Môžete skontrolovať pravopisné chyby v jednej bunke, viacerých bunkách, celom hárku, viacerých hárkoch alebo celom zošite Excelu.
Väčšina ľudí vie o funkciách kontroly pravopisu a automatických opráv programov Microsoft Word a Powerpoint, ale viete, že MS Excel tiež uľahčuje funkciu kontroly pravopisu. Nie je taký výkonný a pokročilý ako Word, ale ponúka základné funkcie kontroly pravopisu. Umožňuje vám skontrolovať pravopis slov v bunkách pracovných hárkov a uistiť sa, že vaše hárky sú bezchybné.
Na rozdiel od programov Microsoft Word a PowerPoint Excel automaticky nekontroluje gramatické problémy ani nekontroluje váš pravopis počas písania (podčiarknutím červenou farbou). MS Excel vás upozorní na pravopisné chyby iba pri manuálnom spustení funkcie kontroly pravopisu. Excel tiež nekontroluje gramatické chyby.
Väčšinu času ignorujeme pravopisné chyby v Exceli, pretože často pracujeme s číslami a vzorcami. Niekedy však musíte skontrolovať, či ste neurobili nejaké pravopisné chyby pri vytváraní niektorých zostáv a množín údajov, ktoré môžu obsahovať texty, ako sú štítky stĺpcov a riadkov alebo v celom pracovnom hárku. Naučme sa, ako vykonať kontrolu pravopisu v jednej bunke, viacerých bunkách, celom hárku, viacerých hárkoch naraz alebo v celom zošite.
Ako vykonať kontrolu pravopisu v Exceli
Kontrolu pravopisu v programe Microsoft Excel môžete jednoducho vykonať podľa týchto krokov:
Existujú dva spôsoby spustenia funkcie kontroly pravopisu v Exceli: K nástroju môžete pristupovať z pásu kariet Excelu alebo pomocou klávesovej skratky.
Najprv otvorte tabuľku s niekoľkými pravopisnými chybami a vyberte ľubovoľnú bunku. Prejdite na kartu „Recenzia“ a kliknite na tlačidlo „Pravopis“ vľavo v skupine Korektúra na páse s nástrojmi Excel.
Prípadne môžete tiež stlačiť klávesovú skratku F7, aby ste otvorili dialógové okno Pravopis. Ak vyberiete akúkoľvek jednu bunku v tabuľke, Excel automaticky skontroluje pravopisné chyby v celej aktuálnej tabuľke.
V každom prípade sa otvorí dialógové okno Pravopis. Excel začne kontrolovať pravopisné chyby vo vašom hárku a poskytne návrhy na správny pravopis.
V dialógovom okne Pravopis vyberte návrh z poľa „Návrhy:“ a kliknutím na tlačidlo „Zmeniť“ opravte preklep slova. Po oprave pravopisu sa presunie na ďalšiu chybu. Toto pole sa zobrazí iba pre bunky s nesprávne napísanými slovami. Tu vyberieme prvé slovo „Pravdepodobnosť“ zo zoznamu návrhov, čím nahradíme nesprávne napísané slovo „Pravdepodobnosť“ a klikneme na tlačidlo „Zmeniť“.
Po oprave pravopisu vám Excel zobrazí „Kontrola pravopisu dokončená. Správa je dobrá. Pokračujte kliknutím na „OK“ vo výzve.
Excel vám zobrazí dialógové okno Pravopis iba vtedy, ak sa v hárku našli nejaké chyby. Ak sa nenašla žiadna chyba, Excel vám zobrazí rovnakú správu vyššie.
Ak funkcia kontroly pravopisu nefunguje (t. j. tlačidlo „Pravopis“ na karte Kontrola je sivé.), je to pravdepodobne preto, že je vaša tabuľka chránená. Pred kontrolou pravopisných chýb „zrušte ochranu“ pracovného hárka.
Rôzne možnosti dialógového okna pravopisu
Skôr než sa naučíme, ako vykonávať kontrolu pravopisu pre bunky, celé pracovné hárky, viaceré pracovné hárky alebo celý zošit, mali by sme pochopiť rôzne možnosti v dialógovom okne Pravopis a ako ich prispôsobiť. Pri oprave slov je potrebné zvoliť vhodné možnosti.
