V tomto návode sa môžete naučiť, ako nájsť a nahradiť text, text formátovaním, špeciálne znaky alebo nerozdelené znaky v programe Word.
Predpokladajme, že ste koncipientka a práve ste dokončili zadávanie dlhého právneho dokumentu alebo zmluvy pre svojho klienta, len aby ste zistili, že ste v dokumente niekoľkokrát nesprávne napísali meno klienta alebo nesprávne meno spoločnosti. A nemáte čas manuálne vyhľadávať a nahrádzať každú inštanciu textu. Čo by si robil? Neprepadajte panike – môžete to ľahko opraviť pomocou funkcie Nájsť a nahradiť v programe MS Word.
Nájsť a nahradiť je jednou z najužitočnejších funkcií v programe Microsoft Word, ktorú možno použiť na nájdenie znaku, slova alebo frázy v dokumente a ich nahradenie. Môžete tiež nájsť a nahradiť text v určitej časti textu alebo v celom dokumente.
Nielenže môžete nájsť konkrétne slovo a nahradiť ho iným slovom, ale môžete tiež nájsť text na základe jeho formátovania, pomocou zástupných znakov a so zodpovedajúcou predponou alebo príponou. Umožňuje vám tiež nájsť a nahradiť text špecifickým formátovaním, netlačiteľnými znakmi alebo špeciálnymi znakmi. V tomto príspevku sa dozviete, ako nájsť a nahradiť text v MS Word.
Nájdite text v programe Microsoft Word
Na začiatok sa pozrime, ako nájsť text v Exceli pomocou navigačnej tably alebo nástroja Nájsť a nahradiť. Potom preskúmame, ako použiť nástroj Nájsť a nahradiť na nahradenie textu na základe rôznych možností.
Nájsť text
Pomocou navigačnej tably môžete vyhľadať znak, slovo alebo skupinu slov. K tejto navigačnej table môžete pristupovať z pásu s nástrojmi alebo stlačením klávesovej skratky Ctrl + F.
Ak chcete získať prístup k navigačnému panelu (Nájsť príkaz), najprv otvorte slovo, v ktorom chcete hľadať text. Potom prejdite na kartu „Domov“ a kliknite na tlačidlo „Nájsť“ v skupine Úpravy na páse s nástrojmi. Alebo môžete stlačiť klávesové skratky Ctrl + F v klávesnici.
Tým sa otvorí navigačná tabla na ľavej strane okna. Zadajte text alebo frázu, ktorú chcete nájsť, do textového poľa „Hľadať dokument“ na navigačnom paneli a stlačte „Enter“. Počas písania vám nástroj zobrazí všetky súvisiace zhody. V našom príklade napíšeme „Tate“.
Príkaz Hľadať vyhľadá všetok zodpovedajúci text v dokumente a zvýrazní ho žltou farbou. Navigačná tabla zobrazuje všetky výskyty hľadaného slova (Tate) ako ukážku výsledkov
Nástroj nielen zvýrazní presné slová, ale dokonca zvýrazní aj čiastočne zhodné slová.
Pomocou šípok nahor a nadol vedľa textového poľa môžete prejsť na predchádzajúci alebo nasledujúci výsledok vyhľadávania. Alebo môžete kliknúť na jeden z výsledkov pod vyhľadávacím poľom a prejsť priamo naň.
Namiesto toho, aby ste hľadali text alebo frázu v celom dokumente, môžete vo veľkom dokumente hľadať aj podľa nadpisov. Ak to chcete urobiť, kliknite na kartu „Nadpisy“ a vyberte nadpis na navigačnej table, aby ste mohli prehľadávať nadpisy v dokumente.
Ak chcete prehľadávať stránky v programe Word, kliknite na kartu „Stránky“ na navigačnom paneli a vyberte jeden z miniatúr všetkých svojich stránok, ktoré chcete zobraziť. Potom môžete na tejto stránke vyhľadať konkrétny text.
Po dokončení úprav dokumentu zatvorte navigačnú tablu a zvýraznenia zmiznú.
Rozšírené vyhľadávanie
Ak hľadáte konkrétnejšie slová alebo frázy, napríklad slová s určitým typom písma alebo štýlom, špeciálnymi znakmi alebo len celé slová, môžete ich vyhľadať pomocou funkcie Rozšírené vyhľadávanie. Tento nástroj vám umožňuje prispôsobiť vyhľadávanie pomocou rôznych možností. Tu je postup:
Prejdite na kartu „Domov“, kliknite na šípku nadol vedľa ikony „Nájsť“ v skupine Úpravy a vyberte „Rozšírené hľadanie“. Alebo stlačte Ctrl + H klávesové skratky na otvorenie nástroja Nájsť a nahradiť.
