Majte na svojich stretnutiach čakárne, aby boli v bezpečí a bez obťažovania
Čakárne sú veľmi žiadanou funkciou v ekosystéme virtuálnych konferencií. Chránia vaše stretnutia pred akýmkoľvek bezpečnostným nešťastím, ako je napríklad vypadnutie neželaných ľudí a narušenie celého stretnutia. Rozsah toho, ako katastrofálne by to mohlo byť, sa ukázalo začiatkom tohto roka v podobe Zoombombingov.
Odvtedy si všetci hostitelia stretnutí, či už organizujú odborné stretnutia alebo kurzy, uvedomili dôležitosť čakárne.
Čo je to čakáreň?
Čakáreň v ekosystéme virtuálnych stretnutí je svojho druhu nárazník. Všetci účastníci stretnutia ním prejdú predtým, ako budú vpustení do rokovacej miestnosti. Hostiteľ stretnutia má úplnú kontrolu nad tým, koho pripustiť na stretnutie. Nezvaní hostia tak nemôžu len tak vpadnúť na stretnutie. Ako vidíte, sú vysoko funkčné a potrebné na ochranu vašich stretnutí.
Ako používať čakáreň vo Webexe
Používatelia Webexu odjakživa žiadajú na stretnutiach čakáreň alebo lobby, kde môžu účastníci čakať, kým sa pridajú k schôdzi. Predtým ste mohli mať čakáreň v osobných zasadacích miestnostiach, ale nie v plánovaných stretnutiach. Webex Meeting verzia 40.9 to však zmenila.
Ako používať čakáreň v osobnej zasadacej miestnosti
Každý používateľ Webexu má vo Webexe osobnú zasadaciu miestnosť, ktorá má prispôsobiteľný odkaz a nikdy nevyprší. Je jedinečný len pre vás a je vždy dostupný; na používanie si ho nemusíte vopred rezervovať. Všetky improvizované stretnutia, ktoré máte vo Webexe, sa konajú v tejto osobnej zasadacej miestnosti.
Stretnutia v osobnej miestnosti teraz štandardne nemajú ani čakáreň. Nastavenia však môžete nakonfigurovať tak, aby mali jedno. Webex má možnosť uzamknúť stretnutia. Keď je schôdza zamknutá, všetci účastníci, ktorí sa k nej pokúsia pripojiť, vstúpia namiesto nej do haly. Hostiteľ ich potom môže pustiť dnu, ak chcú.
Ak chcete uzamknúť stretnutie v osobnej miestnosti, prejdite na panel s nástrojmi stretnutia a kliknite na ikonu „Ďalšie možnosti“ (ponuka s tromi bodkami).
Potom v ponuke zapnite prepínač možnosti „Uzamknúť stretnutie“.
Všetci účastníci, ktorí sa pripoja po uzamknutí stretnutia, budú musieť počkať vo vstupnej hale. Na obrazovke sa vám zobrazí upozornenie, že vo vstupnej hale čakajú účastníci. Kliknutím naň zobrazíte zoznam.
Môžete ich prijať všetkých jediným kliknutím tak, že ich vyberiete všetkých, alebo môžete prijať len tých účastníkov, ktorých chcete vpustiť. Vyberte účastníkov a kliknite na tlačidlo „Prijať“.
Teraz to budete musieť urobiť pri každom stretnutí v osobnej miestnosti, ktoré chcete uzamknúť. Ale vzhľadom na to, že budete prvý na stretnutí, pretože je to improvizované, nie je to až taký problém. Toto riešenie je ideálne pre ľudí, ktorí možno nechcú čakáreň na každom stretnutí.
Ale pre ľudí, ktorí chcú predvolenú funkciu čakárne na všetkých stretnutiach, existuje iný spôsob. Konfigurácia tohto malého nastavenia automaticky uzamkne každé stretnutie v osobnej miestnosti hneď po jeho začatí.
Prejdite na webex.com a prihláste sa do svojho priestoru na stretnutia Webex. V navigačnej ponuke vľavo kliknite na položku „Predvoľby“.
Potom prejdite na „Moja osobná izba“.
Otvoria sa vaše osobné nastavenia miestnosti. Prejdite nadol na nastavenie „Automatický zámok“. Potom ho vyberte kliknutím na začiarkavacie políčko vedľa neho.
Keď ho vyberiete, na rozbaľovaciu ponuku času sa dá kliknúť. Kliknite naň a z možností vyberte „0“.
Potom kliknite na tlačidlo „Uložiť“.
