Rozbaľovací zoznam v Tabuľkách Google môžete vytvoriť pomocou zoznamu položiek v rozsahu buniek alebo ručným zadaním položiek.
Rozbaľovací zoznam (známy aj ako rozbaľovacia ponuka alebo rozbaľovacia ponuka) je ponuka podobná zoznamu, ktorá umožňuje používateľom vybrať si možnosť zo zoznamu preddefinovaných možností. Rozbaľovací zoznam zabezpečuje, že používatelia zadávajú do buniek iba hodnoty, ktoré sú dostupné v danom zozname.
Pri spolupráci na Tabuľkách Google môžete niekedy chcieť, aby iní používatelia zadali do stĺpca opakované hodnoty. Aby ste sa vyhli nepresnostiam, preklepom a aby sa zadávanie údajov upevnilo, možno budete chcieť pridať rozbaľovací zoznam, aby ste sa uistili, že používatelia zadávajú iba poskytnuté hodnoty.
Napríklad vytvárate zoznam úloh, ktoré má váš tím vykonať. A chcete, aby váš tím aktualizoval stav každej úlohy ako Hotovo, Nespracovaná, Prioritná, Preskočená a Úloha prebieha. Na tento účel môžete vytvoriť rozbaľovaciu ponuku so zoznamom stavov úloh, z ktorých si používateľ môže vybrať namiesto manuálneho zadávania údajov.
V tomto návode pokryjeme všetko o vytváraní a správe rozbaľovacieho zoznamu v Tabuľkách Google.
Vytvorenie rozbaľovacieho zoznamu v Tabuľkách Google
Rozbaľovacia ponuka je funkcia overenia údajov, ktorá používateľom umožňuje kontrolovať, čo možno zadať do pracovného hárka. Pomocou dialógového okna overenia údajov v Tabuľkách Google môžete rýchlo vytvoriť rozbaľovaciu ponuku.
Existujú dva spôsoby, ako môžete pridať rozbaľovaciu ponuku do Tabuľky Google. Môžete vytvoriť rozbaľovací zoznam s hodnotami v rozsahu buniek alebo manuálne zadať položky pre zoznam.
Vytvorte rozbaľovaciu ponuku pomocou rozsahu buniek v Tabuľkách Google
V Tabuľkách Google môžete vytvoriť rozbaľovací zoznam pomocou zoznamu položiek obsiahnutých v rozsahu buniek.
Najprv otvorte tabuľku Google a zadajte zoznam položiek v rozsahu buniek, ktoré chcete zahrnúť do rozbaľovacieho zoznamu. Tu, v tomto príklade tabuľky, máme zoznam názvov miest ako pobočiek.
Ďalej vyberte bunku alebo rozsah buniek, kde chcete vytvoriť rozbaľovací zoznam. Môže byť na rovnakom pracovnom hárku alebo samostatnom pracovnom hárku.
Potom kliknite na ponuku „Údaje“ v hornej časti tabuľky a v rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť „Overenie údajov“.
Alebo kliknite pravým tlačidlom myši po výbere bunky (buniek) a vyberte možnosť „Overenie údajov“ v dolnej časti kontextovej ponuky.
Zobrazí sa dialógové okno overenia údajov. Tu môžete definovať a prispôsobiť svoj rozbaľovací zoznam s rôznymi nastaveniami.
Rozsah buniek
Prvé pole „Rozsah buniek“ určuje miesto, kde sa vytvorí rozbaľovací zoznam. Keďže sme na to už vybrali rozsah, automaticky sa vyplní.
Môžete to zmeniť aj kliknutím na „ikonu tabuľky“ v poli Rozsah buniek a výberom rozsahu buniek, do ktorých chcete vložiť rozbaľovací zoznam.
Kritériá
Ďalej sekcia Kritériá obsahuje zoznam možností v rozbaľovacej ponuke a potrebujete iba prvé dve možnosti. Nemôžete vytvoriť rozbaľovaciu ponuku s ostatnými možnosťami.
Kliknite na rozbaľovaciu ponuku a vyberte možnosť „Zoznam z rozsahu“, aby ste pridali rozsah ako kritérium.
Do poľa vedľa zadajte odkaz na bunku/rozsah, ktorý obsahuje všetky hodnoty, ktoré chcete zahrnúť do rozbaľovacieho zoznamu. Namiesto manuálneho zadávania rozsahu stačí kliknúť na ikonu „Vybrať rozsah údajov“ (ikona tabuľky).