Alebo môžete dokonca spustiť nástroj Nájsť a nahradiť z navigačnej tably kliknutím na ikonu lupy v textovom poli Hľadať dokument a výberom možnosti „Rozšírené hľadanie“.
Zobrazí sa dialógové okno Nájsť a nahradiť. Tu môžete vykonať základné vyhľadávanie, ale ak chcete prispôsobiť vyhľadávanie pomocou ďalších možností, kliknite na Viac >> tlačidlo.
Keď rozbalíte tlačidlo Viac, nájdete ďalšie možnosti, pomocou ktorých môžete vykonávať pokročilejšie vyhľadávanie.
Vyberte jednu alebo viac možností v časti Možnosti vyhľadávania a kliknutím na „Nájsť ďalej“ zobrazte výsledok.
- Zhoda prípadu: Ak je začiarknuté políčko Rozlišovať malé a veľké písmená, vyhľadá sa text, ktorý sa presne zhoduje s veľkými a malými písmenami, ktoré zadáte do poľa „Nájsť“.
- Nájsť iba celé slová: Táto možnosť nájde text, ktorý nie je čiastočný alebo súčasťou iného slova, nájde iba celé slová, ktoré sa presne zhodujú.
- Použiť zástupné znaky: Táto možnosť je opakom možnosti „Nájsť iba celé slová“. Zástupné znaky, ktoré môžete použiť, sú jeden znak (?) a zástupné znaky s viacerými znakmi (*). Napríklad, keď hľadáte „Wall*“, dostanete Walls, Wallmart alebo Wallpaper atď.
- Znie to ako: Táto možnosť nájde slová alebo frázy, ktoré znejú foneticky podobne, ako napríklad „oči“ pri vyhľadávaní výrazu „ľad“ alebo „mravec“ pre výraz „teta“.
- Nájsť všetky slovné tvary: Táto možnosť nájde všetky varianty slov (všetky slovesné tvary). Napríklad, keď hľadáte plávať, dostanete plávať, plávať a plávať.
- Predpona zhody: Hľadá slová s rovnakými predponami. Hľadajte napríklad humbuk a môžete byť hyperaktívny, precitlivený, hyperkritický.
- Prípona zhody: Hľadá slová s rovnakými príponami. Hľadajte napríklad menej a môžete sa stať nekonečným, nestarnúcim, nezákonným, bez námahy.
- Ignorovať interpunkčné znaky: Táto možnosť vám umožňuje ignorovať interpunkčné znamienka v texte pri vyhľadávaní. Napríklad nájdenie slova „Mrs. Jones“, keď ste hľadali výraz „pani Jonesová“.
- Ignorovať medzery: Táto možnosť vám umožňuje ignorovať biele medzery medzi nimi. Napríklad nájdenie slova „Dni sú dobré“, keď ste hľadali „Dni sú dobré“.
Použijeme niekoľko z týchto možností a uvidíme, ako to funguje na príklade.
Match Case
Povedzme napríklad, že hľadáme slovo „ČASOPIS“ veľkými písmenami bez zapnutej možnosti zhody malých a veľkých písmen. Zadajte slovo do poľa „Nájsť“ a kliknite na tlačidlo „Nájsť ďalej“.
V rozbaľovacej ponuke „Hľadať“ v časti Možnosti vyhľadávania vyberte „Nadol“, ak chcete začať hľadať v dokumente zhora nadol, vyberte „dole“, ak chcete začať hľadať odspodu nahor, alebo „Všetko“, ak chcete hľadať v celom dokumente.
Keď kliknete na „Nájsť ďalej“, prvý výskyt slova sa zvýrazní sivou farbou. Keď znova kliknete na „Nájsť ďalej“, vyberie sa ďalší výskyt slova. Pri každom kliknutí na tlačidlo Hľadať ďalej sa po jednom zvýrazňujú zodpovedajúce slová.
Ak chcete zvýrazniť všetky výskyty slova naraz, kliknite na tlačidlo „Zvýraznenie čítania“ a vyberte „Zvýrazniť všetko“.
Získali by ste niekoľko zhôd so slovom všetko zvýrazneným žltou farbou.
Ak by sme však hľadali to isté slovo (veľkými písmenami) so zapnutou zhodou veľkých a malých písmen, nezískali by sme žiadne výsledky. Pretože nástroj hľadá iba slovo, ktoré sa presne zhoduje s veľkými písmenami, ktoré sme zadali predtým.
