Čoho sa profesionáli najviac obávajú? Väčšina z vás by to neuhádla správne, prichádza o e-maily. Ľudia vo všeobecnosti prijímajú a ukladajú všetky dôležité súbory a údaje do svojich e-mailov. To ich nielenže drží na jednom mieste, ale tiež je k nim prístup kedykoľvek a odkiaľkoľvek na celom svete.
Keď príde reč na e-mail, prvé meno, ktoré nám napadne, je „Gmail“. Väčšina používateľov na celom svete uprednostňuje Gmail pred akoukoľvek inou e-mailovou službou na webe. Môže za to skutočnosť, že bol vyvinutý spoločnosťou Google, jednoduché a priamočiare rozhranie a množstvo užívateľsky prívetivých funkcií.
Prečo by ste mali zálohovať svoje e-maily
Toto je prvá otázka, ktorá vám napadne, keď počujete o zálohovaní e-mailov, a je to úplne opodstatnená otázka, pretože veľké percento používateľov sa proti nej rozhodlo z dôvodu nedostatočného povedomia. Musíte si však uvedomiť, že v dnešnom svete sú kybernetické útoky, hacknutie účtov, zneužitie a strata údajov cez internet bežné. Ak máte vo svojom e-maile dôležité dokumenty alebo súbory, mali by ste si vytvoriť zálohu, aby ste ich mohli ľahko získať v prípade, že váš účet bude napadnutý hackermi, e-maily sa omylom odstránia alebo jednoducho stratíte prístup k účtu.
Čo ešte môžem spraviť? Zálohovanie e-mailov je riešením, ale mali by ste sa zamerať na zvýšenie bezpečnosti udržiavaním silného hesla. Silné heslo je vysoko účinné, pokiaľ ide o zabránenie ostatným v nabúraní sa do vášho účtu a v ohrození vašich údajov. Mať zálohu by však neuškodilo, fungovalo by to ako dodatočné opatrenie.
Stiahnite si e-maily jednotlivo z Gmailu
Jedným z najjednoduchších spôsobov zálohovania pošty je jej stiahnutie do počítača. Kedykoľvek prijmete alebo pošlete niekomu e-mail cez Gmail, máte možnosť si ho stiahnuť.
Ak nechcete zálohovať všetky svoje e-maily, ale niekoľko určitých, možnosť stiahnuť si e-maily jednotlivo z Gmailu je skvelá a efektívna možnosť. Ak však chcete hromadne sťahovať e-maily, odporúčame vám pozrieť si ďalšie spôsoby na tejto stránke.
Keď otvoríte e-mail, vpravo hore uvidíte tri bodky na otvorenie ponuky. V kontextovej ponuke uvidíte okrem mnohých iných aj možnosť odpovedať, poslať ďalej, nahlásiť poštu, zablokovať odosielateľa a stiahnuť poštu.
Po kliknutí na možnosť „Stiahnuť správu“ sa e-mail stiahne do predvoleného priečinka „Stiahnuté súbory“ vo vašom systéme. Odporúča sa uchovávať všetky stiahnuté e-maily v jednom priečinku a kategorizovať ich pomocou podpriečinkov.
Zálohujte všetky e-maily v Gmaile pomocou služby Google Takeout
Google Takeout vám umožňuje stiahnuť si všetky údaje z vášho účtu Google, a to buď na vytvorenie zálohy, alebo na použitie s inou službou. Funguje takmer so všetkými službami, ktoré ponúka Google. Keď použijete službu Google Takeout, vytvorí sa záloha všetkých e-mailov vo vašom účte.
Vytvorenie zálohy pomocou služby Google Takeout
Ak chcete použiť službu Google Takeout na vytvorenie zálohy e-mailov vo svojom účte Gmail, otvorte stránku takeout.google.com vo webovom prehliadači v počítači.
Keď otvoríte Google Takeout, predvolene sú vybraté všetky služby Google. Keďže nás zaujíma vytvorenie iba zálohy Gmailu, kliknutím na „Zrušiť výber všetkých“ najskôr zrušte začiarknutie všetkých služieb.
Po zrušení výberu všetkých prejdite nadol a začiarknite políčko vedľa položky „Pošta“.
