Naplánujte dôležité stretnutia, aby sa ich mohli zúčastniť všetci členovia
Platformy pre spoluprácu ako Microsoft Teams úplne zmenili hru na prácu na diaľku, a to oprávnene. Mnohé organizácie prechádzajú od e-mailov k aplikáciám ako Microsoft Teams na komunikáciu medzi kolegami kvôli úžasným funkciám, ktoré tieto platformy ponúkajú.
Jednou z takýchto funkcií, ktorú Microsoft Teams ponúka a ktorú používatelia na celom svete milujú, je možnosť organizovať plánované stretnutia na platforme. Okrem ad-hoc stretnutí môžu používatelia tiež plánovať stretnutia. Predtým mohli plánované súkromné stretnutia alebo schôdze kanálov organizovať iba predplatitelia Microsoft 365 Business. Teraz však spoločnosť Microsoft pridala aj možnosť pre používateľov Microsoft Teams Free. A plánovanie stretnutí v Teams s členmi organizácie, ako aj s nečlenmi (vo svete schôdzí Microsoft Teams všeobecne známymi ako hostia) je také jednoduché, ako len môže byť.
Ako naplánovať schôdzu, ak ste používateľom Microsoft Teams Free
Otvorte počítačovú aplikáciu Microsoft Teams alebo prejdite na stránku teamy.microsoft.com. Na navigačnom paneli vľavo vyberte možnosť „Stretnutia“.
Poznámka: Ak nie je k dispozícii možnosť „Stretnutia“, skúste aktualizovať počítačovú aplikáciu Microsoft Teams, pretože nová možnosť sa len začala zavádzať. Ak aktualizácia na najnovšiu verziu stále nezobrazuje túto možnosť, zostáva len počkať, kým sa vám funkcia sprístupní.
Otvorí sa karta Stretnutia. Uvidíte dve možnosti: „Stretnúť sa teraz“ a „Naplánovať stretnutie“. Kliknutím na „Naplánovať schôdzu“ otvoríte okno plánovača.
Pomenujte schôdzu a zadajte dátum a čas trvania stretnutia. Potom kliknite na tlačidlo „Plán“.
Tímy naplánujú stretnutie. Na obrazovke sa zobrazí niekoľko možností zdieľania pozvánky. Informácie o schôdzi môžete zdieľať tak, že ich skopírujete a odošlete odkaz prostredníctvom e-mailu alebo akejkoľvek aplikácie na odosielanie správ, alebo môžete poslať pozvánku pomocou Kalendára Google alebo Kalendára Outlook vytvorením udalosti. Vyberte požadovanú možnosť.
Dôležitá poznámka: Tento krok nepreskočte bez toho, aby ste si aspoň skopírovali informácie o stretnutí. Po zatvorení tohto okna už nebudete mať prístup k informáciám. Odkaz na schôdzu by ste si mali ponechať aj pre seba, ak ste sa rozhodli nevytvoriť udalosť v kalendári, pretože v súčasnosti Microsoft Teams nemá vstavaný kalendár pre bezplatných používateľov, aby mohli sledovať plánované stretnutia. To znamená, že ak tento krok preskočíte, nebudete sa môcť pripojiť k schôdzi ani pozvať ostatných na schôdzu, ktorú ste práve naplánovali.
V súčasnosti môžu bezplatní používatelia organizovať plánované stretnutia súkromne a nie v kanáloch. K schôdzi sa teda môžu pripojiť iba ľudia s odkazom na pozvánku na schôdzu.
Ako naplánovať schôdzu, ak ste používateľom Microsoft 365 Business
Predplatitelia služieb Microsoft 365 Business si môžu naplánovať schôdzu buď z aplikácie Microsoft Teams, alebo môžu na plánovanie schôdze v aplikácii Teams použiť aj Outlook.
Naplánujte si stretnutie z Microsoft Teams
Otvorte počítačovú aplikáciu Microsoft Teams alebo prejdite na teamy.microsoft.com a prihláste sa pomocou svojho konta Microsoft. Potom na navigačnom paneli vľavo vyberte možnosť „Kalendár“.
Ak chcete naplánovať stretnutie, kliknite v kalendári na tlačidlo „Nová schôdza“.
Otvorí sa obrazovka na vytvorenie nového stretnutia. Pridajte názov schôdze a potom zadajte mená účastníkov do poľa „Pridať požadovaných účastníkov“, aby ste pozvali ľudí.
Ak chcete, aby sa k schôdzi pripojil niekto mimo vašej organizácie, zadajte jej e-mailovú adresu do poľa a odošlite mu odkaz na pozvánku na schôdzu.
Po pridaní všetkých účastníkov nastavte čas stretnutia. Môžete tiež použiť „Asistent plánovania“ na nájdenie voľného času v kalendári každého, aby ste nastavili čas schôdze, ktorý bude vyhovovať všetkým.
Microsoft Teams tiež umožňuje opakovanie stretnutia v určitom pláne. Z rozbaľovacej ponuky vyberte príslušnú možnosť. Ak schôdzu nechcete opakovať, ponechajte nastavenie na „Neopakuje sa“.
Ďalej je nastavenie „Pridať kanál“, ktoré určuje nastavenia ochrany osobných údajov stretnutia. Nechajte ho prázdne, aby bola vaša schôdza súkromná. Ak chcete schôdzu otvoriť členom tímu, vyberte kanál. Pre stretnutie si môžete vybrať aj viacero kanálov.
Schôdza bude uverejnená na kanáli, ktorý si vyberiete na karte „Príspevky“, kde môžu členovia tímu nastaviť agendu, zdieľať súbory alebo pridávať svoje komentáre.
Kliknutím na tlačidlo „Odoslať“ alebo „Uložiť“ (podľa toho, čo sa zobrazí v závislosti od toho, či sú vo vašom zozname účastníci), naplánujte stretnutie.
Naplánujte si stretnutie Teams z Outlooku
Používatelia môžu tiež naplánovať schôdzu cez Teams z Microsoft Outlooku. Otvorte aplikáciu Outlook a prepnite sa do zobrazenia kalendára. Pre prepnutie kliknite na ikonu „Kalendár“ v spodnej časti ľavého navigačného panela.
Microsoft Teams má predvolene doplnok Outlook. Kliknite na „Nové stretnutie tímov“ v zobrazení kalendára programu Outlook.
Otvorí sa obrazovka na plánovanie stretnutia. Nastavte názov stretnutia, pridajte účastníkov, ktorým chcete poslať pozvánky na stretnutie, nastavte čas stretnutia a kliknutím na tlačidlo „Odoslať“ odošlite pozvánku na stretnutie.
Poznámka: V súčasnosti môžu používatelia plánovať stretnutia z Outlooku, ale nemôžu ich mať v žiadnom kanáli.
Organizovanie stretnutí v Microsoft Teams je veľmi pohodlné. Používatelia môžu plánovať stretnutia z Microsoft Teams alebo pomocou aplikácie Outlook. Používatelia Teams s predplatným na Microsoft 365 Business môžu tiež používať asistenta plánovania, ktorý používateľom umožňuje nájsť si čas na schôdzu, ktorý vyhovuje všetkým.
Plánovač pre používateľov Microsoft Teams Free je v súčasnosti pomerne jednoduchý, ale keďže ide o novo implementovanú funkciu, možno v nadchádzajúcich mesiacoch dostane dôležité aktualizácie. Môžete tiež poslať odkaz na pozvánku ľuďom, ktorí nie sú súčasťou vašej organizácie, aby sa mohli pripojiť k schôdzi ako „Hostia“.