Nájsť všetky slovné tvary
V inom príklade, ak by sme hľadali slovo „písať“ so zapnutým nastavením „Nájsť všetky slovné formy (angličtina)“, dostali by sme všetky varianty slova.
Word nájde všetky slovesné tvary slova, ako je uvedené nižšie.
Rozšírené vyhľadávanie s formátovaním
Môžete tiež vyhľadať určité slovo alebo frázu so špecifickým formátovaním.
Ak chcete nájsť slová s formátovaním, najprv zadajte slovo do poľa „Nájsť čo“ a kliknite na rozbaľovacie tlačidlo „Formátovať“ v spodnej časti dialógového okna Nájsť a nahradiť. Potom vyberte formát, v ktorom chcete slovo hľadať.
Môžete dokonca nájsť slová so špecifickým formátom písma, odseky so špecifickým zarovnaním a formátom, tabulátory, slová v určitom jazyku, textový rám, štýl a zvýraznenie.
Budeme hľadať slovo s určitým formátom písma, takže zvolíme „Písmo“. V okne Nájsť písmo zadajte formát podľa obrázka nižšie a kliknite na tlačidlo „OK“.
Zvolený formát „Písmo: (predvolené) STXingkai, kurzíva“ sa zobrazí v textovom poli „Nájsť čo“ v dialógovom okne Nájsť a nahradiť. Teraz kliknite na „Zvýrazniť všetko“, aby ste našli zodpovedajúce slová s týmto formátom.
Ako vidíte, nástroj zvýrazňuje iba slová s týmto konkrétnym formátom písma, pričom nezvýrazňuje rovnaké zodpovedajúce slovo v inom formáte písma.
Ak chcete vymazať formátovanie pre vyhľadávanie, kliknite na tlačidlo „Žiadne formátovanie“ v spodnej časti dialógového okna Nájsť a nahradiť.
Nájdite text iba s formátovaním
Môžete dokonca nájsť texty iba s formátovaním. Nemusíte ani písať slovo alebo frázu, stačí zadať jediný formát textu.
A nástroj vám nájde všetky slová alebo frázy v zodpovedajúcom formáte.
Nástroj Nájsť a nahradiť vám tiež umožňuje nájsť nerozdelené znaky/špeciálne znaky alebo slová so špeciálnymi znakmi výberom znaku(ov) z rozbaľovacieho tlačidla „Špeciálne“ v spodnej časti dialógového okna Nájsť a nahradiť.
Nájsť a nahradiť text v MS Word
Doteraz ste sa naučili, ako nájsť text a ako nájsť text s pokročilými možnosťami, teraz sa pozrime, ako nahradiť nájdený text.
Funkcia Nahradiť vám umožňuje nájsť slovo alebo skupinu slov a nahradiť ich niečím iným alebo nájsť slovo na základe formátovania textu a nahradiť ho iným textom, alebo nájsť konkrétne slovo a nahradiť jeho formátovanie, alebo nájsť a nahradiť znaky s inými špeciálnymi znakmi alebo slovami.
Nájsť a nahradiť text
Ak chcete nájsť a nahradiť konkrétne slovo alebo frázu iným, prejdite do skupiny Úpravy na karte „Domov“ a kliknite na príkaz „Nahradiť“. Prípadne môžete stlačiť aj klávesovú skratku Ctrl + H.
Tým sa otvorí dialógové okno Nájsť a nahradiť. V dialógovom okne Nájsť a nahradiť vyplňte dve polia:
- Do poľa „Nájsť čo:“ zadajte text, ktorý chcete vyhľadať.
- Do poľa „Nahradiť za:“ zadajte text, ktorým ho chcete nahradiť.
Po zadaní potrebných textov môžete buď kliknúť na tlačidlo „Nahradiť“ a nahradiť text jeden po druhom, alebo na tlačidlo „Nahradiť všetko“, ak chcete nahradiť všetky výskyty slova naraz.
Ak nie ste opatrní, nahradenie celého textu spolu môže spôsobiť chyby v dokumente. Napríklad, ak nahrádzate všetky slová „He“ slovom „Ona“, môže to nahradiť aj slová Head with Shead, help with Shelp, heat with Sheat atď. Niekedy je teda lepšie ich vymeniť jeden po druhom.
Kliknutím na „Nájsť ďalej“ nájdite prvú inštanciu textu zvýraznenú sivou farbou a opätovným kliknutím na „Nájsť ďalšiu“ prejdite na ďalšiu inštanciu.Skontrolujte každú inštanciu a kliknutím na „Nahradiť“ vymeníte aktuálne zvýraznený text.
