiť sa so zákazníkmi a partnermi, ktorí nie sú súčasťou vašej organizácie. Môžete s nimi spolupracovať na súboroch a dokumentoch z chatu. A s rovnakou úrovňou prístupu a viditeľnosti vaša práca neutrpí.
  • Kalendár: Plánujte stretnutia, zdieľajte kalendáre a prehliadajte a rezervujte si konferenčné miestnosti pomocou Workspace.
  • Drive: Rozšírené cloudové úložisko (od 30 GB po neobmedzené), Disk pre počítač, zdieľané disky pre váš tím, zdieľanie cieľového publika a podpora pre viac ako 100 typov súborov.
  • dokumenty, Listy: Vytvárajte dokumenty na spoluprácu, pomoc pri písaní s inteligentným písaním, automatické opravy pravopisu a návrhy gramatiky, interoperabilitu s balíkom Microsoft Office a vlastnú značku dokumentov.
  • Snímky: Spolupracujte na prezentáciách
  • Formuláre: Budovanie prieskumu, ktoré zahŕňa jednoduchšiu analýzu pomocou inteligentného vyplnenia, inteligentného čistenia a odpovedí, formulárov šablón vlastnej značky
  • Ponechať: Zachyťte nápady pomocou spoločných poznámok
  • Stránky: Spolupracujte pri stavbe lokalít
  • Prúdy: Sociálne siete pre vašu organizáciu, kde môžu zamestnanci navzájom komunikovať a zapájať sa

Ďalšie aplikácie v službe Google Workspace

V závislosti od vašej edície Google Workspace alebo ďalších nákupov ponúka Google Workspace tieto aplikácie predplatiteľom.

  • Domény: Registrácia domény s integrovanou registráciou a konfiguráciou Google Workspace
  • Cloud Search: Inteligentné vyhľadávanie v rámci vášho Google Workspace (údaje prvej a tretej strany)
  • Skupiny a skupiny pre firmy: Zoznamy e-mailov a správa prístupu
  • trezor: Uchovávanie údajov, archivácia a eDiscovery
  • Jamboard: Digitálna tabuľa na spoluprácu, ktorú môžete použiť aj na stretnutiach
  • hlas: Inteligentné hlasové volanie s virtuálnym telefónnym systémom, ktorý funguje na všetkých zariadeniach a webe
  • Apps Script: Zvýšte výkon služieb Google Apps, ako sú Kalendár, Dokumenty, Disk, Gmail, Tabuľky a Prezentácie, pomocou skriptu Apps Script. Skripty môžete zverejniť celému svetu alebo ich ponechať súkromné ​​pre vašu doménu.
  • AppSheet: Vytvárajte aplikácie bez kódu
  • Učebňa: Štruktúrované vzdelávacie priestory pre učiteľov a študentov
  • Doplnky: Integrujte aplikácie tretích strán a doplnky Apps Script

Google Workspace ponúka aj hardvér pre Google Meet, hlasové hovory a Jamboard. Hardvér umožňuje organizáciám, ktoré sa práve teraz rozhodnú pre hybridný model – v kancelárii a pri práci z domu – efektívne pracovať.

Google tiež čoskoro spustí režim Companion v Google Meet, aby podporil rovnosť spolupráce na hybridnom pracovisku. Je to pre organizácie, kde je v konferenčnej miestnosti len málo ľudí, ktorí sa na diaľku spájajú s ostatnými.

Režim Companion poskytuje účastníkom v konferenčnej miestnosti vlastnú video dlaždicu a prístup k ďalším funkciám služby Google Meet, ako je zdvihnutie ruky, hlasovanie atď. na obrazovke, pričom využívajú to najlepšie zo zvukových a iných možností videokonferencie v miestnosti, ktoré ponúka Meet Hardware. ponúka.

Ako používať Google Workspace

Skúsenosti so službou Google Workspace sú odlišné pre platených (najmä správcov) a bezplatných používateľov, a preto sú učenie sa s ňou dve úplne odlišné krivky. Pre koncových používateľov služby Workspace je však používanie aplikácií v službe Google Workspace veľmi podobné, s výnimkou exkluzívnych funkcií.

