Natrvalo odstráňte citlivé informácie, aby neskončili v nesprávnych rukách.
Dokumenty často obsahujú citlivé a súkromné informácie, ktoré nie sú určené pre každého. Skôr ako budete môcť zdieľať takýto dokument, musíte tieto informácie zredigovať. Ak by išlo o fyzický dokument, bolo by pomerne jednoduché natrvalo zredukovať akékoľvek citlivé informácie – všetko, čo potrebujete, je hrubý permanentný fix.
Redigovanie digitálnych dokumentov je však trochu komplikované. Na citlivé informácie v programe Word alebo iných podobných aplikáciách nemôžete jednoducho kresliť čierne polia napodobňujúce trvalú značku. To problém nevyrieši. Verte tomu alebo nie, je veľmi ľahké odstrániť uvedené políčka, aby ste odhalili text pod nimi. Tiež to nerobí nič s metadátami.
Potrebujete trvalú opravu a funkcia Redact v aplikácii Adobe Acrobat je odpoveďou na vaše potreby.
Ako redigovať v Adobe Acrobat
Po prvé, na používanie funkcie redigovania v aplikácii Adobe Acrobat potrebujete predplatné Pro. Táto funkcia je k dispozícii v programoch Adobe Acrobat 2017, Adobe Acrobat 2020 a Adobe Acrobat DC, ale s predplatným Pro.
Otvorte dokument, ktorý chcete upraviť, v aplikácii Adobe Acrobat. Ak máte veľa informácií, ktoré chcete upraviť, prejdite do ponuky „Nástroje“.
Z možností v ponuke Nástroje vyberte možnosť „Upraviť“.
Môžete tiež prejsť na „Upraviť“ z panela s ponukami a z ponuky vybrať „Upraviť text a obrázky“.
Sada nástrojov na úpravu sa zobrazí vo vašom dokumente na sekundárnom paneli nástrojov.
Teraz vyberte text alebo obrázky, ktoré chcete upraviť. Zobrazia sa s červenými políčkami, čo znamená, že sú označené na úpravu. Pred použitím zmien môžete označiť všetok text, ktorý chcete redigovať.
Ak sú v dokumente úpravy, ktoré sa objavujú na rovnakom mieste na všetkých alebo na mnohých stranách, ako je vodoznak, hlavička/päta atď., nemusíte ich označovať samostatne. Po označení jedného takého textu naň kliknite pravým tlačidlom myši a z ponuky vyberte možnosť „Opakovať označenie na stránkach“.
Trvalé odstránenie textu nebude dokončené, kým nepoužijete úpravu. Ak ste nejaký text označili omylom, môžete ho odstrániť, kým je označený. Ale akonáhle použijete zmeny a zredigujete text, nemôžete ho odstrániť.
Ak chcete označenie odstrániť, kliknite naň pravým tlačidlom myši a z ponuky vyberte možnosť „Odstrániť“.
Keď označíte všetok text, ktorý chcete redigovať, kliknite na tlačidlo „Použiť“ na sekundárnom paneli nástrojov.
Zobrazí sa dialógové okno s upozornením, že sa chystáte natrvalo zredigovať text, a keď dokument uložíte, nemôžete to vrátiť späť. Pokračujte kliknutím na „OK“.
Otvorí sa dialógové okno na uloženie dokumentu. Ak chcete, aby dokument prepísal pôvodný dokument, uložte ho s rovnakým názvom na rovnakom mieste. V opačnom prípade zmeňte názov, umiestnenie alebo oboje.
Ak chcete redigovať iba malé množstvo textu, povedzme jeden riadok, môžete tiež vybrať text a potom kliknúť na „Redigovať“ v plávajúcej kontextovej ponuke.
Alebo vyberte text a kliknite naň pravým tlačidlom myši. Potom v kontextovej ponuke, ktorá sa zobrazí po kliknutí pravým tlačidlom myši, vyberte možnosť „Redigovať“.
Teraz kliknite na „Použiť“ a uložte dokument.
Nastavenie vzhľadu redakčných značiek
V predvolenom nastavení sa značky redigovania zobrazia ako čierne polia bez akéhokoľvek prekrývajúceho textu. Môžete však zmeniť vzhľad redakčných značiek. Prejdite na sadu nástrojov na úpravu na sekundárnom paneli s nástrojmi a kliknite na šípku rozbaľovacej ponuky vedľa tlačidla „Upraviť text a obrázky“.
Rozbaľovacia ponuka sa rozbalí. Kliknite na „Vlastnosti“.