Môžete kliknúť na záhlavie dialógového okna Nájsť a nahradiť a potiahnuť ho tak, aby sa za ním zobrazili výsledky.
Keď skončíte, kliknutím na tlačidlo „Zavrieť“ zatvorte dialógové okno.
Poznámka: Ak necháte pole „Nahradiť čím“ prázdne, hľadaný text v poli „Nájsť čo“ sa z dokumentu odstráni.
Rozšírené vyhľadávanie a nahradenie textu
Ak chcete nahradiť konkrétnejšie slová, ako sú slová s interpunkciou, veľkými písmenami, určitým písmom alebo štýlom alebo dokonca špeciálnymi znakmi, môžete použiť možnosti rozšíreného vyhľadávania nástroja Nájsť a nahradiť.
Ak chcete získať prístup k rozšíreným možnostiam funkcie Nájsť a nahradiť, kliknite na tlačidlo „Viac >>“ v spodnej časti dialógového okna.
Tu máte rôzne možnosti vyhľadávania a nahradenia, ktoré môžete použiť na zúženie vyhľadávania.
Ako sme už diskutovali v časti Rozšírené vyhľadávanie, už viete, na čo sa používajú jednotlivé možnosti v rámci možností vyhľadávania.
Vyberte jednu alebo viac možností v rámci možností vyhľadávania a kliknite na „Nájsť ďalej“, aby ste našli zodpovedajúce slová, alebo kliknite na „Nahradiť“, ak chcete nahradiť jednu inštanciu naraz, alebo kliknite na „Nahradiť všetko“, ak chcete vymeniť každú inštanciu naraz.
Príklad:
Ako sme už spomínali, tento nástroj nájde kombinácie znakov daného slova aj ako súčasť iných slov.
Napríklad, keď v dokumente hľadáme slovo „Tate“, nájde túto kombináciu znakov aj ako súčasť iných slov, ako napríklad „Spojené štáty americké“.
A to nie je ideálne, keď tieto slová nahrádzame. Tiež ak máte stovky zhôd, trvalo by večnosť nahradiť slová jedno po druhom.
Ak to chcete vyriešiť, začiarknite možnosť „Nájsť iba celé slová“, ak chcete nájsť slová, ktoré nie sú čiastočné alebo časti iných slov, nájde iba celé slová, ktoré sa presne zhodujú. Tu sme tiež skontrolovali možnosť „Match case“, aby sme sa uistili, že sa presne zhoduje aj s veľkými a malými písmenami. Potom kliknutím na „Nahradiť“ alebo „Nahradiť všetko“ nahraďte slová.
Ostatné vyššie uvedené možnosti môžete použiť podobným spôsobom na prispôsobenie vyhľadávania na nájdenie konkrétnych slov.
Nájdite text a nahraďte formátovanie
Môžete tiež nájsť konkrétne slovo a nahradiť ho rovnakým slovom, ale so špecifickým formátovaním, alebo ho nahradiť iným slovom s formátovaním.
Chceme napríklad nájsť a nahradiť celé slovo „Lytle“ konkrétnym formátom písma. Ak chcete nahradiť formátovanie, zadajte slovo, ktoré chcete nájsť, do poľa „Nájsť čo“ a výberom možnosti „Nájsť iba celé slová“ vyhľadajte iba celé slovo. Potom kliknite na tlačidlo „Formátovať“ v spodnej časti dialógového okna a vyberte „Písmo“.
Slová môžete nahradiť inými možnosťami formátovania, ako sú štýl, odsek, rám atď.
V dialógovom okne Nahradiť písmo vyberte požadovaný štýl formátu, ako je písmo, štýl písma, farba písma atď. V našom prípade volíme písmo „Slon“ a štýl „Kurzíva“. Potom kliknite na tlačidlo „OK“ a použite.
Späť v dialógovom okne „Nájsť a nahradiť“ môžete vidieť, že zvolené formátovanie je nastavené pre „Nahradiť za:“. Keďže nahrádzame iba formátovanie slova, ponechajte pole „Nahradiť za:“ prázdne. Potom kliknutím na tlačidlo „Nahradiť“ alebo „Nahradiť všetko“ nahraďte formátovanie.
Po kliknutí na tlačidlo „Nahradiť všetko“ sa zobrazí okno so správou, ktoré vás informuje o počte vykonaných výmen (v našom prípade 222).