Nasledujú niektoré z funkcií, ktoré uvidíte v dialógovom okne Pravopis:
- Ignorovať raz - Keď kontrola pravopisu narazí na slovo, ktoré identifikuje ako chybu, a slovo je skutočne správne pre vaše účely, kliknite na tlačidlo „Ignorovať raz“, aby ste ignorovali aktuálny návrh chyby kontroly pravopisu. napr. Mená, adresy atď.
- Ignorovať všetko – Kliknite na túto možnosť, ak chcete ignorovať všetky výskyty aktuálnych nesprávne napísaných slov a zachovať pôvodné hodnoty. Napríklad, ak sa rovnaký názov opakuje viackrát, kliknutím na túto možnosť preskočíte všetky tieto slová bez toho, aby ste ich zmenili, a ušetríte tak čas.
- Pridať do slovníka - Ak Excel považuje aktuálne slovo za chybu, ale je to správne slovo, ktoré používate pomerne často, potom môžete toto nesprávne napísané slovo pridať do slovníka programu Microsoft Excel, pokiaľ sa slovo používa správne. Tým sa slovo stane súčasťou slovníka MS a v budúcnosti nebude označené ako chyba v žiadnom zošite ani v iných produktoch spoločnosti Microsoft.
- Zmeniť – Keď sa zistí chyba kontroly pravopisu, Excel vám zobrazí zoznam návrhov. Vyberte jedno z navrhovaných slov a kliknutím na toto tlačidlo nahradíte aktuálne vybraté nesprávne napísané slovo správnym.
- Zmeniť všetko – Táto možnosť nahradí všetky výskyty nesprávne napísaného slova, ako aj aktuálneho slova vybratým návrhom.
- Automatické opravy – Kliknutím na túto možnosť umožníte Excelu automaticky opraviť nesprávne napísané slovo s vybratým návrhom. Tiež pridá slovo do zoznamu automatických opráv, čo znamená, že ak v budúcnosti zadáte rovnaké nesprávne napísané slovo, Excel ho automaticky prevedie na vybratý návrh.
- Jazyk slovníka – Pomocou tejto rozbaľovacej ponuky môžete zmeniť jazyk slovníka Excel.
- možnosti – Toto tlačidlo vás prenesie do „Možnosti programu Excel“, kde si môžete prezrieť alebo upraviť predvolené nastavenia kontroly pravopisu.
- Vrátiť späť posledné – Kliknutím na toto tlačidlo zrušíte poslednú akciu.
Prispôsobenie nastavení kontroly pravopisu v Exceli
Ak chcete zmeniť predvolené nastavenia kontroly pravopisu v Exceli, kliknite na „Možnosti“ v dialógovom okne Pravopis alebo prejdite na kartu „Súbor“ a kliknite na „Možnosti“.
Na karte Korektúra v možnostiach Excelu nájdete predvolené nastavenia kontroly pravopisu, ktoré si môžete prispôsobiť podľa svojich potrieb a požiadaviek.
Excel ignoruje slová, ktoré sú napísané veľkými písmenami (HEETHEN), text, ktorý obsahuje čísla (Rage123), adresy IP/súborov alebo internetové kódy a nebudú považované za chybu. Tiež označí opakované slová ako chybu. Napríklad, ak napíšete „Pozdraviť môjho malého priateľa“, zobrazí sa príznak, dodatočný „to“ ako chyba. Ak chcete, môžete tieto možnosti povoliť alebo zakázať.
Ak chcete pridať alebo upraviť slovník Excel, kliknite na možnosť „Vlastné slovníky“.
Potom, ak chcete upraviť zoznam slov vo vlastných slovníkoch, vyberte „CUSTOM.DIC“ v časti Zoznam slovníkov a kliknite na tlačidlo „Upraviť zoznam slov…“.
Do poľa „Slová:“ zadajte slovo, ktoré chcete pridať do slovníka, a kliknite na „Pridať“. Ak chcete zo zoznamu odstrániť už pridané slovo, vyberte slovo a kliknite na „Odstrániť“ alebo „Odstrániť všetko“, čím odstránite všetky slová. Potom dvakrát kliknite na tlačidlo „OK“, čím zatvoríte obe dialógové okná.
Žiadne slovo pridané do vlastných slovníkov tiež nebude označené ako chyba v iných produktoch spoločnosti Microsoft. Ak ste slovo pridali do vlastného slovníka v Exceli, nebude to považované za chybu vo Worde alebo Powerpointe a naopak.
Ak chcete zmeniť nastavenia automatických opráv, kliknite na „Možnosti automatických opráv“ v Možnostiach programu Excel.
