Keď sa možnosť súkromného rozhovoru stane nepríjemnou, je čas sa jej zbaviť
Mnoho škôl a organizácií používa Microsoft Teams na spoluprácu a komunikáciu, najmä v súčasnosti. Je to jedna z najlepších aplikácií na tento účel s mnohými funkciami na uľahčenie komunikácie.
Niekedy je však dôležité obmedziť túto jednoduchosť a úroveň komunikácie, najmä súkromnej komunikácie. Situácia môže byť až príliš bežná, napríklad keď niekto začne tieto funkcie zneužívať, alebo je to v rozpore s pravidlami školy/firmy. Súkromné chaty sú jednou z takýchto funkcií, ktoré môžu byť pre mnohé školy a organizácie obťažujúce. A nezostáva žiadna iná možnosť, len to zakázať.
Hoci sa to môže zdať ako extrémny krok, stáva sa nevyhnutným. Našťastie, Microsoft Teams má opatrenia na dosiahnutie tohto výkonu pomerne ľahko. A študenti/zamestnanci budú mať komunikáciu cez kanál, takže to nie je tak, že by ste úplne obmedzili všetku komunikáciu.
Zakázať súkromný chat v Microsoft Teams
V Microsoft Teams môžete úplne zakázať súkromné rozhovory pre celú organizáciu, t. j. žiadni používatelia vašej organizácie/školy nebudú mať možnosť mať súkromné rozhovory s inými používateľmi. Karta „Rozhovor“ pre celú organizáciu jednoducho zmizne. Je to užitočné v prípadoch, keď pravidlá vašej organizácie obmedzujú súkromnú komunikáciu.
Ďalšou možnosťou, ktorá poskytuje väčšiu flexibilitu, je deaktivácia súkromných rozhovorov pre podskupinu používateľov a nie pre celú organizáciu. Toto je praktickejšia voľba pre školy, ktoré by chceli obmedziť súkromnú komunikáciu pre všetkých študentov a nie pre učiteľov, alebo len pre mladších študentov.
Poznámka: Iba ľudia s prístupom správcu môžu zmeniť tieto nastavenia a zakázať čet v Microsoft Teams.
Zakázať súkromné rozhovory pre celú organizáciu
Prejdite na stránku admins.teams.microsoft.com a prihláste sa pomocou svojho účtu Microsoft. Otvorí sa panel správcu. V navigačnej ponuke vľavo kliknite na „Zásady zasielania správ“.
Ak chcete zmeniť politiku pre celú organizáciu, kliknite na možnosť „Globálne (predvolené pre celú organizáciu)“.
Potom nájdite v zozname možnosť „Rozhovor“ a vypnite prepínač, aby ste ju deaktivovali.
Potom kliknutím na tlačidlo „Uložiť“ v dolnej časti uložte zmeny globálnej politiky.
Platnosť zásad môže trvať od niekoľkých minút do niekoľkých hodín. A keď sa tak stane, karta „Rozhovor“ zmizne z navigačného panela vľavo v aplikácii Microsoft Teams pre všetkých.
Zakázať súkromné rozhovory pre niektorých používateľov
Ak chcete zakázať súkromné rozhovory iba pre podskupinu používateľov v organizácii, prejdite na adresu admin.teams.microsoft.com a otvorte zásady odosielania správ z navigačnej ponuky vľavo.
Otvoria sa existujúce zásady správ, predvolené a vlastné (ak existujú). Kliknutím na možnosť „Pridať“ vytvoríte novú vlastnú politiku.
Otvorí sa obrazovka s nastaveniami politiky. Zadajte názov a popis (voliteľné) pre politiku, ktoré uľahčia sledovanie medzi všetkými vlastnými politikami.
Potom prejdite na „Rozhovor“ a vypnite prepínač, aby ste zakázali rozhovor. Tým zostane zvyšok nastavení rovnaký ako pre ostatných používateľov (ak použijete predvolené nastavenia pre všetkých). Potom kliknite na tlačidlo „Uložiť“.
Po vytvorení politiky je čas priradiť ju používateľom, na ktorých ju chcete použiť. Po uložení politiky sa automaticky vrátite na obrazovku Zásady zasielania správ. Prejdite na svoju novovytvorenú politiku a kliknutím na možnosť „skontrolovať“ vľavo ju vyberte.
Potom kliknite na možnosť „Spravovať používateľov“.
Vpravo sa zobrazí obrazovka na správu používateľov. Vyhľadajte a pridajte mená používateľov, na ktorých chcete použiť politiku.
Potom kliknite na tlačidlo „Použiť“. Pre týchto používateľov budú teraz platiť vlastné pravidlá a už nebudú mať prístup k súkromnej karte „Rozhovor“ v Microsoft Teams.
Zakázať rozhovor v schôdzach v Microsoft Teams
Zakázanie súkromného chatu niekedy nestačí. Stretnutie chat je ďalším miestom, ktoré je klasickým príkladom funkcií, ktoré môžu byť zneužité v Microsoft Teams, najmä študentmi. Môže to dokonca viesť k narušeniu vyučovania. A na zvládnutie chaosu zostáva jediná možnosť – obmedziť komunikáciu aj na stretnutí. Podobne ako pri súkromných četoch, aj na deaktiváciu tohto nastavenia potrebujete prístup správcu k vašej organizácii.
Prejdite na stránku admin.teams.microsoft.com a prihláste sa pomocou svojho účtu správcu. Potom kliknite na „Stretnutia“ na navigačnom paneli vľavo. Ďalšie možnosti schôdzí sa rozšíria nižšie.
V týchto možnostiach kliknite na „Zásady stretnutia“.
Otvorí sa stránka pravidiel schôdze. Prejdite na „Globálne (predvolené nastavenie pre celú organizáciu)“.
Potom prejdite nadol do sekcie „Účastníci a hostia“. A kliknite na rozbaľovaciu ponuku vedľa položky „Povoliť rozhovor na stretnutiach“. Zo zoznamu vyberte možnosť „Zakázané“.
Potom kliknutím na možnosť „Uložiť“ aplikujte zmeny.
Nastavenie trvá nejaký čas (niekoľko minút až niekoľko hodín), kým sa prejaví. Ak sa to ani po určitom čase neprejaví, pomôže reštartovanie Microsoft Teams.
Poznámka: Toto deaktivuje rozhovor schôdze iba pri stretnutiach uskutočnených s možnosťou „Stretnúť sa teraz“, nie schôdze kanálov. Rozhovory na schôdzi tiež nemôžete vypnúť iba pre konkrétne schôdze.
Vypnutie chatu v Microsoft Teams je extrémny krok vzhľadom na množstvo možností využitia, ktoré ponúka. Môže to byť skutočne užitočné pri komunikácii, najmä pri súkromných rozhovoroch a rozhovoroch na stretnutiach. Keď však používanie začne prevažovať nad problémami, ktoré spôsobuje, nezostáva iná možnosť, ako ísť do extrémov a deaktivovať tieto úžasné funkcie.