Ak chcete získať prístup k aplikáciám dostupným pre váš účet Google Worskapce, prejdite na ikonu ponuky „Google Apps“ v ktorejkoľvek službe Google. V ponuke sa zobrazia všetky dostupné aplikácie.

Tu je tip. Či už ste bezplatný alebo platený používateľ služby Google Workspace, Google ponúka rýchle skratky „.new“, ktoré môžete zadať priamo do panela s adresou prehliadača a vytvorí novú položku danej aplikácie.

  • cal.new – Vytvorenie novej udalosti v kalendári
  • doc.new – Vytvorte dokument Google
  • meet.new – začnite nové stretnutie v službe Google Meet
  • sheet.new – Vytvorte novú tabuľku Google
  • slide.new – Vytvorenie novej snímky
  • form.new – Vytvorenie nového formulára
  • keep.new alebo note.new – Vytvorenie novej poznámky
  • site.new – Vytvorte novú stránku
  • jam.new – Spustite novú tabuľu

Používanie služby Google Workspace ako platený používateľ

Ak chcete začať so službou Google Workspace, prejdite na workspace.google.com. Kliknite na tlačidlo „Začíname“ alebo „Začať bezplatnú skúšobnú verziu“ v závislosti od toho, čo vidíte na obrazovke. Pre malý podnik môže byť cesta Business Starter alebo Business Standard. Google ponúka bezplatnú skúšobnú verziu na 14 dní, takže máte dostatok času zorientovať sa a zistiť, či je Google Workspace pre vás to pravé. Zrušte skúšobnú verziu pred uplynutím 14 dní a predplatné vám nebude účtované.

Ak ste jednočlenný tím a žijete v jednej z podporovaných krajín, môžete vyskúšať Google Workspace Individual tu.

Poznámka: Google Workspace Individual nepodporuje vlastné e-mailové adresy.

Keďže Google Workspace je pre firmy, automaticky sa stávate správcom svojej organizácie, keď si ho nastavíte. Keď však do svojej organizácie pridáte nových používateľov, môžete spravovať správcu niekoho iného.

Zadajte názov svojej firmy, počet zamestnancov a krajinu a kliknite na tlačidlo „Ďalej“.

Potom zadajte svoje kontaktné informácie a kliknite na tlačidlo „Ďalej“.

Teraz si musíte vybrať, či máte alebo nemáte doménu. Ak nejakú máte, kliknite na možnosť „Nie, jednu mám“ a môžete zadať doménu, ktorú už vlastníte, a používať ju. Pred tým, ako ju budete môcť skutočne začať používať, budete musieť overiť, že túto doménu vlastníte. V opačnom prípade si ho môžete kúpiť pomocou služby Google Domains. Kliknite na možnosť „Áno, mám jednu, ktorú môžem použiť“. Ak nemáte doménu, môžete si ju kúpiť aj odinakiaľ namiesto Google Domains, no keď si ju kúpite cez Google, nebudete musieť prejsť procesom overenia.

Potom si budete musieť vytvoriť používateľské meno pre svoj účet Google Workspace. Toto by bola prvá firemná e-mailová adresa pre vašu doménu. Po nastavení služby Google Workspace môžete pre svoj tím vytvoriť ďalšie firemné adresy. Vytvorte si heslo a potom kliknite na „Súhlasím a pokračovať“.

Váš Google Workspace je nastavený pomocou firemného účtu Google. Kliknite na „Prejsť na nastavenie“ a môžete spravovať Google Workspace pre svoju organizáciu zo správcovskej konzoly.

Po overení domény môžete do svojej organizácie pridávať nových používateľov a nastavovať aplikácie ako Gmail zo správcovskej konzoly. Ak však nechcete nič z toho urobiť hneď, môžete to zatiaľ preskočiť a urobiť to zo Správcu Google kedykoľvek neskôr.

Správa Google Workspace

Ako správca môžete spravovať a ovládať Google Workspace zo správcovskej konzoly. Či už chcete pridávať alebo odstraňovať používateľov, spravovať organizačné jednotky (žargón spoločnosti Google na vytváranie pravidiel pre vašu organizáciu), vytvárať a spravovať skupiny pre zoznamy adresátov a uplatňovať pravidlá, spravovať, ku ktorým aplikáciám môžu používatelia vo vašej doméne pristupovať a z akého zariadenia, atď. inak to nájdete v správcovskej konzole.

