Pomocou funkcie Sledovať zmeny v Exceli zistíte, kto vykonal zmeny v zošite, aké zmeny vykonal a či ich chcete prijať alebo nie.
Povedzme, že ste niekoho požiadali, aby si s vami urobil korektúru excelového zošita alebo na ňom spolupracoval. A možno budete chcieť sledovať zmeny, vloženia a vymazania, ktoré boli vykonané v tomto zdieľanom zošite. Môžete to urobiť pomocou funkcie Sledovať zmeny v programe Excel, môžete zistiť, kto vykonal zmeny a aké zmeny vykonal vo vašom zdieľanom hárku/zošite.
Pracovné hárky programu Excel nie sú štandardne sledované, takže nebudete vedieť, aké zmeny boli vykonané, kto ich vykonal alebo kedy. Keď je však povolená funkcia sledovania zmien, Excel zobrazí prehľad revízií vykonaných ktorýmkoľvek používateľom v zošite. Toto je podrobný návod na sledovanie zmien v programe Microsoft Excel.
Ako zapnúť sledovanie zmien v Exceli
Po dokončení zadávania všetkých údajov do pracovného hárka povoľte pred zdieľaním zošita programu Excel na kontrolu funkciu „Sledovať zmeny“. Po dokončení kontroly môžete porovnať svoje pôvodné údaje so zmenenými údajmi a potom sa rozhodnúť prijať alebo odmietnuť ich zmeny. Potom môžete vypnúť sledovanie zmien.
Pamätajte, že toto je technicky staršia funkcia, takže v Exceli 2019 a 365 neuvidíte možnosť sledovania zmien. Túto funkciu nájdete iba na karte Revízia v Exceli 2016 a nižších verziách.
Ak chcete zapnúť sledovanie zmien v Exceli, prejdite na kartu „Skontrolovať“ a kliknite na „Sledovať zmeny“. Potom v rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť „Zvýrazniť zmeny“.
Otvorí sa dialógové okno Zvýrazniť zmeny. V tom začiarknite políčko „Sledovať zmeny počas úprav“.
Teraz máme tri možnosti Kedy, Kto a Kde. Pole „Kedy“ nám umožňuje vybrať si, odkedy chceme zmeny sledovať, vybrať si medzi „Od posledného uloženia, Všetko, Ešte neskontrolované alebo Od dátumu (konkrétny dátum)“. Tu vyberáme „Všetko“ v poli Kedy.
A vyberáme „Všetci“ v poli Kto. Môžete sa tiež rozhodnúť sledovať iba zmeny vykonané konkrétnymi používateľmi alebo všetkými s touto možnosťou.
Ak chcete, aby sa zmeny sledovali v celom hárku, jednoducho nechajte toto políčko nezačiarknuté. začiarknite políčko „Zvýrazniť zmeny na obrazovke“ a kliknite na tlačidlo „OK“.
Alebo, ak chcete sledovať zmeny iba v niektorej časti hárka, môžete určiť rozsah buniek. Kliknite na pole „Kde“ a vyberte rozsah buniek v pracovnom hárku. Potom kliknite na tlačidlo „OK“.
Kliknutím na „OK“ uložte zošit.
Ďalej na karte „Recenzia“ vyberte možnosť „Zdieľať zošit“.
V dialógovom okne Zdieľať zošit skontrolujte, či je začiarknuté políčko „Použiť funkciu starých zdieľaných zošitov namiesto nového prostredia spolutvorby“. Potom kliknite na tlačidlo „OK“.
Nakoniec vyberte možnosť „Chrániť zdieľaný zošit“ na karte Kontrola. Otvorí sa dialógové okno Chrániť zdieľaný zošit. V dialógovom okne Chrániť zdieľaný zošit začiarknite možnosť „Zdieľanie so sledovaním zmien“, aby ste zabránili komukoľvek odstrániť históriu sledovania. Potom kliknite na tlačidlo „OK“.