Teraz uvidíte možnosť výberu údajov, z ktorých chcete vytvoriť zálohu. Kliknutím na „Zahrnuté všetky údaje pošty“ vyberte/zrušte výber rôznych možností údajov.
Ak chcete vytvoriť zálohu všetkých správ, začiarknite políčko „Zahrnúť všetky správy do pošty“. V prípade, že chcete vytvoriť zálohu vybratých vecí, zrušte začiarknutie prvého políčka a urobte potrebný výber zo zoznamu a potom kliknite na „OK“ v dolnej časti.
Po dokončení všetkých výberov prejdite nadol a kliknite na „Ďalší krok“.
Ďalším krokom je výber frekvencie, typu súboru a veľkosti. Najprv musíte vybrať frekvenciu z týchto dvoch, buď raz alebo každé dva mesiace počas roka. Začiarknite políčko za možnosťou, ktorú chcete vybrať.
Ďalšia časť sa týka typu a veľkosti súboru. Máte dve možnosti pre typ súboru, ZIP alebo TGZ. Výhodou súborov „.zip“ je, že sa dajú ľahko otvoriť na väčšine počítačov.
Nakoniec vyberte zo zoznamu preferovanú veľkosť súboru. Ak je záloha väčšia ako vybratá veľkosť, súbor sa rozdelí na dve časti. Nakoniec kliknite na „Vytvoriť export“ v dolnej časti.
Proces vytvárania zálohy chvíľu trvá v závislosti od údajov vo vašich e-mailoch a veľkosti vytvoreného súboru. Menšie súbory sa vytvárajú relatívne rýchlejšie ako veľké súbory, čo môže trvať aj dni.
Sťahovanie zálohy Gmailu Vytvorené službou Google Takeout
Po vyžiadaní zálohy dostanete e-mail od spoločnosti Google s potvrdením. Odkaz(y) na stiahnutie vytvorenej zálohy dostanete aj v inom e-maile, čo môže trvať niekoľko hodín v závislosti od veľkosti súboru. Odkaz na stiahnutie je platný po dobu 7 dní odo dňa podania žiadosti.
Keď dostanete e-mail, otvorte ho a kliknite na tlačidlo „Stiahnuť“. Skontrolujte tiež, koľko súborov bolo vytvorených a veľkosť každého z nich pre budúce použitie.
Po kliknutí na tlačidlá „Stiahnuť“ sa zobrazí výzva na overenie identity zadaním hesla Google. Keď skončíte, stiahnite si súbory do počítača. Súbory sú vo formáte „.zip“, pretože je to predvolené nastavenie a predtým sme ho nemenili.
Nikdy tiež nesťahujte súbory na verejné počítače alebo systémy, ktoré zdieľate s ostatnými, pretože údaje môžu byť zneužité.
Preposielajte e-maily, ktoré chcete zálohovať v Gmaile
Toto je ďalší jednoduchý spôsob vytvorenia zálohy, kde povolíte preposielanie e-mailov na inú adresu. Jednou z hlavných nevýhod je, že preposielanie môžete povoliť iba pre prichádzajúce e-maily a nie tie, ktoré odosielate. Môžete tiež vytvoriť zálohu pre e-maily, ktoré dostanete po nastavení funkcie preposielania. Nikdy by ste nemali pridávať e-mailovú adresu niekoho iného ako adresu na preposielanie, pretože údaje môžu byť ohrozené.
Pridanie e-mailového ID na preposielanie e-mailov
Ak chcete povoliť preposielanie e-mailov, otvorte Gmail a kliknite na „Nastavenia“ v pravom hornom rohu.
Keď kliknete na „Nastavenia“, otvorí sa pole „Rýchle nastavenia“, ktoré obsahuje základné nastavenia na prispôsobenie zobrazenia a ďalšie parametre. Ak chcete otvoriť úplné nastavenia Gmailu, kliknite na „Zobraziť všetky nastavenia“.
Teraz uvidíte rôzne karty v hornej časti, prejdite na „Posielanie ďalej a POP/IMAP“.