Otvorí sa dialógové okno „Vlastnosti“. Zostaňte na karte Vzhľad. Ak chcete zmeniť farbu značky redigovania, kliknite na farebný štvorec vedľa možnosti „Farba výplne upravenej oblasti“ a vyberte farbu, ktorú chcete použiť.
Ak chcete mať aj prekryvný text na značke redigovania, začiarknite toto políčko. Nastavenia pre prekryvný text, ktoré boli predtým sivé, budú konfigurovateľné. Zadajte text a vyberte ďalšie atribúty, ako je farba, písmo atď.
Nakoniec kliknite na „OK“, aby ste použili zmeny.
Akékoľvek zmeny, ktoré vykonáte vo vzhľade značiek redakcie, sa budú vzťahovať iba na nové úpravy. To znamená, že ak dokument pozostáva z úprav, ktoré ste už označili alebo použili, nebudú ovplyvnené. Zmeny sa teda budú vzťahovať na text, ktorý v budúcnosti označíte alebo upravíte.
Vyhľadajte a odstráňte text
Môžete tiež nájsť text z jedného alebo viacerých súborov PDF naraz a upraviť ho pomocou nástroja „Nájsť text“. Kliknite na rozbaľovaciu šípku vedľa položky Redigovať text a obrázky zo sady nástrojov Redigovať a z ponuky vyberte možnosť „Nájsť text a redigovať“.
Otvorí sa dialógové okno Hľadať. Tu môžete určiť, či chcete prehľadávať iba aktuálny dokument alebo všetky súbory PDF v určitom umiestnení.
Po zadaní súboru PDF vyberte, či chcete hľadať jedno slovo alebo frázu alebo viacero fráz. Ak chcete vyhľadať jedno slovo/ frázu, vyberte možnosť a zadajte frázu do textového poľa.
Ak chcete vyhľadať viacero slov, vyberte príslušnú možnosť a potom kliknite na možnosť „Vybrať slová“.
Do textového poľa zadajte slovo alebo frázu a kliknite na tlačidlo „Pridať“. Môžete tiež importovať textový súbor so zoznamom slov, ktoré chcete vyhľadať.
Nakoniec vyberte možnosť „Vzory“, aby ste našli informácie, ako sú čísla kreditných kariet, telefónne čísla, e-mailové adresy, dátumy, čísla sociálneho poistenia atď. Z rozbaľovacej ponuky vyberte jeden z dostupných vzorov. Môžete tiež zmeniť miestne nastavenie vzorov na jednu z dostupných krajín.
Dezinfekcia dokumentu
Zakaždým, keď použijete akékoľvek úpravy, nájdete automaticky vybratú možnosť prepínača „Dezinfikovať a odstrániť skryté informácie“. čo to presne znamená?
Dokument obsahuje veľa skrytých informácií, ako sú metadáta, skrytý text alebo vrstvy, prekrývajúci sa text, prílohy, záložky, komentáre atď., ktoré nechcete, aby ostatní videli, keď dokument publikujete alebo zdieľate.
Vyššie uvedená možnosť dezinfekcie dokumentu natrvalo odstráni všetky skryté informácie spojené s dokumentom.
Môžete tiež určiť a vybrať, ktoré skryté informácie chcete odstrániť a čo zachovať. Ak to chcete urobiť, najskôr pri aplikovaní úprav vypnite prepínač „Dezinfikovať a odstrániť skryté informácie“.
Teraz prejdite na možnosť „Dezinfikovať dokument“ na paneli nástrojov na úpravu.
Zobrazí sa dialógové okno. Kliknite na možnosť „Kliknite sem“ vedľa vyhlásenia „Selektívne odstrániť skryté informácie“.
Otvorí sa panel „Odstrániť skryté informácie“ a po jeho dôkladnom preskúmaní sa v ňom zobrazia všetky skryté informácie nájdené v dokumente. V predvolenom nastavení sa vyberú všetky skryté informácie. Kliknutím na začiarkavacie políčka vedľa nich ich výber zrušíte. Potom kliknite na tlačidlo „Odstrániť“, aby ste odstránili položky, ktoré sú stále vybraté.
Zdieľanie citlivých informácií s ľuďmi, ktorí by ich nemali vidieť, vás môže dostať do obrovských problémov. Teraz, pred publikovaním alebo zdieľaním akýchkoľvek dokumentov, môžete správne upraviť citlivé informácie a dezinfikovať dokument, aby ste sa vyhli akýmkoľvek nehodám pomocou aplikácie Adobe Acrobat.