Vytvorte rozbaľovací zoznam položiek v Exceli, aby bolo zadávanie údajov jednoduchšie, rýchlejšie a bez chýb. Pomocou funkcie overenia údajov programu Excel môžete jednoducho vytvárať rozbaľovacie zoznamy na zadávanie údajov do pracovného hárka alebo zošita.
Rozbaľovací zoznam alebo rozbaľovacia ponuka Excelu je grafický ovládací prvok, ktorý umožňuje používateľom vybrať si možnosť zo zoznamu preddefinovaných možností. Zadávanie údajov tak bude jednoduchšie, rýchlejšie a zníži sa nepresnosti a preklepy.
Používatelia si napríklad môžu z rozbaľovacej ponuky jednoducho vybrať stav práce ako DOKONČENÉ. Ak im však poskytnete možnosť zadať ho manuálne, môžu zadať celé slovo FINISHED alebo PENDING alebo ONGOING alebo FAILED. Zadanie stavu pre každú prácu zaberie veľa času, ale ak by išlo o rozbaľovací zoznam, urýchli to proces zadávania údajov.
V tomto príspevku vám ukážeme rýchly a jednoduchý spôsob, ako vytvoriť rozbaľovací zoznam pomocou údajov z buniek alebo ručným zadaním údajov alebo pomocou vzorcov v Exceli.
Vytvorenie rozbaľovacieho zoznamu pomocou údajov z buniek
Môžete si napríklad vytvoriť rozbaľovaciu ponuku na sledovanie stavu každej z ciest, ktoré plánujete absolvovať (ako je znázornené na obrázku nižšie).
Najprv zadajte položky, ktoré sa majú zobraziť v rozbaľovacej ponuke v poli buniek. Môžete to urobiť na hárku, ktorý bude obsahovať rozbaľovacie zoznamy, alebo na inom hárku.
V tomto príklade sme zadali zoznam položiek pre rozbaľovací zoznam v hárku 2.
Vráťte sa na Hárok 1 a potom vyberte bunku B2 (toto je bunka, kde nastavíte rozbaľovaciu ponuku).
Ďalej prejdite na kartu „Údaje“ a kliknite na ikonu „Overenie údajov“ a z rozbaľovacej ponuky vyberte „Overenie údajov“.
V dialógovom okne „Overenie údajov“ vyberte „Zoznam“ z rozbaľovacej ponuky „Povoliť:“ a kliknite na „OK“.
Kliknite do poľa „Zdroj“ a môžete si vybrať zoznam položiek, ktoré chcete pridať, ako možnosti, ktoré sa zobrazia v zozname.
Teraz vyberte zoznam položiek (A1:A5) z hárku 2.
A miesto, kde sa hodnoty pre rozbaľovaciu ponuku automaticky pridajú do poľa Zdroj. Teraz kliknite na „OK“. Ak zrušíte začiarknutie možnosti „Ignorovať čiernu“, Excel prinúti používateľov vybrať hodnotu zo zoznamu.
Teraz ste vytvorili rozbaľovací zoznam v bunke B2 stĺpca Stav.
Ak chcete skopírovať rozbaľovací zoznam do všetkých 5 riadkov, jednoducho kliknite na malý zelený štvorec v ľavej dolnej časti rozbaľovacieho poľa a potiahnite ho nadol nad bunku B6.
Teraz sa rozbaľovací zoznam skopíruje z bunky B2 do bunky B6.
Vytvorenie rozbaľovacieho zoznamu ručným zadaním údajov
Prípadne môžete položky pridať priamo do rozbaľovacej ponuky tak, že ich manuálne zadáte do poľa „Zdroj“ v dialógovom okne Overenie údajov.
V tomto príklade pridávate rozbaľovací zoznam podľa sezóny, v ktorej mestá navštevujete. Vyberte bunku C2 a vytvorte rozbaľovací zoznam.
Otvorte dialógové okno „Overenie údajov“ na karte „Údaje“.
Vyberte „Zoznam“ z kritérií overenia a zadajte svoj zoznam do poľa „Zdroj“. Všetky položky by sa mali zadávať bez medzier, medzi jednotlivými položkami oddelené čiarkou.
Tu zadajte do zdrojového poľa „jar, leto, jeseň, zima“ a kliknite na „OK“.
Teraz sa všetky položky (možnosti) zadané do poľa Zdroj zobrazia v rôznych riadkoch v rozbaľovacom zozname. Potom môžete pretiahnuť a skopírovať zoznam do zvyšku riadkov, ako ste to urobili v predchádzajúcej metóde.
Vytvorenie rozbaľovacieho zoznamu pomocou vzorcov
Ďalším spôsobom, ako môžete vytvoriť rozbaľovací zoznam, je použiť vzorec OFFSET v zdrojovom poli.
V tomto príklade vytvárame rozbaľovací zoznam v stĺpci Rok. Vyberte bunku D1 a prejdite do časti Údaje –> Nástroje údajov –> Overenie údajov.
V oknách Overenie údajov zadajte toto pole zdroja vzorca namiesto odkazu na bunku alebo manuálne zadaných položiek:
=OFFSET(odkaz, riadky, stĺpce, [výška], [šírka])Teraz zadajte zoznam položiek pre rozbaľovací zoznam (rok) na hárku 2.
Vo vzorci zadajte odkaz na bunku ako B1 (počiatočný bod zoznamu), zadajte riadky a stĺpce ako 0, aby ste sa vyhli posunutiu odkazu, a zadajte ako výšku ako 5 pre položky v zozname.
=OFFSET(Hárok2!$B$1,0,0,5)Ak teraz zadáte tento vzorec do zdrojového poľa, vráti pole so zoznamom rokov (B1:B5).
Tým sa vytvorí rozbaľovací zoznam, ktorý zobrazuje všetky roky v rozsahu buniek B1:B5 hárku 2.
Odstránenie rozbaľovacieho zoznamu
V Exceli môžete tiež odstrániť rozbaľovací zoznam. Ak chcete odstrániť rozbaľovací zoznam, vyberte bunku s rozbaľovacím zoznamom. Potom prejdite na Údaje –> Nástroje údajov –> Overenie údajov.
Kliknite na tlačidlo „Vymazať všetko“ v ľavom dolnom rohu dialógového okna „Overenie údajov“ a kliknite na „OK“. Tým sa odstráni rozbaľovací zoznam vo vybratej bunke.
Ak chcete odstrániť všetky rozbaľovacie zoznamy v pracovnom hárku, začiarknite políčko „Použiť tieto zmeny na všetky ostatné bunky s rovnakými nastaveniami“ pred kliknutím na tlačidlo „Vymazať všetko“. Potom kliknite na tlačidlo „OK“ a použite.
Teraz môžete vytvárať a odstraňovať rozbaľovacie zoznamy podľa tohto podrobného sprievodcu.