V časti „Posielanie ďalej a POP/IMOP“ máte veľa možností na konfiguráciu nastavení presmerovania. Ak chcete povoliť preposielanie, kliknite na „Pridať adresu na preposielanie“, prvú možnosť v hornej časti vedľa časti „Posielanie ďalej“.
Teraz máte pole na zadanie e-mailovej adresy, na ktorú chcete preposielať všetky e-maily, a potom kliknite na tlačidlo „Ďalej“ v dolnej časti.
Teraz sa otvorí nové okno, kde musíte potvrdiť ID e-mailu kliknutím na „Pokračovať“.
Potom kliknite na „OK“ v potvrdzovacom poli, ktoré sa objaví, aby ste potvrdili zmenu.
Potvrdenie žiadosti o preposlanie
Keď pridáte ID e-mailu na preposielanie e-mailov, na adresu preposielania sa odošle potvrdenie. Na potvrdenie sú dve možnosti, buď pomocou potvrdzovacieho kódu, alebo kliknutím na odkaz v pošte.
Po kliknutí na potvrdzovací odkaz sa otvorí nová stránka. Kliknutím na „Potvrdiť“ povolíte prijímanie e-mailov z vášho primárneho ID.
Zmena nastavení preposielania e-mailov
Otvorte účet Gmail, ktorý ste chceli zálohovať, a prejdite do časti „Posielanie ďalej a POP/IMAP“, ako sme to urobili predtým. Teraz začiarknite políčko za „Poslať kópiu…“ a vyberte možnosť „Ponechať kópiu Gmailu v doručenej pošte“, ako je znázornené na obrázku nižšie. Zabezpečíte tak, že vaše e-maily budú preposielané a uchovávané tak, ako sú v priečinku doručenej pošty na vašom primárnom účte.
Po vykonaní zmien prejdite nadol a kliknutím na „Uložiť zmeny“ ich použite.
Zálohovanie e-mailov v Gmaile pomocou aplikácií tretích strán
Už sme videli niekoľko vzorových metód na zálohovanie e-mailov v Gmaile, ale ešte sme nediskutovali o aplikáciách tretích strán, ktoré prichádzajú na pomoc. Keďže sa e-maily stávajú primárnym spôsobom profesionálnej komunikácie a zdieľania súborov, potreba zálohovania je teraz väčšia ako kedykoľvek predtým.
Ak chcete klepnúť na tento segment, bolo spustených veľa aplikácií špeciálne na vytváranie e-mailových a iných záloh pre používateľov. Na webe je niekoľko skutočne skvelých aplikácií s fascinujúcimi funkciami, ktoré nielen vytvárajú zálohu, ale vyžadujú si z vašej strany menej pozornosti a zapojenia.
Dôležitá poznámka: Používanie služieb tretích strán znamená, že umožňujete niekomu inému prístup k vašim e-mailom, pretože pomáhajú pri zálohovaní vašich údajov. Dôrazne neodporúčame používať akúkoľvek službu tretej strany (bez ohľadu na to, aká bezpečná), pokiaľ ju absolútne nepotrebujete a plne nerozumiete rozsahu rizík, ktoré môže zahŕňať.
UpSafe
UpSafe pomáha používateľom zálohovať ich údaje a e-maily Google. Je to jedna z najpopulárnejších aplikácií v segmente, chýba jej však funkcia nastavenia frekvencie, čo znamená, že si musíte zakaždým pamätať zálohovanie.
SysTools Gmail Backup
Toto je ďalšia skvelá aplikácia, ktorá ponúka oveľa viac prispôsobení, pokiaľ ide o typ záložného súboru, a umožňuje vám na zálohovanie pridať aj viacero účtov Gmail.
Gmvault
Je to pravdepodobne jedna z najdôveryhodnejších aplikácií, a to nielen kvôli množstvu prispôsobení a funkcií, ale aj jej malej veľkosti a jednoduchému rozhraniu. Môžete si tiež nastaviť frekvenciu automatického zálohovania a sadnúť si a relaxovať.
Teraz, keď sme diskutovali o väčšine metód zálohovania e-mailov, mali by ste sa cítiť oboznámení a orientovaní v tomto koncepte. Ako už bolo uvedené vyššie, jediným prístupom by malo byť vytvorenie zálohy. Silné heslo výrazne znižuje šance na hacknutie.