Ak chcete získať prístup do správcovskej konzoly, prejdite na adresu admin.google.com a prihláste sa pomocou svojho účtu Google Workspace. Alebo k nemu môžete pristupovať z ponuky „Aplikácie“ z ktorejkoľvek služby Google. Kliknite na ikonu „Google Apps“ prakticky v ktorejkoľvek službe Google, v ktorej ste prihlásený (google.com, gmail.com atď.)

Potom v aplikáciách kliknite na možnosť „Správca“. Možnosť „Správca“ je dostupná iba pre používateľov pracovného priestoru, ktorí sú správcami organizácie.

Otvorí sa domovská stránka správcovskej konzoly. Skladacia navigačná ponuka vľavo vám umožňuje rýchlo prechádzať všetkými možnosťami správy Google Workspace pre vašu organizáciu.

Pridávanie používateľov do vašej organizácie

Po nastavení služby Google Workspace pre vašu organizáciu je najdôležitejším krokom pridanie používateľov do vašej organizácie. Rovnako ako pri vytváraní firemnej adresy pre seba musíte vytvoriť používateľské mená a heslá pre ostatných používateľov, ktorých chcete pridať, a zdieľať s nimi poverenia. Musíte im tiež prideliť licencie, aby ste mohli využívať služby.

Prejdite do svojej správcovskej konzoly a v navigačnej ponuke vľavo kliknite na možnosť „Adresár“.

Pod ním sa rozbalí niekoľko možností. Z dostupných možností kliknite na „Používatelia“.

Potom vyberte organizačnú jednotku z „Všetky organizácie“, do ktorej chcete používateľa pridať. Ak nemáte veľký tím, kliknite na tlačidlo „Pridať nového používateľa“ a pridajte používateľov po jednom.

Zadajte informácie o používateľovi: jeho meno a priezvisko a potom jeho primárny e-mail. Pracovný priestor by navrhol používateľské meno pre primárny e-mail, ktoré by sa líšilo od všetkých existujúcich e-mailov vo vašej doméne; môžete ho použiť alebo ho zadať sami.

Ak má vaša organizácia viac ako jednu doménu, môžete vybrať inú doménu. Kliknite na šípku nadol vedľa znaku @ a vyberte doménu z rozbaľovacej ponuky.

Potom zadajte sekundárny e-mail používateľa. Sekundárny e-mail môže byť ich osobný e-mail, na ktorý dostanú podrobnosti o účte. Môžete tiež zadať svoju vlastnú e-mailovú adresu, aby ste získali prihlasovacie informácie a poslali im ich neskôr.

Potom kliknite na šípku vedľa položky „Spravovať heslo používateľa, organizačnú jednotku a profilovú fotku“. Nastavenie profilovej fotky alebo úprava organizačnej jednotky je voliteľná.

Musíte však nastaviť heslo pre nového používateľa. Heslo môžete vygenerovať automaticky alebo zadať svoje vlastné. Ak chcete používateľa požiadať o nastavenie nového hesla pri prihlásení, musíte túto možnosť povoliť.

Po pridaní všetkých informácií kliknite na tlačidlo „Pridať nového používateľa“.

Za predpokladu, že používateľské meno nie je v rozpore s existujúcim používateľským menom, nový používateľ bude úspešne pridaný. Ak nie, zobrazí sa výzva na vyriešenie konfliktu.

Teraz už zostáva len zdieľať prihlasovacie údaje s určenou osobou a môže začať používať Google Workspace. Ak ste používateľa požiadali, aby si po prihlásení zmenil heslo, bude mať na zmenu hesla 48 hodín. Po uplynutí času platnosť odkazu na obnovenie vyprší a vy (správca) pre nich budete musieť vytvoriť nové heslo.

V prípade nového používateľa môže aktivácia všetkých služieb Google Workspace trvať až 24 hodín. Ak sa počas tohto obdobia pokúsite o prístup k službe, môže sa vám zobraziť správa, že nemáte prístup.

Hromadné pridávanie používateľov

Pre veľkú organizáciu môžete používateľov pridávať aj hromadne a existuje veľa možností, ako to urobiť. V závislosti od typu vašej organizácie si môžete vybrať, čo je pre vás to pravé.

