Robte si automatické poznámky na schôdzi pomocou funkcie Živé prepisy v Microsoft Teams.
Microsoft Teams býval dosť popredu v horde aplikácií Workstream Collaboration. V poslednej dobe však posúva svoje hranice ešte ďalej, aby zostala relevantná v meniacich sa časoch. Vďaka drastickej zmene v celej rovnici okolo spôsobu, akým pracujeme, a bezohľadnej konkurencii, Microsoft Teams neustále prináša svoju A-hru.
Najnovším prírastkom do arzenálu funkcií, ktoré Teams ponúka, sú Live Meeting Transscriptions. Živé prepisy sú k dispozícii počas stretnutia a na vytvorenie týchto prepisov nemusíte stretnutie nahrávať.
Prepisy môžu výrazne zlepšiť váš zážitok zo stretnutia. Nielenže zvyšujú produktivitu vašich stretnutí tým, že za vás automatizujú poznámky zo stretnutí. Aj keď to, že si nemusíte manuálne robiť poznámky, je veľké plus. Tiež robia stretnutia inkluzívnejšími pre účastníkov, ktorí sú nepočujúci alebo nedoslýchaví, sú na hlučnom mieste alebo majú inú úroveň jazykových znalostí.
Ako sa prepis líši od živých titulkov?
Microsoft Teams má už nejaký čas funkciu živých titulkov. Čo je teda zvláštne na prepisoch stretnutí? Najväčší rozdiel je v dostupnosti.
Prepisy sú k dispozícii po stretnutí. A môžete si ich stiahnuť a zdieľať s kýmkoľvek. To je presne dôvod, prečo sme ich nazvali „automatické poznámky zo stretnutí“. Ale Teams neukladá titulky.
Okrem toho, keď povolíte titulky, budú viditeľné iba pre vás, no prepis je viditeľný pre všetkých, hoci používatelia sa môžu rozhodnúť, že ho skryjú.
Ak je hlavným dôvodom, prečo chcete povoliť prepisy, aby bola schôdza inkluzívnejšia a prístupnejšia, môžete použiť prepisy alebo titulky. Ak však chcete mať záznam z celého stretnutia, prepis je správna cesta.
Predbežné požiadavky na používanie prepisu v tímoch Mirosoft
V Microsoft Teams je pripojených niekoľko reťazcov s použitím prepisov. Po prvé, je k dispozícii iba pre plánované stretnutia, nie pre stretnutia kanála alebo stretnutia „Stretnite sa teraz“. Ak je teda vašou agendou inkluzívnosť a lepšia zrozumiteľnosť na improvizovanom stretnutí alebo stretnutí kanála, môžete použiť živé titulky.
Táto funkcia je tiež k dispozícii len vtedy, keď je hovoreným jazykom americká angličtina. Okrem toho sa dá použiť iba z počítačovej aplikácie a je k dispozícii len pre určité licencie. V podstate to znamená, že bezplatní používatelia Microsoft Teams a vylúčené typy licencií nemajú k tejto funkcii prístup.
K prepisom v Teams majú prístup organizácie s nasledujúcimi licenciami: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Basic Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium SKU.
Používatelia GCC, GCC-High a DoD túto funkciu nemôžu používať.
Prepis by mal organizácii povoliť aj správca IT. Ak nemôžete nájsť možnosť prepisu, budete musieť kontaktovať správcu.
Povolenie prepisu pre vašu organizáciu
Ak ste správcom IT pre vašu organizáciu, prejdite do centra spravovania Teams.
Správcovia IT organizácie môžu povoliť prepis pre každého tým, že ho zahrnú do globálnej politiky, alebo selektívni ľudia tým, že budú mať rôzne pravidlá pre rôznych používateľov.
Na navigačnom paneli vľavo kliknite na možnosť „Stretnutia“.
Pod ním sa rozbalí niekoľko možností. Z týchto vyberte „Pravidlá stretnutia“.
Ak chcete povoliť túto možnosť pre celú organizáciu, kliknite na možnosť alebo „Globálne (predvolené nastavenie pre celú organizáciu)“.
Posuňte zobrazenie nadol do časti „Audio & Video“. Potom sa uistite, že je zapnutá možnosť „Povoliť prepis“.
Ak ju chcete povoliť selektívne, máte dve možnosti. Môžete to mať zapnuté pre celú organizáciu, potom vytvoriť vlastnú politiku, kde možnosť prepisu nie je povolená, a priradiť politiku používateľom, ktorým nechcete pristupovať k tejto funkcii. Alebo môžete ísť presne opačným smerom, kde táto možnosť nie je povolená globálne, ale iba vo vlastnej politike a môžete ju priradiť používateľom, ktorým chcete, aby mali k tejto funkcii prístup.
Ak chcete vytvoriť nové pravidlá schôdze, prejdite na stránku Pravidlá schôdze a kliknite na tlačidlo Pridať.