Zobrazí sa ďalšie kontextové okno s názvom Vyberte rozsah údajov. Teraz stačí vybrať bunku/rozsah, ktorý obsahuje zoznam položiek a umiestnenie sa automaticky pridá do dialógového okna „Vybrať rozsah údajov“. Potom kliknite na tlačidlo „OK“. Keď vyberiete rozsah z iného hárka, názov hárka sa tiež zobrazí v umiestnení zoznamu.
Vo vyššie uvedenom príklade sa zoznam položiek v A2:A13 hárka 3 a rozbaľovacia ponuka vytvára v C2:C17 hárku 4.
Zobraziť rozbaľovací zoznam v bunke
Uistite sa, že je začiarknuté políčko „Zobraziť rozbaľovací zoznam v bunke“. Ak táto možnosť zostane nezačiarknutá, stále môžete zadať položky zo zoznamu dvojitým kliknutím na bunku, ale v bunke neuvidíte ikonu rozbaľovacej ponuky.
Na neplatné údaje
Môžete si tiež vybrať, čo sa stane, keď niekto zadá niečo (neplatné údaje), čo nie je v zozname. Môžete si vybrať prepínač „Zobraziť varovanie“ alebo „Odmietnuť vstup“ pre nastavenie „Za neplatné údaje“. Možnosť „Zobraziť varovanie“ akceptuje vstup používateľa, ale s upozornením, zatiaľ čo možnosť „Odmietnuť vstup“ vstup úplne odmietne.
Vzhľad
Pomocou možnosti Vzhľad môžete používateľovi poradiť, ako používať rozbaľovací zoznam alebo aké hodnoty sú v bunkách akceptované.
Ak chcete aktivovať túto možnosť, začiarknite políčko „Zobraziť text pomoci na overenie“ a hneď pod ním sa zobrazí textové pole. Do textového poľa zadajte pokyny, ktoré chcete zobraziť.
Po dokončení konfigurácie kliknite na tlačidlo „Uložiť“ a použite zmeny.
Ako funguje rozbaľovacia ponuka v Tabuľkách Google
Teraz sú rozbaľovacie zoznamy vytvorené v bunke C2:C17 a keď kliknete na ikonu rozbaľovacej ponuky, zobrazí sa zoznam položiek.
Ak teraz používateľ zadá hodnotu, ktorá nie je v zozname, táto bunka sa označí ako neplatné údaje. Značku si môžete všimnúť v ľavom hornom rohu bunky C6. Je to preto, že sme v dialógovom okne Overenie údajov vybrali možnosť „Zobraziť upozornenie“ v nastavení „Na neplatných údajoch“.
A keď umiestnite kurzor myši na značku, uvidíte varovnú správu.
Takto vytvoríte dynamický rozbaľovací zoznam v Tabuľkách Google.
Manuálnym zadaním položiek do Tabuliek Google vytvorte rozbaľovaciu ponuku
Ak chcete vytvoriť statický rozbaľovací zoznam a nemáte zoznam položiek v rozsahu buniek v tabuľke, môžete položky zadať ručne v dialógovom okne overenia údajov.
Táto metóda môže byť užitočná, ak chcete vytvoriť iba jednoduchý rozbaľovací zoznam s položkami ako Áno a Nie, Schválené a zamietnuté, Na sklade a vypredané atď. Takto to urobíte:
Vyberte bunku alebo skupinu buniek, pre ktoré chcete pridať rozbaľovací zoznam.
Kliknite na kartu „Údaje“ v ponuke a vyberte možnosť „Overenie údajov“.
Vo vyskakovacom okne Overenie údajov skontrolujte, či je v poli „Rozsah buniek“ vybratá správna bunka alebo rozsah.
V rozbaľovacej ponuke Kritériá musíte tentoraz vybrať „Zoznam položiek“.
Do poľa vedľa ručne zadajte požadované položky v rozbaľovacom zozname a nezabudnite oddeliť každú položku čiarkou bez medzier. V našom príklade chceme zobraziť pohlavia, takže zadáme „Muž, Žena a Nešpecifikované“.
Medzeru môžete pridať do názvu položky, ale nie medzi položky. Položky môžu obsahovať texty, dátumy, čísla, vzorce a začiarkavacie políčka.
Uistite sa, že je začiarknutá možnosť „Zobraziť rozbaľovací zoznam v bunke“. Keďže ide o statický zoznam a do bunky nechceme žiadny iný vstup, vybrali sme možnosť „Odmietnuť vstup“.
Po vykonaní zmien kliknite na „Uložiť“ a použite ich.
Teraz sa v každej bunke vybratého rozsahu vytvorí statický rozbaľovací zoznam. Kliknutím na ikonu rozbaľovacej ponuky alebo dvojitým kliknutím na bunku alebo stlačením klávesu „Enter“ na bunke vyberte položku.