  • Pridajte používateľov zo súboru CSV
  • Ak viete programovať, použite Admin SDK Directory API
  • Synchronizujte údaje zo servera LADP, ako je napríklad Microsoft Active Directory
  • Migrujte z HCL Notes do Google Workspace
  • Pridajte používateľov s existujúcimi účtami Google

Pred hromadným pridávaním používateľov do služby Google Workspace sa musíte uistiť, že máte dostatok licencií. V opačnom prípade si kúpte viac, ak to váš plán umožňuje.

Urobte z používateľa správcu

Supersprávcu môžete urobiť z iného používateľa (používateľov) v organizácii. Predvolene je supersprávcom osoba, ktorá vytvára a nastavuje Google Workspace pre organizáciu. Supersprávca má úplný prístup k úlohám správy vašej organizácie, takže túto rolu prideľujte iba ľuďom, ktorým dôverujete. V prípade obmedzených zodpovedností im môžete priradiť konkrétne roly správcu, ako je správca skupín, správca správy používateľov, správca Help Desk, správca služieb atď.

V navigačnej ponuke vľavo kliknite na možnosť „Adresár“ a z rozbaleného zoznamu vyberte možnosť „Používatelia“. Nájdite používateľa v zozname používateľov a kliknite na jeho meno.

Otvorí sa stránka ich účtu. Posuňte zobrazenie nadol a kliknite na možnosť „Úlohy a oprávnenia správcu“.

Potom kliknite na možnosť pre rolu „Super správca“.

Tým sa zobrazia prepínače vedľa všetkých dostupných vopred vytvorených rolí. Ak chcete, aby sa stali supersprávcami, povoľte prepínač vedľa neho. Ak im chcete priradiť konkrétnu rolu správcu, povoľte prepínač vedľa požadovanej roly. Môžete si tiež vytvoriť vlastné roly, ak vopred pripravené roly nie sú vo vašej uličke.

A ta-da! Máte niekoho iného, ​​kto sa s vami podelí o povinnosti správcu.

Používanie služby Google Workspace ako bezplatný používateľ

Ak chcete povoliť integrované prostredie, ktoré Google Workspace ponúka pre bezplatné účty, prejdite do svojho účtu Gmail a kliknite na ikonu Nastavenia v pravom hornom rohu.

Vpravo sa zobrazí panel rýchlych nastavení. Kliknite na „Zobraziť všetky nastavenia“.

Potom z možností nastavenia vyberte kartu „Chat and Meet“.

V Rozhovore vyberte „Rozhovor Google“ namiesto „Klasické hangouty“.

Môže sa zobraziť uvítací banner. Pokračujte kliknutím na „OK“.

Potom kliknite na „Uložiť zmeny“.

Gmail sa znova načíta a teraz budete mať nové integrované prostredie s rozhovorom a miestnosťami v Gmaile.

Jedným z najlepších doplnkov, ktoré prichádza so službou Google Workspace, je miestnosť (čoskoro Spaces) v službe Google Chat. Miestnosti sú centrom komunikácie a spolupráce. Môžete chatovať s členmi miestnosti, zdieľať súbory, prideľovať úlohy a robiť oveľa viac, a to všetko na jednom mieste pomocou Miestnosti. Ak ste niekedy používali Microsoft Teams, Miestnosti sú ako kanály Teams.

Môžete tiež otvárať súbory v Dokumentoch, Tabuľkách a Prezentáciách Google priamo v miestnostiach a pracovať s nimi priamo tam. Všetky súbory, ktoré nahráte do miestnosti, sú vždy ľahko dostupné na karte „Súbory“. A môžete sledovať úlohy, ktoré tím potrebuje urobiť, a prideľovať ich ľuďom na karte „Úlohy“.

Ak sa chcete dozvedieť, ako používať miestnosti v službe Google Chat, prejdite sem.

Vzhľadom na to, ako sa práca za posledný rok úplne zmenila, Google Workspace prináša veľmi potrebné zmeny, aby bola spolupráca bezproblémová, či už pracujete na diaľku alebo nie. A so službou Google Workspace pre každého ju môžete dokonca použiť na organizáciu svojho osobného života.