Zadajte názov politiky a nakonfigurujte ju tak, ako chcete. Kliknite na tlačidlo „Uložiť“.
Ak chcete politiku priradiť používateľom, vyberte ju a kliknite na tlačidlo „Spravovať používateľov“.
Vpravo sa zobrazí panel. Vyhľadajte používateľov, ktorým chcete priradiť politiku, a kliknite na tlačidlo „Použiť“.
Politiky môžete tiež priradiť ľubovoľnej skupine používateľov vo vašej organizácii.
Používanie funkcie prepisu v stretnutiach
Používanie funkcie na stretnutiach je prechádzka v parku. Pamätajte však, že môžete prepisovať iba plánované stretnutia. Začnite plánovanú schôdzu alebo sa k nej pripojte z udalosti v kalendári.
Organizátor stretnutia a ľudia od toho istého nájomcu môžu začať prepisy. Hostia, ľudia od iného nájomcu a anonymní používatelia (ľudia, ktorí nechcú byť identifikovaní v prepisoch) nemôžu začať prepis na schôdzi.
Ak chcete spustiť prepis, prejdite na „Ďalšie akcie“ na paneli s nástrojmi stretnutia.
Potom z možností vyberte „Spustiť prepis“.
Uvidíte upozornenie, že prepis sa začal, a mali by ste všetkým oznámiť, že prebieha prepis. Oznámenie o prepise stretnutia však uvidia aj ostatní účastníci. Napriek tomu by ste mali informovať všetkých účastníkov, ktorí sa pripojili z telefónu, ako láskavosť.
Panel prepisu sa zobrazí vpravo. Súčasťou prepisu bude aj užívateľské meno a ikona profilu účastníka, ako aj časová pečiatka.
Všetci účastníci stretnutia môžu panel prepisu kedykoľvek zobraziť alebo skryť. Kliknutím na tlačidlo „Zavrieť“ na paneli ho skryjete.
Môžete tiež prejsť do ponuky Ďalšie akcie a odtiaľ vybrať možnosť „Skryť prepis“.
Ak chcete panel zobraziť, v ponuke Ďalšie akcie vyberte možnosť „Zobraziť prepis“.
Organizátor schôdze a prezentujúci môžu prepis zastaviť a znova spustiť kedykoľvek počas stretnutia. Ak chcete zastaviť prepis, prejdite do ponuky Ďalšie akcie a vyberte možnosť Zastaviť prepis.
Každý dostane upozornenie, že ste prestali prepisovať. Prepis sa automaticky zastaví, keď všetci opustia schôdzu.
Sťahovanie a zdieľanie prepisov
Prepisy stretnutí sú k dispozícii na stiahnutie automaticky po stretnutí v udalosti kalendára. Prejdite na „Kalendár“ z navigačného panela vľavo.
Potom otvorte udalosť pre naplánované stretnutie.
Stránka stretnutia bude mať v hornej časti ďalšiu kartu: „Nahrávky a prepisy“.
Tam si bude možné pozrieť celý prepis. Ak si ho chcete stiahnuť, kliknite na tlačidlo stiahnuť.
Prepis si môžete stiahnuť buď ako súbor .vtt (populárny formát na prepisy) alebo ako súbor .docx (dokument programu Word).
Prepisy sú k dispozícii na stiahnutie z účtov účastníkov, kým ich organizátor stretnutia neodstráni.
Mobilní účastníci nemôžu vidieť prepis v mobilnej aplikácii. Aby bol prístupný pre mobilných účastníkov, stiahnite si súbor a nahrajte ho do chatu. Prejdite do rozhovoru schôdze a kliknutím na tlačidlo „Pripojiť“ nahrajte súbor.
Mobilní účastníci potom môžu nájsť súbor vo svojom chate.
Skrytie vašej identity v prepisoch
Tímy môžu identifikovať osobu, ktorá hovorí, a prepisy stretnutí automaticky zahŕňajú používateľské meno a meno osoby. Ak chcete zostať v anonymite pri prepisoch, môžete skryť svoju identitu. Musíte to však urobiť pred stretnutím.
Kliknite na ikonu „Nastavenia a ďalšie“ (ponuka s tromi bodkami) vedľa ikony profilu v záhlaví. Potom v ponuke vyberte položku „Nastavenia“.
Otvoria sa nastavenia. V navigačnej ponuke vľavo prejdite na „Titulky a prepisy“.
Potom vypnite prepínač „Automaticky ma identifikovať v titulkoch a prepisoch“.
Prepisy sú skvelou funkciou a Microsoft Teams ich určite uľahčuje. Takže keď si nabudúce budete chcieť robiť poznámky zo schôdze alebo budete chcieť sprístupniť obsah schôdze pre všetkých, môžete si celú schôdzu prepísať.