Potom súbor uložte a zdieľajte tabuľku so svojimi spolupracovníkmi na kontrolu.
Ako zobraziť a prijať alebo odmietnuť zmeny
Keď všetci vaši spolupracovníci skontrolujú váš zošit a vykonajú nejaké zmeny, môžete sa rozhodnúť tieto zmeny prijať alebo odmietnuť.
Ak sa teraz v tabuľke vykoná nejaká zmena, zobrazí sa to farebným orámovaním bunky a malým trojuholníkom v ľavom hornom rohu bunky.
Ak chcete skontrolovať podrobnosti, presuňte kurzor na bunku s malým trojuholníkom v ľavom hornom rohu. Zobrazí sa pole komentára s informáciami o tom, aké zmeny boli vykonané, kto ich vykonal a kedy boli vykonané. Ak viacero recenzentov vykonalo zmeny vo vašom hárku, každému recenzentovi bude priradená iná farba poľa.
Prejdite na kartu „Skontrolovať“ a v skupine Zmeny vyberte možnosť „Sledovať zmeny“. Tentoraz vyberte z rozbaľovacej ponuky možnosť „Prijať alebo odmietnuť zmeny“.
V dialógovom okne „Vybrať zmeny na prijatie alebo odmietnutie“ pokračujte kliknutím na „OK“.
Potom sa otvorí dialógové okno „Prijať alebo odmietnuť zmeny“, tu môžete prijať zmeny jednu po druhej alebo prijať/odmietnuť všetky zmeny naraz. Tu sa ako prvá objaví prvá zmena, ktorá bola nájdená v pracovnom hárku. V našom prípade bola prvá zistená zmena, že hodnota bunky B11 sa zmenila z 16,99 na 17,99. Keď ju prijmete alebo odmietnete, načíta sa ďalšia zmena.
Po kliknutí na „Prijať“ sa vykonaná zmena použije na váš pracovný hárok. Ak to „odmietnete“, zmena bude vrátená.
Vytvorenie samostatného súboru na zoznam histórie zmien
Namiesto zobrazenia zmien v tom istom pracovnom hárku si môžete zoznam zmien zobraziť aj na samostatnom pracovnom hárku s názvom „História“. Hárok histórie bude obsahovať všetky podrobnosti o zmenách, ktoré boli vykonané.
Ak chcete zobraziť históriu, vyberte položku „Sledovať zmeny“ na karte Kontrola a v rozbaľovacej ponuke kliknite na položku „Zvýrazniť zmeny“.
V dialógovom okne Zvýrazniť zmeny nezabudnite začiarknuť políčko „Zobraziť zmeny na novom hárku“ v spodnej časti pred kliknutím na tlačidlo „OK“.
Tým sa vytvorí nový hárok s názvom „História“, ktorý bude obsahovať všetky podrobnosti o zmenách, ktoré boli vykonané v zošite.
Ak chcete odstrániť hárok História zo zošita, stačí súbor znova uložiť.
Ako vypnúť sledovanie zmien v Exceli
Po dokončení kontroly môžete vypnúť funkciu sledovania zmien v zošite. Tým sa odstránia všetky sledované podrobnosti (zvýraznenia buniek) a prestanú sa sledovať všetky ďalšie zmeny v zošite.
Pred vypnutím sledovania zmien musíte zošit odblokovať. Ak to chcete urobiť, stačí kliknúť na možnosť „Zrušiť ochranu zdieľaného zošita“ na karte „Skontrolovať“.
Ak chcete vypnúť sledovanie zmien, prejdite na kartu „Skontrolovať“ a vyberte možnosť Sledovať zmeny > Zvýrazniť zmeny.
V dialógovom okne Zvýrazniť zmeny zrušte začiarknutie políčka vedľa položky „Sledovať zmeny počas úprav“ a potom kliknite na tlačidlo „OK“.
Funkcia sledovania zmien v Exceli je teraz vypnutá.