Ako vidíte, všetky výskyty slova „Lytle“ sú nahradené špecifikovaným formátovaním.
Nájdite text so špecifickým formátovaním a nahraďte ho
Ak chcete nájsť text s určitým štýlom formátovania a nahradiť ho iným textom bez zmeny formátovania alebo iného formátovania, môžete to urobiť tak, že toto formátovanie použijete na slovo Hľadať. Tu je postup, ako to urobiť:
Napríklad chceme nájsť a nahradiť text „Leatherman“, ktorý má konkrétne formátovanie (Font: Old English Text MT, Style: Italic, Color: Blue, Accent 5), textom „Lincoln“ (bez zmeny formátovania ).
Najprv zadajte text, ktorý chcete vyhľadať (v našom prípade Leatherman), do poľa „Nájsť čo“. Potom kliknite na tlačidlo „Formátovať“ a vyberte požadované možnosti (Písmo).
V dialógovom okne Nájsť písmo vyberte požadované formátovanie, s ktorým budeme hľadať text. V našom príklade je text „Leatherman“ vo formáte „Font: Old English Text MT, Style: Italic a Color: Blue, Accent 5“. Po výbere možností kliknite na „OK“.
Teraz by sa vybraté možnosti formátovania mali objaviť v textovom poli „Nájsť čo“ v poli Nájsť a nahradiť.
Ďalej zadajte text, ktorý chcete nahradiť (Lincon), do poľa „Nahradiť za:“ a kliknite na „Nahradiť všetko“. Ak chcete, môžete do náhradného textu pridať aj formátovanie.
Po kliknutí na „Nahradiť všetko“ budú všetky inštancie nahradené a výzva vám ukáže, koľko nahradení bolo vykonaných.
Ako môžete vidieť, všetky inštancie „Leatherman“ s formátovaním sú nahradené „Lincoln“ bez zmeny formátovania.
Nájsť a nahradiť špeciálne znaky/netlačiteľné znaky
Funkcia nájsť a nahradiť vám tiež môže pomôcť nájsť špeciálne znaky a nahradiť ich inými špeciálnymi znakmi, ako napríklad ®, é, ä alebo akýmkoľvek iným znakom uvedeným v dialógovom okne Symbol. Môžete tiež nájsť a nahradiť netlačiteľné znaky, ako sú manuálne zalomenia riadkov, znaky tabulátora, značky odsekov atď. Môžete dokonca nahradiť špeciálne znaky textom a naopak.
Napríklad, ak chcete nájsť a nahradiť slovo „chránenec“ slovom „chránenec“, do poľa Hľadať napíšte „chránenec“ a do poľa „Nahradiť čím“ napíšte „chránenec“. Potom ich nahraďte kliknutím na „Nahradiť“ alebo „Nahradiť všetko“.
Ako vidíte, nájdené texty sú nahradené náhradným textom so špeciálnymi znakmi.
Niekedy chcete nahradiť manuálne zalomenia riadkov (netlačiteľné znaky) značkami odstavcov, v takýchto prípadoch musíte do polí „nájsť čo“ a „nahradiť čím“ vložiť príslušný znakový kód.
Chceme napríklad nahradiť všetky manuálne zalomenia riadkov v dokumentoch značkami odstavcov. Kód znaku pre ručné zalomenie riadka a značku odseku je „^l“ a „^p“. Kód môžete buď zadať, alebo ak kód nepoznáte, na vloženie kódu použite tlačidlo „Špeciálne“.
Ak chcete vložiť nerozdelené znaky, najskôr vyberte textové pole, do ktorého chcete vložiť. Potom kliknite na tlačidlo „Špeciálne“ v spodnej časti dialógového okna Nájsť a nahradiť a vyberte položku zo zoznamu.A nástroj automaticky vloží príslušný kód znaku do textového poľa.
V príklade vyberáme „Manuálne zalomenie riadku“ pre pole „Nájsť čo“.
A „Značka odseku“ pre „Nahradiť čím“.
Potom kliknite na „Nájsť ďalej“, aby ste videli, kde sa nachádzajú zlomy riadkov. Teraz kliknite na „Nahradiť všetko“, aby ste nahradili všetky manuálne zalomenia riadkov v dokumentoch.
Ako vidíte nižšie, manuálne zalomenia riadkov sú nahradené značkami odstavcov.
Podobným spôsobom môžete nahradiť nerozdelené znaky/špeciálne znaky textom a naopak.
To je všetko, čo potrebujete vedieť o hľadaní a nahrádzaní textu v programe Microsoft Word.