Teraz budú mať všetky vaše osobné zasadacie miestnosti štandardne čakáreň.
Poznámka: Ak chcete prijať ľudí z haly na uzamknutú schôdzu, mali by ste používať počítačovú aplikáciu Webex Meetings, počítačovú aplikáciu Webex Teams alebo izbové alebo stolové zariadenie registrované v cloude Cisco Webex. V opačnom prípade nebudete môcť prijať ľudí bez odomknutia stretnutia.
Ako využiť čakáreň pri plánovanom stretnutí
Pre plánované stretnutia je obzvlášť dôležité mať čakáreň. Ak ostatní účastníci prídu pred hostiteľom, mali by byť v čakárni, odkiaľ ich hostiteľ môže vpustiť.
Predtým ste však túto funkciu čakárne nemohli mať na plánovanom stretnutí na Webexe. Všetci účastníci, ktorí prišli pred hostiteľom, sa nemohli k schôdzi vôbec pripojiť, ak bola schôdza uzamknutá. Po príchode hostiteľa sa museli občerstviť a pokúsiť sa znova pripojiť k schôdzi. Ako si viete predstaviť, nie je to vôbec intuitívne. Ako sa účastník dozvie o príchode hostiteľa na stretnutie?
Od Webexu 40.9 však môžete mať čakáreň pre hostí na plánovaných stretnutiach. Hostia sú používatelia, ktorí buď nie sú prihlásení do svojich účtov Webex, alebo externí používatelia, ktorí na vašej lokalite nemajú účet Webex. Takže všetci hostia, ktorí prídu pred hostiteľom, budú musieť čakať v zasadacej miestnosti. Ale všetci členovia organizácie, ktorí prídu pred hostiteľom, sa budú môcť pripojiť priamo.
Prejdite na webex.com a prihláste sa do priestoru stretnutia. Potom prejdite na „Stretnutia“ z navigačnej ponuky vľavo.
Kliknutím na tlačidlo „Naplánovať“ naplánujete novú schôdzu.
Alebo tiež môžete upraviť predtým naplánované stretnutie s novými nastaveniami. Otvorte stretnutie a kliknite na tlačidlo „Upraviť“.
Potom, ako ste naplánovali stretnutie, prejdite nadol a kliknite na „Zobraziť rozšírené možnosti“.
Pod ním sa rozbalí niekoľko možností. Kliknite na „Možnosti plánovania“.
V Možnostiach plánovania prejdite na „Odomknuté schôdze“. Predvolené nastavenie tejto možnosti je „Hostia sa môžu pripojiť k schôdzi“. Kliknite na prepínač „Hostia čakajú v hale, kým ich hostiteľ nepripustí“, aby ste ho vybrali.
Teraz, rovnako ako pri nastaveniach pre vašu osobnú zasadaciu miestnosť, uvidíte možnosť „Automatický zámok“. Mohlo by vás to viesť k zamysleniu, prečo jednoducho nemôžete zamknúť schôdzu, aby ste umožnili čakáreň ako v prípade osobných zasadacích miestností.
Samotné uzamknutie schôdze bez povolenia predchádzajúceho nastavenia nevytvorí čakáreň pre hostí, ktorí prídu pred hostiteľom. Namiesto toho by priamo vstúpili do stretnutia. Preto je dôležité povoliť predchádzajúcu možnosť. Je však tiež dôležité pamätať na to, že vytvára čakáreň, kým sa nepripojíte k schôdzi. Ak chcete vytvoriť čakáreň na neskôr, musíte schôdzu uzamknúť.
Teraz môžete povoliť „Automatický zámok“ pri plánovaní schôdze alebo môžete schôdzu uzamknúť z panela s nástrojmi schôdze po tom, čo ste sa k nej pripojili. je to úplne na tebe. Keď je schôdza uzamknutá, všetci účastníci, hostia a členovia organizácie budú musieť prejsť cez čakáreň.
Nakoniec kliknite na tlačidlo „Uložiť“ alebo „Naplánovať“.
Pre naplánované stretnutia neexistuje žiadna všeobecná možnosť, ktorá vytvorí čakáreň pre každé stretnutie. Tieto kroky budete musieť vykonať pri každom naplánovanom stretnutí.
Čakárne na virtuálnom stretnutí sú mimoriadne dôležité, aby sa predišlo akýmkoľvek nehodám. A hoci na stretnutiach Webex môžete mať čakáreň, mechanika nie je taká jednoduchá a priamočiara. Keď však viete, ako na to, môžete zabezpečiť, aby vaše stretnutia boli také bezpečné, ako by mali byť.