Tu môžete prispôsobiť nastavenia automatických opráv.
Pri písaní sa môže stať, že niektoré slová v pracovnom hárku prepíšete niekoľkokrát nesprávne. Tieto chyby môžete opraviť pridaním týchto slov do zoznamu automatických opráv. Týmto spôsobom Excel automaticky opraví tieto slová počas písania.
Ak to chcete urobiť, zadajte nesprávne napísané slovo do časti „Nahradiť“ a vyberte správne slovo zo zoznamu nižšie alebo ho zadajte do časti „S“. Potom kliknite na tlačidlo „OK“ a použite.
Kontrola pravopisu jednej bunky/textu v Exceli
Excel vám umožňuje skontrolovať pravopisné chyby v jednej bunke (Word).
Ak chcete skontrolovať pravopis akejkoľvek jednej bunky v dokumente programu Excel, vyberte bunku a dvakrát na ňu kliknite alebo stlačte kláves F2, čím vstúpite do režimu úprav. Uistite sa, že ste v režime úprav v bunke. Ak ste v režime úprav, textový kurzor sa nachádza v bunke a v stavovom riadku v ľavom dolnom rohu okna Excelu sa zobrazí „Upraviť“ (ako je znázornené nižšie).
Potom kliknite na tlačidlo „Pravopis“ na karte Kontrola alebo stlačte kláves F7.
Ak Excel nájde nejaké pravopisné chyby, zobrazí pole návrhov, v opačnom prípade zobrazí správu so správou „Kontrola pravopisu je dokončená“.
Vyberte správne slovo a kliknutím na „Zmeniť“ opravte pravopis. Potom kliknite na „OK“ v dialógovom okne Kontrola pravopisu dokončená.
Kontrola pravopisu viacerých buniek/slov v jednom pracovnom hárku
Ak chcete skontrolovať pravopis vo viacerých bunkách naraz, môžete to urobiť tak, že vyberiete iba tieto bunky a použijete dialógové okno Pravopis. Táto metóda je užitočná, keď chcete preskočiť stĺpec mena alebo adresy z kontroly chýb, pretože mená a adresy sú zvyčajne označené ako pravopisné chyby.
Najprv vyberte bunky alebo rozsahy alebo stĺpce alebo riadky, v ktorých chcete skontrolovať pravopis. Ak vyberáte susediace bunky, výber vykonáte jednoducho potiahnutím myšou alebo Shift + šípky.
Ak chcete vybrať nesusediace bunky (bunky, ktoré nie sú vedľa seba), môžete stlačiť a podržať kláves Ctrl a kliknúť na bunky, ktoré chcete vybrať. Ak máte na výber veľký počet buniek, stlačte a uvoľnite Shift + F8 a potom kliknite na toľko buniek, koľko ich chcete vybrať. Potom znova stlačte Shift + F8, aby ste vypli režim výberu.
Po výbere buniek sa prepnite na kartu „Recenzia“ a na páse s nástrojmi vyberte „Pravopis“ alebo stlačte kláves F7.
Zobrazí sa dialógové okno Pravopis s niekoľkými návrhmi na nahradenie prvého nesprávne napísaného slova (ak Excel nejaké našiel) vo vybratých bunkách alebo rozsahoch.
Potom vyberte správny návrh, kliknite na možnosť „Zmeniť“ alebo použite „Automatické opravy“ na automatický výber správneho pravopisu a prechod na ďalšie nesprávne napísané slovo.
Prípadne môžete kliknúť na „Ignorovať raz“, aby ste návrh zamietli a prešli na ďalšie nesprávne napísané slovo.
Po oprave prvého nesprávne napísaného slova vám v tom istom dialógovom okne zobrazí návrhy na ďalšie nesprávne napísané slovo. Vyberte vhodné možnosti na opravu chyby. Podobne môžete opraviť všetky nesprávne napísané slová, jedno po druhom.
Po oprave všetkých nesprávne napísaných slov sa zobrazí výzva „úspech“.
Kontrola pravopisu v celom pracovnom hárku
Ak chcete skontrolovať pravopis celého pracovného hárka v programe Excel, vyberte ľubovoľnú bunku v hárku, ktorú chcete skontrolovať, alebo kliknite na kartu hárka, na ktorej chcete spustiť kontrolu pravopisu, a kliknite na možnosť „Pravopis“ (alebo stlačte kláves F7 ) na karte „Recenzia“.
Excel začne kontrolovať chyby a poskytne návrhy na ich opravu.