Ak používateľ zadá hodnotu, ktorá nie je v zozname, overenie údajov zadanie odmietne a zobrazí vám chybové hlásenie. Je to preto, že sme si vybrali možnosť „Odmietnuť vstup“ pre „Na neplatných údajoch“ pri overovaní údajov.
Chyba upozorní používateľa, že do konkrétnej bunky zadal neplatné údaje a je potrebné zadať jednu zo zadaných hodnôt.
Upravte rozbaľovací zoznam v Tabuľkách Google
Môžu nastať situácie, keď budete chcieť pridať nové položky, zmeniť položky alebo odstrániť položky z už vytvoreného rozbaľovacieho zoznamu. Je tiež možné dodať nový zoznam položiek do už existujúceho rozbaľovacieho zoznamu.
Prejdite na rozsah buniek alebo hárok s bunkami, ktorý obsahuje zoznam položiek, ktoré ste použili pre svoj rozbaľovací zoznam. Vykonajte požadované zmeny v obsahu týchto buniek. Môžete pridať nové položky, upraviť už existujúce položky a odstrániť položky z týchto buniek.
Toto je pôvodný zoznam, ktorý sme predtým použili na vytvorenie rozbaľovacieho zoznamu:
Teraz sme urobili niekoľko zmien v zozname. Pridali sme novú položku Štokholm, odstránili Viedeň a zmenili New York na New Jersey.
Môžete tiež upraviť manuálne zadané položky v dialógovom okne Overenie údajov.
Po úprave zoznamu položiek sa rozbaľovací zoznam automaticky aktualizuje. Niektoré z predtým zadaných záznamov pomocou pôvodného rozbaľovacieho zoznamu sú však označené ako neplatné. Keďže tieto hodnoty sú v zozname upravované, sú označené ako neplatné.
Teraz, keď kliknete na rozbaľovaciu ponuku, dostanete novo aktualizovaný rozbaľovací zoznam.
Poznámka: Ak pridáte alebo odstránite položky v zozname, nezabudnite zmeniť výber rozsahu v kritériách overenia údajov, aby sa všetky položky v rozbaľovacom zozname zobrazovali správne.
Skopírujte rozbaľovací zoznam v Tabuľkách Google
Namiesto vytvárania rovnakého rozbaľovacieho zoznamu vo viacerých hárkoch môžete rýchlo skopírovať rozbaľovací zoznam z jednej bunky do viacerých buniek v jednom alebo viacerých hárkoch.
Na rýchle skopírovanie rozbaľovacieho zoznamu môžete použiť jednoduchú metódu kopírovania a prilepenia.
Ak to chcete urobiť, vyberte bunku pomocou rozbaľovacieho zoznamu, kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte možnosť „Kopírovať“ alebo stlačte „Ctrl + C“. Potom vyberte bunku alebo rozsah buniek, do ktorých chcete vložiť rozbaľovací zoznam, kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte „Prilepiť“ alebo stlačte „Ctrl + V“ na prilepenie rozbaľovacieho zoznamu.
Táto metóda však skopíruje aj formátovanie buniek (farba, štýl, orámovanie atď.), ako aj zadanie rozbaľovacieho zoznamu.
Aby ste tomu zabránili, musíte použiť špeciálnu funkciu prilepenia. Tu je návod, ako to urobiť.
Najprv vyberte a skopírujte bunku (Ctrl + C) s rozbaľovacím zoznamom. Potom vyberte bunku/rozsah, do ktorého chcete skopírovať rozbaľovací zoznam. Kliknite pravým tlačidlom myši na vybraté bunky, rozbaľte možnosť „Prilepiť špeciálne“ a vyberte možnosť „Prilepiť iba overenie údajov“.
Tým sa skopíruje rozbaľovací zoznam na požadované miesto.
Odstrániť rozbaľovací zoznam v Tabuľkách Google
V prípade, že už nepotrebujete rozbaľovaciu ponuku a chcete ich odstrániť, môžete to jednoducho urobiť niekoľkými kliknutiami myšou.
Ak chcete odstrániť rozbaľovací zoznam, vyberte bunku alebo bunky, z ktorých chcete rozbaľovací zoznam odstrániť. Potom kliknite na ponuku „Údaje“ a vyberte „Overenie údajov“.
Teraz kliknite na tlačidlo „Odstrániť overenie“ v spodnej časti dialógového okna overenia údajov a kliknite na „Uložiť“.
to je všetko. Vaše rozbaľovacie zoznamy sú odstránené. Zanechajú vám však údaje, ktoré sme zadali pomocou týchto rozbaľovacích zoznamov.