Keď spustíte kontrolu pravopisu, skontroluje sa pravopis od aktuálne vybratej bunky a ďalej až do konca pracovného hárka. Ak vyberiete bunku A1, Excel začne kontrolovať všetky bunky v prvom riadku (zľava doprava), potom sa presunie do druhého riadku a skontroluje všetky bunky v druhom riadku (zľava doprava) a potom prejde na tretí rad a tak ďalej.
Napríklad, ak vyberiete A4, jednoducho prejde cez všetky bunky riadku 4 (vodorovne) a potom riadky pod ním. Po skontrolovaní všetkých buniek po A4 vám Excel zobrazí okno s výzvou „Chcete pokračovať v kontrole na začiatku hárka?“. Kliknutím na „Áno“ budete pokračovať v kontrole pravopisu od začiatku, ako je uvedené nižšie.
Kontrola pravopisu vo viacerých hárkoch naraz
V Exceli môžete kontrolovať pravopis viacerých pracovných hárkov naraz. Tu je postup:
Ak chcete skontrolovať pravopis vo viacerých hárkoch, stlačte a podržte kláves Ctrl a vyberte karty viacerých hárkov, ktoré chcete skontrolovať. Spustite kontrolu pravopisu kliknutím na tlačidlo „Pravopis“ na karte „Preskúmať“ alebo stlačením klávesu F7.
Tým sa spustí proces kontroly pravopisu a v dialógovom okne sa postupne objavia všetky chyby.
Vyberte vhodné možnosti na opravu všetkých chýb a zobrazí sa dialógové okno, ktoré vás upozorní správou s potvrdením.
Kontrola pravopisu vo všetkých pracovných hárkoch v zošite naraz
Ak máte vo svojom zošite veľa pracovných hárkov, môžete ich jednoducho skontrolovať naraz.
Ak chcete skontrolovať pravopis všetkých hárkov v zošite, kliknite pravým tlačidlom myši na kartu ľubovoľného hárka a z kontextovej ponuky vyberte možnosť „Vybrať všetky hárky“.
Týmto vyberiete všetky pracovné hárky v zošite. Potom stlačte F7 alebo kliknite na tlačidlo „Pravopis“ na karte Kontrola. Keď sú vybraté všetky pracovné hárky, všetky karty sa zobrazia s bielym pozadím, ako je znázornené nižšie.
Teraz Excel skontroluje pravopis všetkých pracovných hárkov v zošite.
Kontrola pravopisu slov vo vzorci
Ak sa pokúsite skontrolovať text, ktorý je súčasťou vzorca, nebude to fungovať a kontrola pravopisu sa vráti na začiatok hárka. V režime úprav môžete skontrolovať iba text, ktorý sa nachádza v plášti vzorca.
Ak chcete skontrolovať pravopis slov vo vzorci, dvakrát kliknite na bunku so vzorcom alebo vyberte slová vo vzorci na riadku vzorcov. Potom stlačením klávesu F7 alebo kliknutím na tlačidlo „Pravopis“ na karte Kontrola s nástrojmi spustite kontrolu pravopisu.
Zvýraznite pravopisné chyby pomocou makra Excel VBA
Na nájdenie a zvýraznenie nesprávne napísaných slov v aktuálnom pracovnom hárku môžete dokonca použiť makro Excel. Na to musíte vytvoriť makro v editore VBA. Urobíte to takto:
Najprv otvorte pracovný hárok, v ktorom chcete zvýrazniť nesprávne napísané slová. Potom kliknite na tlačidlo „Visual Basic“ na karte „Developer“ alebo stlačením klávesovej skratky Alt + F11 otvorte editor Excel VBA.
V editore Microsoft VBA kliknite na ponuku „Vložiť“ a vyberte možnosť „Modul“.
Potom skopírujte a prilepte nasledujúci kód do editora modulov:
Sub ColorMisspelCells() Pre každý cl v ActiveSheet.UsedRange If Not Application.CheckSpelling(Word:=cl.Text) Then _ cl.Interior.ColorIndex = 8 Ďalší cl End SubPo vložení kódu kliknite na tlačidlo „Spustiť“ na paneli s nástrojmi alebo stlačte kláves „F5“ na spustenie makra.
Po spustení makra skontrolujte pracovný hárok. A všetky bunky s nesprávne napísanými slovami by boli zvýraznené, ako je uvedené nižšie.
To je všetko, čo potrebujete vedieť o kontrole pravopisu v Exceli.